Como elaborar, pois, um plano de classificação? Não há nenhuma norma, quer portuguesa quer internacional, para a elaboração de planos de classificação. Neste sentido, a metodologia que apresentamos deve servir apenas de um modelo possível e não de norma obrigatória.
- Reconhecimento da necessidade.
- Definição do universo a que se destina o plano de classificação.
- Análise do contexto da produção documental.
- Levantamento e análise documental.
- Definição da grelha de classificação.
- Aprovação da grelha de classificação.
- Preparação do plano de classificação.
- Teste do plano de classificação.
- Introdução das alterações necessárias.
- Validação do plano de classificação.
- Implementação do novo sistema de classificação.
1. RECONHECIMENTO DA NECESSIDADE
A decisão de elaborar e/ou de reformular um plano de classificação de um organismo não deve ser tomada aprioristicamente, isto é, ela deverá decorrer necessariamente de um diagnóstico e análise de necessidades previamente efectuado.
2. DEFINIÇÃO DO UNIVERSO A QUE SE DESTINA
Normalmente, o processo de elaboração de um plano de classificação deverá incidir sobre a máxima unidade arquivística, ou seja, um fundo documental.
Quando a dimensão e/ou a estrutura do organismo for muito grande é possível, contudo, restringir o plano de classificação a uma ou várias sub-unidades da instituição, mantendo, no entanto, uma perspectiva de integração global.
3. ANÁLISE DO CONTEXTO
Conhecer as características da instituição sobre o qual o plano de classificação irá operar, de forma a adequá-lo aos seus imperativos e necessidades.
Esta etapa passa pelo levantamento e análise de:
- Legislação, normas e regulamentos a que a instituição está sujeita.
- Estrutura orgânica e funcional – macro e microestrutura.
- Implantação do sistema de arquivo.
- Recursos existentes para a área de gestão de documentos.
- Necessidades de informação/documentos por parte do sistema.
- Apreciações dos funcionários sobre o sistema de arquivo.
4. LEVANTAMENTO E ANÁLISE DOCUMENTAL
Objectivo
Conhecer as características da documentação que o plano de classificação irá estruturar.
Esta etapa obriga-nos a:
- Uma consulta do(s) plano(s) de classificação e/ou classificador(es) existentes.
- Consultar os instrumentos de descrição documental existentes.
- A leitura destes instrumentos dará uma ideia clara do que é uma parcela significativa da produção documental do serviço.
- Levantamento sistemático de assuntos.
Levantamento Sistemático de Assuntos
Esta fase consiste num estudo sistemático dos processos existentes no arquivo com vista ao levantamento de todos os assuntos tratados pela instituição em causa. É daqui que irão sair as classes de um futuro plano de classificação.
Dentro de cada série só se estuda e recolhe dados de entre 5% a 10% do número total de processos da série em análise.
Séries fechadas não têm interesse para o levantamento já que estas não farão parte do plano de classificação.
5. DEFINIÇÃO DA GRELHA DE CLASSIFICAÇÃO
A análise do contexto de produção e a análise documental irão evidenciar o sistema de classificação que melhor se adequa ao organismo em causa.
A. Sistema de classificação orgânico
Este sistema de classificação tem por base a estrutura orgânica da instituição, geralmente representada num organograma.
Neste sistema o plano de classificação assenta, pois, nas estruturas hierárquicas administrativas da entidade produtora, estando o documento classificado segundo os vários departamentos, direcções de serviço, repartições, secções, etc. e a respectiva ordem hierárquica dessas divisões.
No caso de um organismo com uma estrutura hierárquica complexa, cada agrupamento documental terá tantas divisões quantas as necessárias, de forma a reproduzir os níveis da estrutura hierárquica da principal unidade administrativa.
As diversas séries documentais que forem sendo identificadas representam o testemunho das actividades desenvolvidas pelo organismo. Desta forma, cada uma delas ocupará o lugar que lhe é destinado dentro, do quadro. Os critérios de ordenação dentro de cada classe ser‑lhes‑ão determinados pelo volume da documentação nela incluída ou por outros factores de que adiante se falará.
