Tratamento Arquivístico: A Ordenação

A terceira fase do tratamento arquivístico corresponde à ordenação que não deverá ser nunca confundida com a fase anterior: a CLASSIFICAÇÃO.

Esta última é, como vimos, uma operação de tipo intelectual que consiste em separar os documentos de arquivo em classes, agrupando-os, primeiramente, em tipologias documentais de acordo com a sua função, de seguida em séries pelos serviços que as produziram e, finalmente, em divisões de fundos ou em fundos, de acordo com o organismo ou instituição a que pertencem.

!CONCEITO
A ordenação é uma tarefa que consiste em colocar os documentos dentro das suas séries e do seu fundo de acordo com uma determinada ordem e segundo um determinado critério de forma a facilitar a localização e recuperação dos mesmos.

De referir que a ordenação deve respeitar o princípio da estrutura e ordem original, isto é, o arquivista deve ordenar os documentos dentro das séries de acordo com a ordem que foi dada pelo organismo produtor. Só em caso de desordem absoluta se procederá a uma reordenação segundo o sistema mais conveniente.

1. SISTEMAS DE ORDENAÇÃO

Existem vários sistemas de ordenação:

• Cronológico;
• Alfabético;
• Numérico
• Topográfico

A. SISTEMA CRONOLÓGICO

Sistema que adopta como elemento ordenador a data dos documentos. Estes são ordenados por ano e dentro deste por mês e dia.

ATENÇÃO!
Quando um documento não está datado, deve atribuir‑se‑lhe a data arquivística, que será sempre indicada dentro de parênteses rectos.

A data arquivística pode ser:

• Certa
  Exemplo:
  [1750]
• Provável
  Exemplo:
  [1750?]
  [175‑?]
  Cerca de [c. 1750]
  Antes de [a. 1750]
  Posterior a [p. 1750]
  Século [17‑‑‑]

ATENÇÃO!
Na ordenação, os documentos dos quais só temos o ano colocam‑se antes dos que têm ano, mês e dia.
Exemplo:
1750
1750, Maio
1750, Maio 11

Os documentos não datados e que se mostre impossível atribuir uma data arquivística, devem sempre preceder os documentos datados.

B. SISTEMA ALFABÉTICO

Sistema que adopta como elemento ordenador uma palavra ou frase que se colocará no lugar correspondente de acordo com as regras de alfabetação.

A ordenação alfabética pode ser:

• ONOMÁSTICA– quando o elemento ordenador é o nome de pessoas (apelido ou nome próprio) ou de um organismo.
• GEOGRÁFICA– quando o elemento ordenador é o nome de localidades (regiões, estados, províncias, cidades, ruas, etc.). Também denominado toponímico.
• IDEOGRÁFICA(temática ou por assuntos) – quando o elemento ordenador é a matéria de que trata a documentação.

C. SISTEMA NUMÉRICO

Sistema de ordenação sequencial que estabelece a ordem de cada documento dentro de um processo ou a ordem de cada processo dentro da série respectiva, atribuindo-lhe um número. Utiliza‑se este sistema para ordenar as várias unidades de instalação – livros, pastas, caixas, etc.

D. SISTEMA TOPOGRÁFICO

Sistema de ordenação que tem a ver com o local onde se encontra o documento. Por outras palavras, diz respeito à localização física das unidades de instalação, podendo corresponder ao número de registo de entrada ou a uma cota.

ATENÇÃO!
Na prática, existem numerosas variantes e combinações de dois ou mais métodos.

Em suma: o sistema de ordenação a eleger deverá ter em conta a natureza dos documentos e ser o mais simples possível, de modo a facilitar a organização e recuperação dos documentos.
A ordenação é uma tarefa que se efectua em dois momentos:

• Ordenação das unidades documentais dentro de cada série;
• Ordenação das séries uma vez classificadas.