Tratamento Arquivístico: A Classificação

1. INTRODUÇÃO

Uma vez efectuada a identificação dos documentos de acordo com os órgãos produtores, no exercício das suas competências e funções e de acordo com as tipologias documentais determinadas pelo exercício de uma actividade derivada destas, pode o arquivista proceder à segunda fase/operação do tratamento arquivístico: a Classificação.

A classificação é uma operação fundamental no tratamento dos documentos de arquivo ao permitir agrupar os documentos afins e localizar os respectivos processos como também organizar o arquivo, garantindo, deste modo, o cumprimento das regras do tratamento arquivístico.

CONCEITO
“Componente intelectual da organização de um arquivo, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um plano de classificação aos documentos de arquivo.”

Classificar significa, pois, identificar, agrupar e englobar nas respectivas classes segundo um dado sistema ou método de classificação, os documentos de um mesmo arquivo, visando a constituição de blocos homogéneos de informação, de fácil reconhecimento e utilização.

Classe pode ser, assim, definida como um conjunto unívoco (isto é, composto por muitos documentos distintos mas do mesmo género) e ordenado de unidades arquivísticas, que se associam de acordo com determinados critérios de classificação, para efeitos da sua posterior localização e recuperação.

A Classe é, pois, o mais amplo agrupamento sistémico de documentos de um arquivo, associados desde a sua origem em função de determinadas características comuns.

O respeito pela proveniência pressupõe tanto o respeito pela estrutura orgânica em que os documentos foram produzidos, como o respeito pela estrutura da actividade funcional do órgão, como também o respeito pela estrutura de cada procedimento que faz com que os documentos sejam criados sequencialmente de acordo com as normas que os regulam e com as incidências próprias de cada procedimento, formando, desta forma, um processo.

Por tudo isto, o arquivista deve, na altura da classificação, ter presente as seguintes questões:

• Quem é o órgão ou serviço produtor?
• Quais são as suas funções?
• Que actividades desenvolve o serviço produtor para cumprir as funções em relação às competências que lhe foram atribuídas?
• A que tipologia documental pertence?
• Que normas regulam o procedimento?

NUNCA se deverá classificar um Fundo Arquivístico por assuntos (nem por lugares, pessoas ou cronologicamente) porque:

• Se perde o valor de prova e testemunho do documento de arquivo;
• Porque um documento pode ter vários assuntos e, desta forma, estaríamos a formar uma colecção de documentos;
• Porque esta classificação estaria sempre dependente dos critérios subjectivos de quem elaborou o plano de classificação pelo que dificultaria a pesquisa de documentos por qualquer outra pessoa.

Para recuperar os assuntos deve o arquivista criar índices ou verbetes.

Uma correcta classificação na fase dos Arquivos Correntes é fundamental uma vez que é a única fase em que, na realidade, se classificam os documentos.

Nas restantes fases de Arquivo já não se classificam os documentos mas apenas os Fundos Arquivísticos.

Assim, na fase do Arquivo Intermédio o arquivista irá relacionar as distintas divisões de um Fundo (Departamentos, Divisões, Repartições, Secções, etc.) para formar o próprio Fundo de Arquivo da Instituição, isto é, vai estabelecer a hierarquia interna da totalidade do Fundo.

Finalmente, na fase de Arquivo Histórico ou Definitivo, o arquivista vai relacionar os distintos Fundos (pessoais, familiares, empresariais, etc.), isto é, vai estabelecer a hierarquia externa dos diversos Fundos.

Independentemente das fases de Arquivo, a classificação deverá ser sempre feita com base no Princípio de Proveniência e do Respeito pela Estrutura e Ordem Original.

2. OBJECTIVOS DA CLASSIFICAÇÃO

Objectivos Gerais

• Organizar o arquivo de forma útil e racional, garantindo, assim, a sua operacionalidade enquanto centro activo de documentação e informação ao serviço da entidade produtora.
• Alcançar uma maior economia dos custos de funcionamento do serviço de arquivo, através de um melhor aproveitamento do espaço disponível e da redução das despesas com a criação dos documentos, com a sua tramitação, arquivamento e comunicação.
• Melhorar a imagem da entidade produtora, desburocratizando procedimentos e circuitos, modernizando e racionalizando o sistema de gestão do arquivo de forma a torna-lo mais eficaz, tanto a nível interno, como na sua capacidade de resposta às solicitações do exterior.

Objectivos Específicos

• Simplificar a busca, localização e recuperação dos documentos, de modo a responder rápida e eficazmente às necessidades de informação e de consulta.
• Fomentar a normalização e a avaliação continua dos documentos de forma a controlar o crescimento da produção documental, bem como a ordem e disciplina das operações de arquivo.
• Contribuir para a definição mais adequada dos prazos de retenção dos documentos, visando melhorar o funcionamento e gestão do serviço de arquivo corrente e a sua articulação com o intermédio.
• Poupar aos seus utilizadores demoras ou perdas de tempo inúteis, encurtando os tempos médios de resposta.
• Favorecer a manutenção dos arquivos através, por um lado, da selecção e protecção dos documentos de conservação permanente desde a sua criação e, por outro, da eliminação selectiva e metódica dos documentos desprovidos de interesse informativo e arquivístico.
• Alcançar um nível de qualidade mais elevado dos serviços prestados.