Alfabetar é dispor por ordem alfabética as fichas nos respectivos catálogos.
Existem dois métodos de alfabetação:
- Letra por letra (método utilizado nos dicionários);
- Palavra por palavra
1. REGRAS GERAIS
O método que é proposto para alfabetação em arquivos é o método “palavra por palavra”. Neste método todas as palavras contam para a alfabetação excepto:
- Artigos definidos e indefinidos;
- Preposição “de” e suas contracções com artigos quando não iniciais;
- A conjugação “e” quando não inicial.
A. FORMAS ABREVIADAS
- Iniciais, letra ou letras maiúsculas seguidas de ponto, ordenam-se alfabeticamente como palavras de uma só letra. Por outro lado, as iniciais simples ou combinadas precedem sempre palavras desdobradas que comecem pela mesma letra.
- Grupos de letras soletradas ou articuladas ordenam-se alfabeticamente como palavras.
Exemplo:
FRANÇA
FRELIMO
UNESCO
UNIÃO SOVIÉTICA - Fracções de palavras alfabetam-se como se estivessem desdobradas.
Exemplo:
ACAD. DAS CIÊNCIAS
DR. JIVAGO
P.e AMÉRICO
PROF. CARLOS ALBERTO - Elisões, contracções e caso possessivo ordenam-se como se escrevem. Não se atende à apóstrofe e considera-se uma só palavra.
Exemplo:
D’ENFANCE ET DE VACANCES
GIRL’S BOOK
WHO’S WHO
WHO IS WHO IN MUSIC
B. RUBRICAS COMPOSTAS
- Palavras formadas por hífen com prefixo – as palavras formadas por um prefixo como “contra, extra, infra, sobre, supra”, etc., independentemente de estarem ligadas ou não com um hífen, alfabetam-se como se o prefixo viesse sempre ligado e não pelo critério de palavra a palavra.
Exemplo:
CONTRA-ALMIRANTE
CONTRADECLARAÇÃO
CONTRAMESTRE
CONTRA-REFORMA - Palavras ligadas por hífen sem prefixo – as palavras compostas formadas por dois ou mais elementos, tendo cada um deles vida à parte, deverão alfabetar-se “palavra a palavra”, como se o hífen não existisse.
Exemplo:
ÁGUA DOCE
ÁGUA-FURTADA
ÁGUA MINERAL
ÁGUA PÉ - No entanto, se as palavras compostas por dois ou mais elementos formam uma unidade mas não tendo um dos elementos vida à parte, alfabetam-se como se formassem uma só palavra.
Exemplo:
AGRO-DOCE
AGRO-INDUSTRIAL
AGRONOMIA
AGRO-PECUÁRIA
C. ELEMENTOS ALFA-NUMÉRICOS
- Números que se apresentam sem continuidade consideram-se escritos por extenso e seguem a ordem alfabética.
Exemplo:
800 (OITOCENTOS)
40 (QUARENTA)
300 (TREZENTOS) - Números que se apresentam com continuidade seguem a ordem numérica crescente.
Exemplo:
CONGRESSO LUSO-BRASILEIRO, 4, PORTO
CONGRESSO LUSO-BRASILEIRO, 13, LISBOA - Nomes próprios com epítetos seguem a ordem alfabética destes e depois a ordem numérica crescente.
Exemplo:
JOÃO VI
JOÃO VII
JOÃO XXI
D. NOMES DE AUTORES PESSOAS FÍSICAS
- Apelidos diferentes e apelidos compostos diferentes ordenam-se segundo as regras gerais.
Exemplo:
ALARCÃO, ANTÓNIO
ALMEIDA, ANTÓNIO
CASTELO BRANCO, CAMILO - Apelidos iguais e apelidos compostos iguais ordenam-se entre si de acordo com a ordem alfabética do primeiro nome próprio.
Exemplo:
ALMEIDA, ANTÓNIO
ALMEIDA, JOSÉ
ALMEIDA, JOSÉ ANTÓNIO
CASTELO BRANCO, CAMILO
CASTELO BRANCO, PEDRO - Os títulos nobiliárquicos e os títulos e epítetos apostos a um único nome próprio ou apelido são considerados como nomes próprios ordenando-se, portanto, alfabeticamente com os outros nomes começados pela mesma letra.
Exemplo:
SEGUR, ANTOINE
SEGUR, CONDESSA
SEGUR, GENEALOGIA
SEGUR, MÁRIO
E. NOMES DE COLECTIVIDADES-AUTORAS
- Os nomes de colectividades-autoras ordenam-se segundo as regras gerais.
Exemplo:
BIBLIOTECA MUNICIPAL DO PORTO
BIBLIOTECA POPULAR DE LISBOA
BIBLIOTECA PÚBLICA DE ÉVORA - Nomes iguais seguidos de elementos distintivos ordenam-se entre si de acordo com a ordem alfabética desses elementos.
Exemplo:
CASA DE PORTUGAL, LONDRES
CASA DE PORTUGAL, PARIS
F. ACENTUAÇÃO GRÁFICA
- As palavras acentuadas, com a mesma grafia, colocam-se depois das não acentuadas.
Exemplo:
VINHO, COLHEITA
VINHÓ
VINHÓ, HISTÓRIA
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