O Objecto da Arquivística

1. O CONCEITO DE ARQUIVÍSTICA

Ciência que tem por objecto os arquivos, os princípios e os métodos da sua constituição, conservação, organização e comunicação.

2. O CONCEITO DE ARQUIVO – ELEMENTOS DA DEFINIÇÃO

• INSTITUIÇÃO
  Instituição responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo.
  
• EDIFÍCIO
  Edifício, ou parte de um edifício, onde são recebidos, conservados os documentos de arquivo.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, qualquer que seja a sua data e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa, instituição pública ou privada no decurso da sua gestão, conservados respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho e informação, para a pessoa ou instituição que os produz, para os cidadãos ou para servir como fonte para a História.

2.1. O CONCEITO DE BIBLIOTECA

• INSTITUIÇÃO
  Organismo ou parte de uma organização cujo objectivo principal é organizar colecções, actualizá-las e facilitar o acesso a documentos que respondam às necessidades dos utilizadores nos aspectos de informação, educação ou lazer.
• EDIFÍCIO
  Edifício destinado a abrigar colecções de livros e documentos, devidamente ordenados, para consulta pública ou particular.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Qualquer colecção organizada de livros e de publicações em série e impressos ou de quaisquer documentos gráficos ou audiovisuais, disponíveis para empréstimo ou consulta.
  

2.2. O CONCEITO DE MUSEU

• INSTITUIÇÃO
  Organismo encarregado de reunir, conservar e expor documentos de valor.
• EDIFÍCIO
  Edifício destinado a abrigar colecções de documentos de interesse científico ou cultural conservados de forma permanente e que podem estar patentes ao público.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Colecção de documentos de interesse científico ou cultural conservados de forma permanente e que podem estar patentes ao público.
  

! COLECÇÃO
Reagrupamento voluntário de objectos, informações de diversas proveniências, reunido em função da semelhança de uma ou várias das suas características.

3. DOCUMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTO DE BIBLIOTECA: DIFERENÇAS

• Quanto ao Tipo
  O documento de arquivo é, na sua maior parte, manuscrito, mas também iconográfico e de suporte informático.
  O documento de biblioteca é, na sua maior parte, impresso.
• Quanto à Quantidade
  O documento de arquivo resulta da maior ou menor actividade da instituição.
  O documento de biblioteca depende da maior ou menor verba orçamental da instituição.
• Quanto à Origem
  O documento de arquivo resulta da actividade da entidade produtora.
  O documento de biblioteca tem origem na compra, doação e/ou permuta.
• Quanto ao Número
  O documento de arquivo é único.
  O documento de biblioteca existe em vários exemplares, consoante a tiragem de uma edição.
• Quanto ao Valor Cultural
  O documento de arquivo tem um valor cultural a posteriori.
  O documento de biblioteca tem um valor cultural a priori.
• Quanto à Classificação
  A classificação de um documento de arquivo resulta de um plano orgânico e funcional.
  A classificação de um documento de biblioteca resulta de um esquema temático como, por exemplo, a CDU.
• Quanto à Descrição
  A descrição de um documento de arquivo é multinível.
  A descrição de um documento de biblioteca é feita peça a peça.
• Quanto aos Instrumentos de Pesquisa
  Os principais instrumentos de pesquisa arquivísticos são os Guias, Inventários, Catálogos, etc.
  Os instrumentos de descrição biblioteconómicos são os Catálogos – onomásticos, de títulos, ideográficos, topográficos, sistemáticos, etc. – e Bibliografias.

3.1. CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

• Considera-se como Documento qualquer testemunho da actividade humana, fixado num suporte perdurável.
• A formação dos documentos de arquivo é resultante de um processo natural, isto é, são produto da actividade de uma pessoa ou instituição.
• Como as pessoas e as instituições estão sujeitas a leis e regulamentos, os documentos de arquivo são produzidos de acordo com procedimentos normativos, resultando daí uma organização própria. A noção de arquivo é, por este motivo, oposta à de colecção, cuja formação e crescimento deriva de critérios subjectivos.
• O arquivo é produzido com documentos de todo o tempo, isto é, independentemente da data da sua criação e como são produzidos num processo contínuo, organizam-se por séries documentais.
• Os documentos de arquivo são conservados para prestar um serviço, sendo usados ou como prova de direitos ou como informação de antecedentes.

