Os Processos Administrativos

!CONCEITO
Conjunto ordenado de documentos e actos que servem de antecedente e fundamento a uma resolução administrativa, assim como as diligências tomadas para executá-la.
Unidades arquivísticas constituídas por uma acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada.
Dicionário de Terminologia Arquivística

Os órgãos e serviços da Administração desenvolvem determinadas acções em virtude das atribuições que lhes estão adstritas.

Estas acções estão sujeitas a um procedimento geralmente regulado por uma norma, provando, desta forma, que os documentos administrativos não surgem de maneira arbitrária, reflectindo, pelo contrário, a concretização das suas competências.

Para alguns autores, os actos administrativos podem classificar-se, desde o ponto de vista do serviço produtor, em:

• Actos administrativos principais: actos produzidos no contexto e segundo uma norma ou procedimento regulamentado;
• Actos administrativos secundários: actos de registo e com uma finalidade de ordenar ou controlar.

Na Administração estes actos constituem-se, em termos físicos, numa unidade arquivística a que designamos de PROCESSO.

De referir que um processo não implica obrigatoriamente a constituição de um conjunto mais ou menos numeroso e ordenado de documentos de diferentes tipologias mas que, com frequência, podem ser constituídos por um único tipo documental composto por uma ou por várias folhas e a que damos o nome de COLECÇÃO.

!CONCEITO
Conjunto de documentos tipologicamente idênticos. Por exemplo: uma colecção de balancetes.
Dicionário de Terminologia Arquivística


1. PARTES DE UM PROCESSO

As componentes estruturais de um processo são:

• A CAPA – Contém e agrupa os documentos. Pode, inclusive, conter informações como: nome do serviço, datas extremas, resumo do assunto, nº de documentos, código de classificação, nome da série e cota.
• OS DOCUMENTOS – Que se produzem e/ou recebem de uma forma sucessiva no decurso da tramitação e estão unidos por uma relação de causa-efeito.
• O MOVIMENTO – Tabela que regista e sintetiza a tramitação do processo pelos serviços.
• O ÍNDICE – Breve descrição de cada documento, com a respectiva data e número de ordem. Serve para localizar facilmente os documentos dentro do processo.

2. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE UM PROCESSO QUANTO À TRADIÇÃO E CONTEÚDO

A. Quanto à Tradição podemos referir que os documentos se dividem em:

• Documentos originais.
• Cópias (só quando fizerem sentido).
• Documentos marginais ou de apoio – documentos de suporte ao processo.

B. Quanto ao Conteúdo, os documentos dividem-se em:

• Documentos essenciais – correspondência recebida e expedida, documentos internos, documentos financeiros, documentos técnicos, etc.
• Documentos de ligação

3. A TRAMITAÇÃO

Cada processo possui uma tramitação própria que, regra geral, se encontra regulada por um acto legal e que lhe confere valor probatório.

Podemos, contudo, afirmar que, em termos gerais, todos os processos constam das seguintes partes:

• Iniciação – Por ofício ou por requerimento.
• Procedimento
• Conclusão – São quatro as formas de finalização de um procedimento: Resolução, Desistência, Renúncia, Caducidade.

4. A ORDENAÇÃO

Desde que se inicia um processo novo ou que se faz um averbamento a um processo já existente, os documentos vão-se acumulando num processo natural, pelo que a sua ordenação mais frequente é a ordem cronológica, de acordo com as datas de entrada e expedição dos documentos que o compõem.

Não se trata de efectuar uma ordenação cronológica simples, isto é, uma ordenação que tem em conta a data do documento mas uma ordenação cronológica que tenha em conta a data da sua inclusão no procedimento.

Dento do processo, é preferível que se ordenem os documentos do mais antigo para o mais recente – excepto os anexos – e de baixo para cima. Estes devem acompanhar o respectivo documento, excepto se razões funcionais ou materiais justifiquem a sua separação.

Na verdade, os processos podem ser subdivididos quer por razões materiais, quer por motivos funcionais.

5. A NUMERAÇÃO

Para facilitar a consulta dos processos e evitar a sua desorganização, convém que os funcionários encarregados pela sua tramitação numerem os documentos e elaborem um índice de todo os processo, actualizando-o sempre que um novo documento seja averbado ao processo.

Este procedimento, embora demorado, tem inúmeras vantagens:

• Facilita a pesquisa de um documento dentro do processo.
• Facilita o conhecimento do andamento/tramitação do processo.
• Facilita a integração de um documento mal arrumado na sua ordem original.