Tratamento Arquivístico: A Identificação

A identificação do produtor é uma operação prévia à classificação e que conduz ao conhecimento da instituição e das unidades administrativas que produzem os documentos assim como as suas funções.

Este conhecimento é feito com base, por um lado, nos instrumentos normativos e legais que possam estar na origem da instituição produtora e, por outro lado, recorrendo a bibliografia relacionada com o organismo em questão.

Também o estudo das tipologias documentais produzidas é uma fonte importante de recolha de informação, uma vez que são a consequência e a expressão das actividades da entidade produtora no exercício das suas funções.

Dentro desta fase existem, pois, quatro etapas fundamentais:

1. Estudo da instituição (estrutura orgânica)
2. Estudo das suas competências e das suas funções.
3. Estudo das tipologias documentais produzidas.

1. A Administração Pública portuguesa é composta por um conjunto vasto de instituições e organismos que a compõem. A todos estes órgãos são atribuídas determinadas competências e funções através de uma norma jurídica ou regulamentar que determina não só a sua forma de integração e dependência hierárquica mas também os meios necessários para funcionar e atingir os seus objectivos.

2. As instituições, e os seus respectivos serviços, são consideradas entidades produtoras de documentos quando, para além de terem a competência para emitir documentos que seguem uma determinada tramitação administrativa, são também responsáveis pela gestão e tramitação dos documentos que originam.

! COMPETÊNCIA
“É a medida de poder que corresponde a cada órgão, sendo sempre uma determinação normativa ou legal.”

A importância do estudo das competências de uma determinada instituição deve-se a dois factores:

• Porque é um elemento essencial da organização administrativa e da configuração dos órgãos e respectivos serviços;
• Porque é um elemento que introduz nos documentos os assuntos, os lugares, as pessoas e a cronologia.
  

! FUNÇÕES
“É a capacidade de actuação, própria dos órgãos da Administração, através de actividades e tarefas.”

Por outras palavras, é o conjunto de actividades e tarefas específicas necessárias para cumprir uma função.

! TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
“É a expressão tipificada de uma unidade documental com características estruturais homogéneas, normalmente regulada por uma norma de procedimento administrativo, derivada do exercício de uma mesma função e realizada por um determinado órgão, serviço ou pessoa com competência para o fazer.”

3. É, pois, a função da entidade produtora que dá lugar ao estabelecimento das tipologias documentais uma vez que é ela que determina os seus procedimentos administrativos.

Exemplo
Instituição: Câmara Municipal
Função: Protecção do património cultural concelhio
Tipologia Documental: Processo de classificação de bens móveis e imóveis

A tipologia documental, juntamente com o órgão produtor de documentos, é o elemento essencial para a formação das séries documentais.

De facto, se relacionarmos as unidades documentais pertencentes a uma mesma tipologia documental com o órgão que a produziu e com a função que lhe determinou os procedimentos administrativos, teremos a série documental.

A série documental deve, pois, ser entendida como o conjunto de documentos correspondentes a uma mesma tipologia documental, produzida por um mesmo órgão no exercício de uma função determinada dentro da mesma instituição.

Assim, nas séries documentais encontramos os seguintes elementos:

• Serviço produtor
• Funções do mesmo
• Tipologia(s) documental

Um serviço produtor, em virtude das suas competências e funções, pode gerar uma ou várias tipologias documentais pertencentes, por sua vez, a uma ou várias séries documentais.

As séries documentais, mais do que as funções, são o elemento chave para a classificação uma vez que a mesma função é ou pode ser exercida por diferentes serviços.