O Valor Primário e Secundário do Documento de Arquivo

O princípio das três idades baseia-se, como vimos, na atribuição de um duplo valor que os documentos de arquivo têm ou podem vir a adquirir, a saber: o valor primário e o valor secundário.

1. VALOR PRIMÁRIO, PROBATÓRIO OU ADMINISTRATIVO

Este valor prende-se com as razões para as quais o documento foi criado pelo serviço produtor – fins administrativos, legais ou financeiros.

Um documento é produzido por actos administrativos e deles faz prova, sendo esta a razão que justifica a sua existência e utilização.

Este valor é relativamente precário, delimitando-se em prazos de conservação administrativa, uma vez que os direitos e obrigações, garantidos pelos documentos, prescrevem ao fim de um certo tempo.

2. VALOR SECUNDÁRIO OU INFORMATIVO

Sempre que os direitos e obrigações dos documentos prescrevem mas continuam a ter valor como testemunho e fonte de informação, passam a assumir um valor secundário.

Enquanto que todos os documentos têm um valor primário que dura mais ou menos tempo, conforme os casos, nem todos têm ou adquirem necessariamente um valor secundário. Este valor só é atribuído a posteriori.

Todos os documentos que perderam o seu valor primário e que, por outro lado, não adquiriram valor secundário devem ser eliminados de acordo com a respectiva tabela de avaliação e selecção.