terça-feira, 3 de julho de 2007

Os Princípios da Arquivística

«Um princípio é uma lei aplicável para tudo, por todos e em todas as situações. A aplicação de um princípio nunca é tão simples como o seu enunciado.»

1. O PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE

O princípio da territorialidade define-se como sendo «o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último». Este território pode ser um país, uma região administrativa ou até uma instituição.

O princípio da territorialidade distingue-se, pois, do Princípio da Pertinência Territorial «segundo o qual, sem se ter em conta o seu lugar de criação, os arquivos deveriam ser entregues ao serviço de arquivo com jurisdição arquivística sobre o território a que o conteúdo deles se refere».

A aplicação deste último princípio pode levar, como é óbvio, à dispersão física dos documentos de um mesmo fundo ou à criação de colecções, contrariando, por isso, um dos fundamentos da arquivística.

O valor do princípio da territorialidade reside no facto de «para que os arquivos permaneçam vivos e sejam utilizados e melhor entendidos, eles devem, o mais possível, ser conservados nos meios donde emanam ou que influenciaram a sua produção».

Este princípio ficou oficializado com a assinatura, em 1978, da Convenção de Viena sobre a Sucessão dos Estados em Matéria de Bens, Arquivos e Dívidas de Estado.
2. O PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

CONCEITO

Princípio básico da organização de arquivos segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo arquivístico, não misturando os seus documentos.

CRIAÇÃO E EVOLUÇÃO

Este princípio é atribuído a Natalis de Wailly, um historiador francês, chefe da Secção Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministério do Interior francês que, em 1841, faz promulgar que daí em diante os documentos que provenham de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo deverão ser agrupados e não misturados com outros que não lhes digam respeitam.

Por definição, o fundo de arquivo não pode existir sem que o princípio da proveniência seja aplicado.

Há a considerar dois graus neste princípio. No seu primeiro grau, o princípio da proveniência leva-nos a considerar o fundo de arquivo como uma entidade distinta e indivisível. Assim, é aplicado ao primeiro grau o princípio da proveniência quando se deixam juntos ou quando se agrupam, se tiverem sido dispersos, todos os documentos criados ou recebidos por determinada pessoa, ou organismo, no exercício das suas funções.

No seu segundo grau, o princípio da proveniência exige que todos os documentos de um fundo de arquivo ocupem um determinado lugar que tem de ser respeitado ou restabelecido, caso a ordem primitiva ou a ordem original tenha sido modificada por qualquer razão. Por outras palavras, é preciso respeitar a sua ordem original e a sua estrutura.

Os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela instituição.

Perante fundos desorganizados, os documentos devem, sempre que possível, receber uma organização correspondente à estrutura interna do organismo que os criou.

APLICAÇÃO

O princípio da proveniência pode ser aplicado a priori, enquanto os documentos em plena fase activa responderem ao seu valor primário, ou a posteriori, no momento em que os documentos são adquiridos pelo serviço de arquivos devido ao seu valor de testemunho ou informativo.

A aplicação deste princípio oferece diversas vantagens:
  • Integridade administrativa dos arquivos de um organismo e, consequentemente, o pleno valor de testemunho dos documentos de um fundo de arquivo.
  • Leva o arquivista a ter em conta a natureza dos documentos de um determinado fundo assim como as particularidades de funcionamento do organismo a que eles dizem respeito.
  • Leva igualmente o profissional da arquivística a considerar grandes conjuntos de documentos em vez de documentos à peça.
  • Favorece também a recuperação da informação.
  • Maximiza o processo de gestão dos arquivos ao permitir aplicar o princípio da universalidade como método operatório.
  • A aplicação do princípio da proveniência, elimina qualquer possibilidade de dispersão dos documentos de arquivo (estando eles na fase activa, semiactiva ou definitiva).
  • Por último, permite isolar e circunscrever os fundos arquivísticos e distingui-los de outros fundos.
3. O PRINCÍPIO DAS TRÊS IDADES

Tal como a noção de fundo ou o princípio da proveniência, o princípio das três idades faz parte das bases em que assenta a arquivística contemporânea, sendo efectivamente o fundamento no qual se apoiam as intervenções dos arquivistas aquando da organização e tratamento dos arquivos.

O princípio das três idades assenta, por um lado, na atribuição ao documento de arquivo de um valor primário e de um valor secundário e, por outro lado, numa abordagem da vida dos documentos de arquivo em três etapas: uma fase activa, uma fase semiactiva e, por fim, uma fase inactiva.

Estes períodos são caracterizados tendo em conta a frequência e o tipo de utilização dos documentos de arquivo.

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