A Sociedade da Informação em Portugal

A expressão Sociedade da Informação refere-se a um modo de desenvolvimento social e económico em que a aquisição, armazenamento, processamento, valorização, transmissão, distribuição e disseminação de informação conducente à criação de conhecimento e à satisfação das necessidades dos cidadãos e das empresas, desempenham um papel central na actividade económica, na criação de riqueza, na definição da qualidade de vida dos cidadãos e das suas práticas culturais.

Livro Verde para a Sociedade da Informação em Portugal

A sociedade da informação procura corresponder, pois, a uma sociedade cujo funcionamento recorre crescentemente a redes digitais de informação. Trata-se, por conseguinte, de um projecto de carácter transversal e abrangente, com impactos no trabalho, na educação, na ciência, na saúde, no lazer, nos transportes e no ambiente, entre outras.

O desenvolvimento desta Sociedade requer, contudo, alterações significativas capazes de ultrapassarem resistências à mudança e um certo grau de inércia organizativa, ainda visíveis na Administração Pública e nas empresas. Procura-se, assim, criar condições de aumento da eficiência na oferta de serviços ao cidadão, de melhoria da qualidade do ensino e da prestação dos serviços de saúde, de acesso à cultura e ao conhecimento, e contribui-se para o crescimento da produtividade e da competitividade das empresas nacionais e para a melhoria geral da qualidade de vida dos cidadãos.

Em Portugal a implementação de uma política explícita de desenvolvimento no campo da Sociedade da Informação teve início em 1995. Em 1996 é criada uma equipa de Missão para a Sociedade da Informação que lança um amplo debate público em torno das questões relacionadas com o desenvolvimento da sociedade portuguesa.

A Resolução do Conselho de Ministros n.º 16/96, de 21/3/96, cria a Missão para a Sociedade da Informação e estabelece um mandato para “promover um amplo debate nacional sobre o tema sociedade da informação, tendo em vista a elaboração de um Livro Verde que, nomeadamente, contenha propostas de medidas a curto, médio e longo prazos, a ser presente à Assembleia da República”.

Como resultado do seu trabalho foi publicado em 1997 o Livro Verde para a Sociedade da Informação em Portugal que apresenta um conjunto de propostas a curto, médio e longo prazo que deverão conduzir à elaboração de planos de acção concretos que contribuam, em termos gerais, para a melhoria do bem-estar dos cidadãos.

No entanto, não se ignora a existência de barreiras de acesso à Sociedade da Informação, de natureza económica, educacional e cultural, assim como os riscos de que importantes camadas da população fiquem excluídas dos seus benefícios, em consequência do fenómeno da info-exclusão.

Por isso, o carácter democrático da sociedade da informação deve ser reforçado. Não é legítimo abandonar os mais desprotegidos e deixar criar uma classe de info-excluídos. É imprescindível promover o acesso universal à info-alfabetização e à info-competência.

O acesso à informação e ao conhecimento deve estar assegurado sem discriminações de origem social.

Este facto, no entanto, tem grandes implicações jurídicas que radicam na necessidade de serem acautelados, pela via legislativa, os problemas que podem decorrer do recurso às novas tecnologias de informação e das comunicações, designadamente a protecção dos dados pessoais, a segurança jurídica das bases de dados, a protecção da propriedade intelectual, o combate à violação dos direitos humanos e aos atentados contra menores.

Foi, pois, em 1997, que esta política ganhou consistência e se enraizou no nosso país através da implementação de um conjunto de programas e medidas direccionadas para a concretização das orientações adoptadas nas Grandes Opções do Plano e exercícios orçamentais.

Eis algumas dessas medidas:

