O Ciclo de Vida do Documento de Arquivo

Esta teoria considera a vida dos documentos como um ciclo repartido em três fases distintas:

1. FASE ACTIVA/ARQUIVOS CORRENTES

É o período durante o qual os documentos são indispensáveis à manutenção das actividades quotidianas de uma instituição e, por isso, devem permanecer o mais perto possível do serviço produtor.
Nesta fase, os documentos são conservados para responder aos objectivos da sua criação – valor primário – e servem de suporte à tomada de decisão do organismo.

2. FASE SEMIACTIVA/ARQUIVOS INTERMÉDIOS

É o período durante o qual os documentos devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras mas, dada a sua baixa frequência de utilização, não se justifica estarem fisicamente próximos do serviço produtor.
Pode acontecer, no entanto, que alguns documentos permaneçam numa fase semiactiva durante largos anos e, por razões diversas, regressarem ao período de actividade.

Esta fase intermédia, entre o período activo e o período inactivo, deveu-se, em grande parte, à «explosão documental» que se operou a partir da década de 1940.

Este período intermédio devia permitir evitar, por um lado, que se guardassem documentos durante demasiado tempo nos serviços produtores, cujos espaços, já de si reduzidos, se viam ameaçados por uma quantidade cada vez maior de documentos e, por outro lado, que fossem transferidos prematuramente demasiados documentos de conservação permanente.

3. FASE INACTIVA/ARQUIVOS DEFINITIVOS

É o período a partir do qual os documentos deixam de ter um valor previsível para a instituição que os produziu.

Não tendo já que responder aos objectivos da sua criação, os documentos ou são eliminados – através de um auto de abate – ou são conservados em arquivos definitivos, por conservarem ou adquirirem um valor cultural, informativo ou secundário.