Circuito Documental

Cada processo, cada procedimento administrativo possui a sua tramitação própria, um circuito documental específico, próprio da sua tipologia. Contudo, em termos gerais, podemos definir a existência de um circuito documental comum a toda a Administração Pública, nomeadamente no que diz respeito à entrada e saída de correspondência.

CIRCUITO DOCUMENTAL TIPO

• Recepção
• Registo
• Classificação
• Despacho
• Distribuição
  - Envio para os Serviços respectivos
  - Registo de livros de Protocolos
• Verificação de antecedentes
  - Sim? Averbamento
  - Não? Novo Processo
• Formação de Processos
  - Elaboração de Documentos
  - Numeração
• Arquivo

A. RECEPÇÃO

• Abertura da correspondência
  Qualquer correspondência recebida em nome individual só é aberta pelo próprio.
• Verificação
  - Está assinada? Se o documento não estiver assinado, é considerado como documento anónimo e não deve ser registado.
  - Vem acompanhada dos anexos a que faz referência? Se tal não acontecer registe-se o facto em Observações.
  - Vem registada? Se sim, deve juntar-se o envelope ao documento.
  - A data de chegada é muito distante da data da sua elaboração? Se tal acontecer, juntar o envelope.

B. REGISTO

!CONCEITO
"Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo."
DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

• Leitura
  Verificar o assunto do documento.
• Carimbagem
  O carimbo deve ser aposto no canto superior direito. O carimbo de registo deve apresentar os seguintes elementos:
  
  - Número de entrada
  - Data
  - Classificação
  - Unidade orgânica de destino
  
  Se existir um carimbo de despacho, este deve ser aposto na parte interior do documento.
  O carimbo de despacho pode ser também substituído por uma folha de despacho.

1. Fins e Vantagens

• Documento síntese.
• Facilidade de recuperação da informação.
• Maior controlo dos documentos.
• Maior controlo das responsabilidades.
• Dá a conhecer a fase de tramitação do processo.

2. Modelos de Registo

• Registo de Documentos Entrados
• Registo de Documentos Saídos ou Copiador
• Registo de Documentos Internos
• Registo de Protocolos

3. Formas Utilizadas Para Registo

• Livros – Documentos recebidos
• Ficheiro – Documentos internos
• Fotocópias – documentos expedidos
• Microfilme – Todos os documentos
• Digitalização + base de dados

4. Factores a Considerar na Escolha

• Rapidez de elaboração
• Rapidez de consulta
• Custos financeiros
• Quantidade de informação que pode fornecer
• Possibilidade de cruzamento de toda a informação

5. Campos Principais

• Número de entrada – Sequencial dentro de toda a instituição ou dentro de cada Serviço.
• Data de entrada – Ano, Mês e Dia.
• Data de saída original – Data do carimbo ou, quando não existir, a data da elaboração do documento.
• Situação – Resolvido, Pendente, A Despacho...
• Remetente / Autor
• Classificação / Referência Original – Código do tipo “N/ Ref.”
• Assunto – Síntese ou Resumo do documento.
• Anexos – O número de registo é igual à da correspondência que acompanham.
• Despacho – Conhecimento, Resolução, Informação, Divulgação, Parecer, Arquivo.
• Classificação – Código identificativo da Unidade Orgânica respectiva.