• Apetrechar os estabelecimentos escolares para a Sociedade da Informação
• Promover Programas de Informação ao cidadão
• Fomentar iniciativas de Autarquias Locais para a democratização do acesso à Sociedade da Informação
• Dar prioridade a Programas de Integração na Sociedade da Informação dos Cidadãos com Deficiências
• O Estado Aberto ao Cidadão e à Empresa
• Promover o reaproveitamento da informação administrativa
• Classificar a informação de carácter público
• Universalizar o pagamento electrónico
• Publicação electrónica do Diário da República
• Criação de bases de dados legislativas e jurisprudenciais
• Promover a segurança na transferência electrónica de informação
• Qualificar os Recursos Humanos da Administração Pública para a Sociedade da Informação
• Digitalizar os Arquivos Históricos e o Património Cultural Português
• Promover o desenvolvimento de Bibliotecas Digitais
• Criar conteúdos e serviços de informação na Rede para Suporte à População Escolar
• Promover o tele-trabalho na Empresa e na Administração Pública
• Viabilizar e dinamizar o comércio electrónico
• Rever a legislação de Protecção de Bases de Dados Pessoais
• Defender o consumidor na Sociedade da Informação
• Fomentar a info-alfabetização
• Apoiar o combate à info-exclusão
• Actualizar a legislação respeitante aos Direitos de Autor e de Propriedade Intelectual
• Assegurar a protecção dos Dados Pessoais na Infra-estrutura Nacional de InformaçãoCriar um Programa Nacional de I&D de Suporte ao Desenvolvimento da Sociedade da Informação

O Arquivo Enquanto Sistema de Informação

CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO - CONCEITO
"Ciência que investiga as propriedades e o comportamento da informação, as forças que governam o fluxo da informação assim como os meios de processamento da informação com vista a uma maior eficácia na sua acessibilidade e uso."

Jesse H. Shera

Para isso é importante proceder-se ao estudo da origem, disseminação, recolha, organização, acondicionamento, recuperação, interpretação e uso da informação ou, por outras palavras, estudar-se os processos de produção de informação independentemente do tipo de sistema de informação em que possam ocorrer.

1. DA INFORMAÇÃO À GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Nos dias de hoje, mais do que na Era do Desenvolvimento Tecnológico, vivemos na Era da Informação.

Com o aparecimento da escrita tornou-se possível registar, copiar, autenticar, transmitir, comprar, receber, difundir, classificar, recuperar, conservar e finalmente utilizar a informação de um modo relativamente fácil, estável e exacto.

Por outro lado, o acesso à informação, de início reservada só às classes eruditas, generalizou-se e democratizou-se, ao mesmo tempo que os suportes da escrita foram evoluindo.

Por fim, nos dias de hoje, assistimos a um crescimento exponencial da informação, acompanhada por um hiper-consumo dessa mesma informação.

No actual contexto, torna-se evidente que a instituição que dispõe mais rapidamente das melhores informações, independentemente da sua proveniência, suporte ou tipo, é a que alcança maior performance e maior competitividade.

A informação constitui hoje uma mercadoria tão vital para a instituição como os recursos humanos, materiais ou financeiros. Daí que, para funcionar adequadamente e se desenvolver, ela deverá gerir com eficácia e eficiência a informação.

Os OBJECTIVOS da gestão da informação são, pois, os seguintes:

• O acesso mais rápido e eficaz à informação.
• Uma harmonização, bem como uma maior coordenação, das necessidades dos utilizadores.
• Uma maximização dos esforços investidos no tratamento da informação documental e de uma normalização das intervenções dos peritos das diversas disciplinas das ciências da informação.

2. O LUGAR DA ARQUIVÍSTICA NAS CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO

A produção de informações orgânicas registadas dá origem aos arquivos da instituição que as produziu.

Sob esta designação são agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte, tipologia e idade, produzidos e recebidos pela instituição no exercício da sua actividade.

Os arquivos e a arquivística desempenham, por isso, um papel decisivo na gestão da informação.

Este papel tem a ver com o lugar que os arquivos ocupam no contexto administrativo e organizacional de uma instituição onde a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos ou financeiros.

Nos dias de hoje, contudo, novos desafios se colocam aos profissionais dos arquivos. As tecnologias da informação desenvolvem-se para responder às novas necessidades de troca, de acesso e de difusão. Novos suportes documentais vão surgindo. Os arquivos mudam de forma.

Esta mundialização do mercado da informação torna, pois, necessária a definição e delimitação de novas fronteiras para a disciplina arquivística.

Qual será, então, o lugar dos arquivos e da arquivística nas ciências da informação?

De uma forma simplista, podemos afirmar que a arquivística se situa, ou se deve situar, no cruzamento dos novos contextos culturais, dos novos modos de gestão, assim como das novas tecnologias; ela deve estar na confluência de várias disciplinas como, por exemplo, a história, a informática, a linguística, etc. sem, contudo perder a sua merecida autonomia.

As Regras de Alfabetação

Alfabetar é dispor por ordem alfabética as fichas nos respectivos catálogos.