4. O DOCUMENTO DE ARQUIVO: ATRIBUTOS EXTERNOS E INTERNOS

Uma das características fundamentais dos arquivos prende-se com a unicidade dos seus documentos. Esta unicidade deriva da reunião de três características nos documentos de arquivo:

1. Integridade nos seus caracteres externos e internos;
2. Autenticidade do documento, isto é, que este não seja falso. Um documento é considerado como autentico quando a sua autoria, lugar e data correspondem à que nele são declarados.
   ATENÇÃO!
   Não confundir autenticidade com veracidade. Um documento pode ser autêntico mas não ser verídico.
3. Ingenuidade, ou seja, o grau de relação de um documento com o facto documentado (original, cópia, traslado, etc.).

4.1. ATRIBUTOS EXTERNOS

São os que se referem à materialidade do documento.

• CLASSE
  Meio pelo qual se transmite a informação.
  EXEMPLO:
  Documentos Tradicionais (textuais e gráficos) e Documentos Novos (fotografias, registos sonoros e documentos legíveis por máquinas)
• TIPO
  Número e disposição dos elementos da informação no documento.
  EXEMPLO:
  - No âmbito da actividade administrativa
  Notas de serviço, ofícios, mensagens, pareceres, informações, propostas, actas...
  - No âmbito dos documentos normativos ou programáticos
  Despachos, directivas, determinações, ordens de serviço, notas internas...
  - No âmbito disciplinar e judicial
  Participações, queixas, reclamações, processos disciplinares, notificações, autos, cartas precatórias...
  - No âmbito dos documentos apresentados ou enviados por pessoas, a título individual
  Requerimentos, exposições, declarações, correspondência...
• FORMA OU TRADIÇÃO DOCUMENTAL
  Forma como os documentos chegaram até aos nossos dias. O processo de elaboração de um documento dá origem às seguintes formas: minuta, original – autógrafos, heterógrafos, originais múltiplos –, categorias intermédias – ampliações, fac-símiles, inserções, etc. – e cópias – autografas, autenticadas, etc.
  
  Minutas
  Documentos preparatórios do documento original.
  Originais
  Documentos feitos por vontade directa dos seus autores e conservados na matéria e na forma em que foram emitidos. Os originais podem ser simples ou compostos consoante estejam constituídos por uma só unidade ou por um conjunto de documentos simples acumulados durante a resolução de um determinados assunto – processo.
  Cópias
  As cópias nascem com a finalidade de reproduzir originais existentes e substituir originais perdidos. As cópias podem ser feitas pelas instituições para efeitos de gestão interna ou a pedido de alguma parte interessada – neste caso são, normalmente, autenticadas.
  
• FORMATO
  Configuração física do documento.
  EXEMPLO:
  Fólio, bifólio, caderno, pasta, livro...
• QUANTIDADE
  Quantificação dos documentos. É, nos dias de hoje, um aspecto da maior importância pois está relacionado não só com questões de conservação, o qual impõe programas de avaliação e selecção, mas também com custos financeiros.
  EXEMPLO:
  2 fl, 1 lv, 3 cd, 5 mç...
• SUPORTE
  Matéria que serve de suporte à escrita.
  EXEMPLO:
  Papel, pergaminho, disquetes, cd-roms

4.2. ATRIBUTOS INTERNOS

• ENTIDADE PRODUTORA/AUTOR
  Pessoa ou instituição que produziu o documento.
  Também podemos falar de origem funcional. Neste caso procuramos identificar a razão pela qual se produziram os documentos, isto é, saber qual a função administrativa que lhes deu origem assim como o seu trâmite administrativo.
  
  Documentos Externos / Documentos Internos
  
• DESTINATÁRIO
• DATA OU DATAS EXTREMAS
• LUGAR OU LOCAL
• ASSUNTO OU CONTEÚDO