Este sistema apresenta o inconveniente de as estruturas administrativas se modificarem com o tempo e, por isso, não haver um organograma permanente, estável e único.
B. Sistema de classificação funcional
Este sistema de classificação tem por base as funções atribuídas a uma instituição para dar cumprimento aos fins para os quais foi criado, às actividades levadas a cabo no desempenho de cada função e às acções que as concretizam.
Por outras palavras, as classes e subclasses – também designadas secções e subsecções – correspondem às diversas funções da entidade produtora do arquivo.
No caso de fundos referentes a períodos cronológicos muito amplos, será mais vantajoso optar‑se pelas funções, em vez dos órgãos, porque são mais permanentes do que a estrutura orgânica.
Para se elaborar um plano de classificação seguindo um sistema de classificação funcional, começamos, em primeiro lugar, por proceder à criação das classes de acordo com as funções-meio da entidade produtora do fundo.
!FUNÇÕES-MEIO
As Funções-Meio estão directamente relacionadas com todas as atribuições que são comuns aos organismos e que permitem o seu funcionamento para cumprimento das funções-fim. As funções-meio mais frequentes e comuns são:
- Contabilidade
- Tesouraria
- Pessoal
- Património
- Economato
- Constituição, Organização e Regulamentação
- Planeamento e Controlo de Actividades
Hoje em dia, contudo, assiste-se cada vez mais à emergência de novas funções-meio, nomeadamente:
- Gestão de Informação
- Relações Públicas e Imagem
- Apoio Jurídico
Em seguida procede-se à criação de classes de acordo com as funções-fim da instituição.
!FUNÇÕES-FIM
As Funções-Fim são as funções directamente ligadas às actividades que cada instituição desenvolve no sentido que atingir aos objectivos que decorrentes da sua missão. Por outras palavras, são as atribuições específicas de um organismo.
Nesta fase revelam-se muito úteis os relatórios e planos de actividade. Por outras palavras, a partir do estudo da legislação e pesquisa de campo, isto é, da documentação, procede-se ao levantamento de:
- Atribuições legais
- Actividades executadas por cada um dos serviços do organismo
Com base nesse estudo procedemos à identificação de:
- FUNÇÕES desempenhadas pela Administração;
- SUBFUNÇÕES decorrentes das FUNÇÕES;
- ACTIVIDADES realizadas;
- DOCUMENTOS gerados no exercício dessas actividades.
De seguida procede-se à identificação das FUNÇÕES-MEIO:
01 Organização Administrativa
02 Comunicação Institucional
03 Gestão de Recursos Humanos
04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais
05 Gestão Orçamentária e Financeira
06 Gestão de Documentos e Informações
07 Gestão de Actividades Complementares
Depois são criadas tantas sub-classes quantas as sub-funções identificadas:
Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Sub-função: 01.01 Ordenamento jurídico
Sub-função: 01.02 Planeamento das acções de governo e controlo dos serviços
Sub-função: 01.03 Apoio à administração pública
Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Sub-função: 02.01 Assessoria de Imprensa
Sub-função: 02.02 Cerimonial
Sub-função: 02.03 Promoção de eventos ou cerimónias oficiais
Sub-função: 02.04 Propaganda e marketing
Sub-função: 02.05 Produção editorial
Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Sub-função: 03.01 Planeamento e formulação de políticas de recursos humanos
Sub-função: 03.02 Selecção e desenvolvimento de recursos humanos
Sub-função: 03.03 Expediente de pessoal
Sub-função: 03.04 Controle da frequência
Sub-função: 03.05 Pagamento de pessoal
Sub-função: 03.06 Segurança e medicina do trabalho
Sub-função: 03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores
Sub-função: 03.08 Coordenação das actividades de convivência infantil
Finalmente, são criadas as classes relativas às actividades e às séries resultantes dessas actividades.
Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Sub-função: 04.01 Controle de compras, serviços e obras
Actividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos
Série: 04.01.01.01 Contratos
Série: 04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos
Série: 04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos
Série: 04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação
Série: 04.01.01.05 Relação de contratos e actos jurídicos análogos e seus aditamentos
Série: 04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação
Série: 04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade
C. Sistema de Classificação Misto ou Orgânico-Funcional
Este sistema de classificação resulta da combinação de dois ou mais tipos de classificação.
6. APROVAÇÃO DA GRELHA DE CLASSIFICAÇÃO
Uma vez fixada a grelha de classificação, e antes de efectuar os restantes trabalhos para a conclusão do plano de classificação, a mesma deve ser sujeita à apreciação da direcção.
7. PREPARAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
O plano de classificação, enquanto instrumento de gestão onde se fixam por escrito todos os procedimentos e práticas arquivísticas associados à classificação, deve considerar os seguintes elementos:
- Apresentação geral
- Grelha de classificação
- Descrição de séries
- Instrumentos de pesquisa
- Índice
Apresentação Geral
Na apresentação geral devemos incluir:
- Âmbito do Plano
- Objectivos
- Princípios que presidiram à sua elaboração
- Justificação das opções tomadas
- Sistema de codificação escolhido
- Exercício de identificação de um adequado código de classificação
Grelha de Classificação
Realizadas as fases de recolha sistemática dos assuntos, identificação dos processos e identificação das séries, cabe-nos agora a tarefa de classificar por grupos as séries, isto é, criar a estrutura da classificação, e conceber uma codificação adequada.
Começamos por agrupar em conjuntos próprios as séries relacionadas entre si, quer relativamente à área temática, quer ao tipo de acção ou tramitação.
Atribuímos depois uma designação própria para cada um destes conjuntos de séries suficientemente abrangentes da área em que incide. Estes conjuntos são designados por «CLASSES».
Por sua vez, podemos agrupar um grupo de classes semelhantes numa classe mais vasta.
A apresentação das classes principais e secundárias (correspondentes às sub-divisões de cada classe principal, até ao nível da série) deve traduzir-se numa estrutura que denuncie as relações hierárquicas presentes.
Esta estrutura hierarquizada deve ser simples mas suficientemente abrangente. É de evitar uma classificação com mais de três níveis.
- O 1º nível corresponderá ao órgão que utiliza preferencialmente aquelas séries de processos ou então uma função de carácter geral da instituição. Da escolha obtemos um plano de classificação orgânico, funcional ou orgânico-funcional.
- O 2º nível será um agrupamento de séries idênticas entre si relativamente à área temática, tramitação ou tipos de acção.
- O 3º nível é o nível das séries.
Após a estruturação de uma hierarquia de classes e séries procedemos à sua CODIFICAÇÃO.
A cada classe/sub-classe do plano de classificação é atribuído um código. Através deste código pode reconstituir-se a unidade de um processo, quer em termos físicos, quer em termos intelectuais, nomeadamente quando um mesmo processo inclui informações fixadas em diferentes suportes – papel, microforma, suporte magnético, etc.
TIPOS DE CÓDIGOS
A seguir a cada código coloca-se um ponto final de modo a representar a hierarquia existente.
A codificação escolhida deve ser:
- Simples, ou seja, de fácil atribuição e de fácil leitura.
- Aberta, ou seja, deve admitir a criação de novas classes, em todo e qualquer nível.
- Constituída por um número suficiente de caracteres, capaz de responder às exigências hierárquicas da grelha de classificação.
- Constituída por um número de caracteres não demasiado grande, sob pena de difícil entendimento.