Existem dois métodos de alfabetação:

• Letra por letra (método utilizado nos dicionários);
• Palavra por palavra

1. REGRAS GERAIS

O método que é proposto para alfabetação em arquivos é o método “palavra por palavra”. Neste método todas as palavras contam para a alfabetação excepto:

• Artigos definidos e indefinidos;
• Preposição “de” e suas contracções com artigos quando não iniciais;
• A conjugação “e” quando não inicial.

A. FORMAS ABREVIADAS

1. Iniciais, letra ou letras maiúsculas seguidas de ponto, ordenam-se alfabeticamente como palavras de uma só letra. Por outro lado, as iniciais simples ou combinadas precedem sempre palavras desdobradas que comecem pela mesma letra.
2. Grupos de letras soletradas ou articuladas ordenam-se alfabeticamente como palavras.
   Exemplo:
   FRANÇA
   FRELIMO
   UNESCO
   UNIÃO SOVIÉTICA
3. Fracções de palavras alfabetam-se como se estivessem desdobradas.
   Exemplo:
   ACAD. DAS CIÊNCIAS
   DR. JIVAGO
   P.e AMÉRICO
   PROF. CARLOS ALBERTO
4. Elisões, contracções e caso possessivo ordenam-se como se escrevem. Não se atende à apóstrofe e considera-se uma só palavra.
   Exemplo:
   D’ENFANCE ET DE VACANCES
   GIRL’S BOOK
   WHO’S WHO
   WHO IS WHO IN MUSIC

B. RUBRICAS COMPOSTAS

• Palavras formadas por hífen com prefixo – as palavras formadas por um prefixo como “contra, extra, infra, sobre, supra”, etc., independentemente de estarem ligadas ou não com um hífen, alfabetam-se como se o prefixo viesse sempre ligado e não pelo critério de palavra a palavra.
  Exemplo:
  CONTRA-ALMIRANTE
  CONTRADECLARAÇÃO
  CONTRAMESTRE
  CONTRA-REFORMA
• Palavras ligadas por hífen sem prefixo – as palavras compostas formadas por dois ou mais elementos, tendo cada um deles vida à parte, deverão alfabetar-se “palavra a palavra”, como se o hífen não existisse.
  Exemplo:
  ÁGUA DOCE
  ÁGUA-FURTADA
  ÁGUA MINERAL
  ÁGUA PÉ
• No entanto, se as palavras compostas por dois ou mais elementos formam uma unidade mas não tendo um dos elementos vida à parte, alfabetam-se como se formassem uma só palavra.
  Exemplo:
  AGRO-DOCE
  AGRO-INDUSTRIAL
  AGRONOMIA
  AGRO-PECUÁRIA

C. ELEMENTOS ALFA-NUMÉRICOS

• Números que se apresentam sem continuidade consideram-se escritos por extenso e seguem a ordem alfabética.
  Exemplo:
  800 (OITOCENTOS)
  40 (QUARENTA)
  300 (TREZENTOS)
• Números que se apresentam com continuidade seguem a ordem numérica crescente.
  Exemplo:
  CONGRESSO LUSO-BRASILEIRO, 4, PORTO
  CONGRESSO LUSO-BRASILEIRO, 13, LISBOA
• Nomes próprios com epítetos seguem a ordem alfabética destes e depois a ordem numérica crescente.
  Exemplo:
  JOÃO VI
  JOÃO VII
  JOÃO XXI

D. NOMES DE AUTORES PESSOAS FÍSICAS

• Apelidos diferentes e apelidos compostos diferentes ordenam-se segundo as regras gerais.
  Exemplo:
  ALARCÃO, ANTÓNIO
  ALMEIDA, ANTÓNIO
  CASTELO BRANCO, CAMILO
• Apelidos iguais e apelidos compostos iguais ordenam-se entre si de acordo com a ordem alfabética do primeiro nome próprio.
  Exemplo:
  ALMEIDA, ANTÓNIO
  ALMEIDA, JOSÉ
  ALMEIDA, JOSÉ ANTÓNIO
  CASTELO BRANCO, CAMILO
  CASTELO BRANCO, PEDRO
• Os títulos nobiliárquicos e os títulos e epítetos apostos a um único nome próprio ou apelido são considerados como nomes próprios ordenando-se, portanto, alfabeticamente com os outros nomes começados pela mesma letra.
  Exemplo:
  SEGUR, ANTOINE
  SEGUR, CONDESSA
  SEGUR, GENEALOGIA
  SEGUR, MÁRIO

