A Organização dos Documentos de Arquivo

1. ARQUIVOS CORRENTES

A pouca organização existente nos arquivos correntes é causa diária da lentidão nos procedimentos administrativos e dá origem a problemas de diversa ordem, quer internamente nos serviços produtores, quer externamente por parte dos clientes desses serviços.

A isto acresce a cada vez maior complexidade de muitos dos procedimentos administrativos, o excesso de burocracia e a falta de recursos humanos com conhecimentos técnicos adequados para realizar uma correcta e eficiente gestão de documentos.

E se é verdade que cada vez mais os cidadãos exigem uma maior rapidez no acesso à informação, outras razões existem para reforçar a importância que adquire a gestão documental na fase do arquivo corrente, nomeadamente razões de ordem económica:

• Os funcionários gastam cerca de 5 a 20% do seu tempo diário de trabalho a procurar e classificar informação.
• O atraso na resolução de assuntos administrativos origina uma série de prejuízos para a administração os quais se traduzem, com frequência, em termos económicos.
• Finalmente, as decisões sustentadas numa informação incompleta e defeituosa acarretam o mesmo tipo de consequências.

O estabelecimento de normas que regulem a organização dos arquivos correntes é, pois, uma prioridade a que o arquivista deverá, sempre que possível, implementar. Uma boa organização dos arquivos correntes permitirá, por um lado, tirar o máximo proveito da informação disponível e essencial a uma tomada de decisão por parte dos serviços produtores e, por outro lado, facilitará o trabalho desenvolvido pelos arquivos intermédios na altura do processo de transferência documental.

É, assim, com o intuito de utilização máxima da informação contida nos arquivos correntes que os administradores se munem de normas que regem a organização dos seus documentos. Essas normas aumentam a eficácia administrativa, facilitando a classificação dos arquivos correntes, tornando a sua recuperação mais fácil e mais rápida e racionalizando o seu armazenamento e, consequentemente, a sua conservação.

Uma boa organização dos arquivos correntes tem, pois, como vantagens:

• O aumento da eliminação dos documentos na fonte e a diminuição do volume documental total.
• A tomada de decisão esclarecida, graças à informação pertinente.
• A diminuição do impacto sempre negativo que a mobilidade de pessoal não deixa de produzir.
• A optimização da utilização do espaço, do equipamento e dos recursos humanos.

Por outro lado, a recente evolução tecnológica, principalmente com a globalização da Internet, permitiu o acesso a uma quantidade extraordinária de documentos nos mais diversos formatos.

Todos estes documentos entram constantemente nos fluxos do nosso trabalho, onde corremos o risco de nos deixar afogar sob o peso da informação.

Por tudo isto, torna-se clara a necessidade de organizar correctamente a documentação nos arquivos correntes. Contudo, tendo em conta que nesta fase são os serviços produtores os responsáveis pelo trabalho que aí se desenvolve, como podem os arquivistas intervir?

Antes de mais, ele deverá ter em conta os seguintes aspectos:

• Em primeiro lugar, o arquivista nunca deverá pretender substituir-se ao funcionário administrativo nem colocar-se como árbitro dentro da administração.
• Em segundo lugar, a solução encontrada para um determinado serviço deve ter sempre em vista uma solução geral em termos da administração, isto é, o arquivo de um serviço é um subsistema integrado num sistema global e mais vasto que deve corresponder ao sistema de arquivo de toda a instituição.
• Em terceiro lugar, os funcionários só aceitam as soluções apresentadas pelos arquivistas se estes lhes provarem que estas visam facilitar o seu trabalho. Regra geral, os administrativos preferem a rapidez à qualidade, pelo que o sistema de gestão documental deverá ser, para eles, um instrumento útil.

Por tudo isto, os principais passos a serem dados pelos arquivistas nos arquivos correntes, são:

• O arquivista deverá conhecer quais são as necessidades de cada serviço, o volume e o estado da sua documentação.
• Deve igualmente desenhar um sistema de organização e de tramitação que seja adequado ao serviço, procurando normalizar e simplificar procedimentos de rotina.
• Finalmente, o arquivista deve dotar os funcionários com os conhecimentos básicos que lhes permitam manter os serviços dentro do sistema arquivístico proposto.