Descrição de Séries
Enumeração classificada de todas as séries, com respectiva descrição de conteúdo, considerando, para cada uma:
- Critério de abertura
- Critério de ordenação
- Procedimento administrativo
- Tipologias documentais
- Tramitação
Instrumentos de Pesquisa
Índice
Lista de termos ordenada alfabeticamente, incluindo:
- Títulos das séries, seguidos dos respectivos códigos.
- Termos significativos retirados das descrições de conteúdo das séries, com remissiva para o respectivo título.
- Títulos de séries cuja designação foi abandonada, com remissiva para a série actual, quando entre ambas haja correspondência.
Na elaboração deste índice é de extrema importância procedermos à normalização do vocabulário empregue, pois:
- Garante precisão e agilidade em situações de pesquisa e
- Atribui uma maior confiança ao Sistema.
Atenção!
Nunca utilize abreviaturas e evite o uso de siglas.
8. TESTE DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
O novo plano de classificação deve ser aplicado em fase experimental durante um período de tempo julgado conveniente (6 meses a 1 ano).
Previamente, deverá ser dada formação específica aos funcionários envolvidos nos procedimentos documentais, mais intensa aos que directamente procedem às tarefas de classificação.
O acompanhamento assíduo de quem elaborou o plano é condição de sucesso. Durante a fase experimental deverão ser anotadas todas as dúvidas suscitadas na aplicação do plano de classificação.
9. INTRODUÇÃO DE ALTERAÇÕES
Findo o período experimental, deverá ser avaliada a eficiência do plano e, eventualmente, introduzidas alterações julgadas convenientes:
- Na estrutura da grelha de classificação.
- Na designação das classes.
- No sistema de codificação.
- Nos campos de informação dos instrumentos de pesquisa.
- Nos termos do índice, etc.
São parâmetros de avaliação:
- Taxas de recuperação.
- Tempo despendido em cada pesquisa.
- Tempo despendido em cada acto de classificação.
- Volume de documentos inscrito em cada classe, etc.
10. VALIDAÇÃO
O plano de classificação (e agora já não apenas a grelha de classificação) deverá ser aprovado pela entidade competente, na instituição.
11. IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA
- Escolha da data para se iniciar a aplicação do novo plano.
- Libertação de espaços.
- Fixação de modelos de instrumentos de pesquisa.
- Formação aos funcionários envolvidos nos procedimentos documentais.
RECLASSIFICAÇÃO
Por vezes, quando se procede à implementação de um plano de classificação, deparamo-nos com planos já existentes.
Nestes casos, proceder à conversão retrospectiva dos processos é uma tarefa impraticável e muitas vezes inútil.
Impraticável porque implicaria o desmembramento de processos e reagrupamento de documentos à luz da nova estrutura, o que contraria o princípio arquivístico do respeito pela ordem original.
Inútil porque a maior parte das acções de um organismo se desenrola ao longo de um período curto e não se justifica reclassificar processos findos.
Esta opção só deverá ser tomada em consideração nos seguintes casos:
- Quando há necessidade de integrar antecedentes em novos processos muito embora, mesmo nestes casos é costume fotocopiar-se os documentos em causa, sem reclassificar os originais.
- Quando se tratar de processos cuja utilização seja frequente e/ou de conservação permanente.
- Para processos que estão prestes a findar quando se inicia a implantação do novo sistema de classificação, é preferível concluí-los de acordo com o sistema antigo.
REVISÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Na medida em que as instituições/serviços não são estáticas, os planos de classificação, uma vez definidos, são imutáveis. Isto, contudo, não significa que o mesmo não possa ser revisto.
Importa rever o plano de classificação sempre que:
- Ao mesmo sejam imputadas quebras de eficiência ou eficácia do sistema de arquivo;
- A instituição sofra alterações orgânicas e/ou funcionais significativas;
- Na instituição se operem alterações profundas na sua cultura organizacional;
- Se verifique que nem todas as classes criadas estão a ser usadas;
- Se verifique a necessidade de se criar novas classes;
- Se verifique a necessidade de adequar os procedimentos documentais a novas determinações legais ou normativas.
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