E. NOMES DE COLECTIVIDADES-AUTORAS

• Os nomes de colectividades-autoras ordenam-se segundo as regras gerais.
  Exemplo:
  BIBLIOTECA MUNICIPAL DO PORTO
  BIBLIOTECA POPULAR DE LISBOA
  BIBLIOTECA PÚBLICA DE ÉVORA
• Nomes iguais seguidos de elementos distintivos ordenam-se entre si de acordo com a ordem alfabética desses elementos.
  Exemplo:
  CASA DE PORTUGAL, LONDRES
  CASA DE PORTUGAL, PARIS

F. ACENTUAÇÃO GRÁFICA

• As palavras acentuadas, com a mesma grafia, colocam-se depois das não acentuadas.
  Exemplo:
  VINHO, COLHEITA
  VINHÓ
  VINHÓ, HISTÓRIA

Tratamento Arquivístico: A Ordenação

A terceira fase do tratamento arquivístico corresponde à ordenação que não deverá ser nunca confundida com a fase anterior: a CLASSIFICAÇÃO.

Esta última é, como vimos, uma operação de tipo intelectual que consiste em separar os documentos de arquivo em classes, agrupando-os, primeiramente, em tipologias documentais de acordo com a sua função, de seguida em séries pelos serviços que as produziram e, finalmente, em divisões de fundos ou em fundos, de acordo com o organismo ou instituição a que pertencem.

!CONCEITO
A ordenação é uma tarefa que consiste em colocar os documentos dentro das suas séries e do seu fundo de acordo com uma determinada ordem e segundo um determinado critério de forma a facilitar a localização e recuperação dos mesmos.

De referir que a ordenação deve respeitar o princípio da estrutura e ordem original, isto é, o arquivista deve ordenar os documentos dentro das séries de acordo com a ordem que foi dada pelo organismo produtor. Só em caso de desordem absoluta se procederá a uma reordenação segundo o sistema mais conveniente.

1. SISTEMAS DE ORDENAÇÃO

Existem vários sistemas de ordenação:

• Cronológico;
• Alfabético;
• Numérico
• Topográfico

A. SISTEMA CRONOLÓGICO

Sistema que adopta como elemento ordenador a data dos documentos. Estes são ordenados por ano e dentro deste por mês e dia.

ATENÇÃO!
Quando um documento não está datado, deve atribuir‑se‑lhe a data arquivística, que será sempre indicada dentro de parênteses rectos.

A data arquivística pode ser:

• Certa
  Exemplo:
  [1750]
• Provável
  Exemplo:
  [1750?]
  [175‑?]
  Cerca de [c. 1750]
  Antes de [a. 1750]
  Posterior a [p. 1750]
  Século [17‑‑‑]

ATENÇÃO!
Na ordenação, os documentos dos quais só temos o ano colocam‑se antes dos que têm ano, mês e dia.
Exemplo:
1750
1750, Maio
1750, Maio 11

Os documentos não datados e que se mostre impossível atribuir uma data arquivística, devem sempre preceder os documentos datados.

B. SISTEMA ALFABÉTICO

Sistema que adopta como elemento ordenador uma palavra ou frase que se colocará no lugar correspondente de acordo com as regras de alfabetação.

A ordenação alfabética pode ser:

• ONOMÁSTICA– quando o elemento ordenador é o nome de pessoas (apelido ou nome próprio) ou de um organismo.
• GEOGRÁFICA– quando o elemento ordenador é o nome de localidades (regiões, estados, províncias, cidades, ruas, etc.). Também denominado toponímico.
• IDEOGRÁFICA(temática ou por assuntos) – quando o elemento ordenador é a matéria de que trata a documentação.

C. SISTEMA NUMÉRICO

Sistema de ordenação sequencial que estabelece a ordem de cada documento dentro de um processo ou a ordem de cada processo dentro da série respectiva, atribuindo-lhe um número. Utiliza‑se este sistema para ordenar as várias unidades de instalação – livros, pastas, caixas, etc.

D. SISTEMA TOPOGRÁFICO

Sistema de ordenação que tem a ver com o local onde se encontra o documento. Por outras palavras, diz respeito à localização física das unidades de instalação, podendo corresponder ao número de registo de entrada ou a uma cota.

ATENÇÃO!
Na prática, existem numerosas variantes e combinações de dois ou mais métodos.