ALGUNS PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

• O arquivista deve evitar a existência de documentos soltos que, muitas vezes, dão origem às “miscelâneas” e aos “diversos” ou aos “vários assuntos”. Todo o documento deve formar um processo.
• O arquivista deve evitar a multiplicação e dispersão dos processos. Antes de abrir um novo processo, verificar sempre se o mesmo já não existe e proceder, desta forma, ao seu averbamento.
• Não retirar documentos originais dos processos sem fazer uma fotocópia do mesmo ou elaborar uma folha que refira quando e para que serviço foi o documento original e porquê. Da mesma forma, não retirar documentos originais de processos concluídos para constituir um novo processo.
• Se o processo constar de sub-processos, o arquivista deve mantê-los juntos.
• Todos os processos devem constar de um despacho de “Arquive-se” quando concluídos.
• Dentro de um critério de ordenação cronológica pode o arquivista propor o uso de outros critérios de ordenação – por exemplo, alfabético, numérico e/ou topográfico.
• Em cada serviço produtor devem estar presentes só os processos que se encontram em tramitação, isto é, em fase activa.
• Deverá ser constituído um arquivo corrente central, a nível de cada Departamento, que reúna e conserve toda a documentação em fase semi-activa até 5 anos após a data da conclusão dos procedimentos administrativos.
• A organização física dos processos deve basear-se num esquema lógico que reproduza, por um lado, a divisão interna do organismo e, por outro lado, as funções e tarefas desempenhadas pelo mesmo. Trata-se, no fundo, de criar um plano de classificação.
• Sempre que o volume de processos seja tão grande que torne difícil aos funcionários encontrar um determinado processo, deve o arquivista propor a elaboração de verbetes dos mesmos com o objectivo de conhecer os seus assuntos e a sua localização física.
• Outra forma que o arquivista pode propor no sentido de melhor controlar e gerir um elevado número de processos é proceder ao seu registo em livros apropriados.

2. ARQUIVOS INTERMÉDIOS

Uma parte relativamente importante dos documentos deve ser conservada durante um certo tempo para fins administrativos, legais ou financeiros. Constituem-se, então, os arquivos intermédios. Dada a falta de espaço nos serviços produtores e dado, também, o crescimento, cada vez maior, da produção documental, estes arquivos surgem em locais mais apropriados e com uma densidade de armazenamento mais elevada.

O objectivo último dos arquivos intermédios deve ser, pois, a rendibilidade da conservação dos documentos semiactivos, através da racionalização dos custos, dos espaços, do equipamento, da recuperação da informação e dos sistemas.

A organização dos arquivos intermédios consiste, assim, no estabelecimento de normas precisas que rejam a transferência, a arrumação, a recuperação e a conservação dos documentos que os compõem.


ALGUNS PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

Há, contudo, um certo número de preceitos que o arquivista deve respeitar.

• Em primeiro lugar, os documentos semiactivos, conservados nos arquivos intermédios, continuam a ser propriedade exclusiva do serviço produtor. Este serviço administrativo, muito embora delegue uma parte das suas responsabilidades no arquivo intermédio, conserva, no entanto, o direito de reactivar ou de requisitar um ou mais documentos. Em virtude do seu direito de propriedade, ele deverá ser o único a poder consultar os seus documentos e nenhuma outra entidade o poderá fazer sem a sua autorização expressa.
• Em segundo lugar, não deverá ser feita nenhuma alteração ao modo como estão dispostos ou organizados os documentos semiactivos de um serviço sem o consentimento formal deste.
• Em terceiro lugar, qualquer pedido de consulta de documentos semiactivos por parte dos serviços produtores aos arquivos intermédios, deverá ser respondido no menor espaço de tempo. Estes pedidos deverão ser formalizados através de uma requisição, correctamente preenchida e “visada”.
• Em último lugar, nenhum documento deve ser aceite sem que se conheça de modo preciso o momento em que sairá do arquivo intermédio para ser eliminado ou transferido para os arquivos definitivos. Para isso é necessário que exista uma Tabela de Avaliação e Selecção.
• A fim de acelerar o tratamento dos documentos inactivos, os serviços produtores deverão, eles próprios, eliminar todos aqueles documentos que não adquiriram valor secundário, desde que apliquem as normas previstas na tabela de selecção e que não transgridam as leis vigentes para o efeito.

3. ARQUIVOS DEFINITIVOS

A organização e o tratamento dos arquivos definitivos não podem ser justificados recorrendo-se exclusivamente ao valor secundário dos documentos que estes conservam. Mesmo quando, à primeira vista, os arquivos (= documentos) definitivos deixaram de ser úteis à administração que os produziu, estes revelam-se um trunfo essencial quando for necessário reconstituir a sua evolução e realizar estudos retrospectivos.

O valor primário mantém-se, pois, inerente ao documento de arquivo, mesmo quando este é usado pela administração para fins culturais, patrimoniais ou de investigação.

Por tudo o que acabámos de expor, podemos concluir que a organização dos arquivos, independentemente da fase do ciclo vital dos documentos que conserva, deve basear-se sempre nos princípios da arquivística em geral e, em concreto, no princípio da proveniência.

Por outro lado, qualquer organização deverá ter por suporte um plano de classificação, seja ele orgânico, funcional ou misto.