Em suma: o sistema de ordenação a eleger deverá ter em conta a natureza dos documentos e ser o mais simples possível, de modo a facilitar a organização e recuperação dos documentos.
A ordenação é uma tarefa que se efectua em dois momentos:

• Ordenação das unidades documentais dentro de cada série;
• Ordenação das séries uma vez classificadas.

Circuito Documental

Cada processo, cada procedimento administrativo possui a sua tramitação própria, um circuito documental específico, próprio da sua tipologia. Contudo, em termos gerais, podemos definir a existência de um circuito documental comum a toda a Administração Pública, nomeadamente no que diz respeito à entrada e saída de correspondência.

CIRCUITO DOCUMENTAL TIPO

• Recepção
• Registo
• Classificação
• Despacho
• Distribuição
  - Envio para os Serviços respectivos
  - Registo de livros de Protocolos
• Verificação de antecedentes
  - Sim? Averbamento
  - Não? Novo Processo
• Formação de Processos
  - Elaboração de Documentos
  - Numeração
• Arquivo

A. RECEPÇÃO

• Abertura da correspondência
  Qualquer correspondência recebida em nome individual só é aberta pelo próprio.
• Verificação
  - Está assinada? Se o documento não estiver assinado, é considerado como documento anónimo e não deve ser registado.
  - Vem acompanhada dos anexos a que faz referência? Se tal não acontecer registe-se o facto em Observações.
  - Vem registada? Se sim, deve juntar-se o envelope ao documento.
  - A data de chegada é muito distante da data da sua elaboração? Se tal acontecer, juntar o envelope.

B. REGISTO

!CONCEITO
"Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo."
DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

• Leitura
  Verificar o assunto do documento.
• Carimbagem
  O carimbo deve ser aposto no canto superior direito. O carimbo de registo deve apresentar os seguintes elementos:
  
  - Número de entrada
  - Data
  - Classificação
  - Unidade orgânica de destino
  
  Se existir um carimbo de despacho, este deve ser aposto na parte interior do documento.
  O carimbo de despacho pode ser também substituído por uma folha de despacho.

1. Fins e Vantagens

• Documento síntese.
• Facilidade de recuperação da informação.
• Maior controlo dos documentos.
• Maior controlo das responsabilidades.
• Dá a conhecer a fase de tramitação do processo.

2. Modelos de Registo

• Registo de Documentos Entrados
• Registo de Documentos Saídos ou Copiador
• Registo de Documentos Internos
• Registo de Protocolos

3. Formas Utilizadas Para Registo

• Livros – Documentos recebidos
• Ficheiro – Documentos internos
• Fotocópias – documentos expedidos
• Microfilme – Todos os documentos
• Digitalização + base de dados

4. Factores a Considerar na Escolha

• Rapidez de elaboração
• Rapidez de consulta
• Custos financeiros
• Quantidade de informação que pode fornecer
• Possibilidade de cruzamento de toda a informação

5. Campos Principais

• Número de entrada – Sequencial dentro de toda a instituição ou dentro de cada Serviço.
• Data de entrada – Ano, Mês e Dia.
• Data de saída original – Data do carimbo ou, quando não existir, a data da elaboração do documento.
• Situação – Resolvido, Pendente, A Despacho...
• Remetente / Autor
• Classificação / Referência Original – Código do tipo “N/ Ref.”
• Assunto – Síntese ou Resumo do documento.
• Anexos – O número de registo é igual à da correspondência que acompanham.
• Despacho – Conhecimento, Resolução, Informação, Divulgação, Parecer, Arquivo.
• Classificação – Código identificativo da Unidade Orgânica respectiva.

Os Processos Administrativos

!CONCEITO
Conjunto ordenado de documentos e actos que servem de antecedente e fundamento a uma resolução administrativa, assim como as diligências tomadas para executá-la.
Unidades arquivísticas constituídas por uma acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada.
Dicionário de Terminologia Arquivística

Os órgãos e serviços da Administração desenvolvem determinadas acções em virtude das atribuições que lhes estão adstritas.

Estas acções estão sujeitas a um procedimento geralmente regulado por uma norma, provando, desta forma, que os documentos administrativos não surgem de maneira arbitrária, reflectindo, pelo contrário, a concretização das suas competências.

Para alguns autores, os actos administrativos podem classificar-se, desde o ponto de vista do serviço produtor, em:

• Actos administrativos principais: actos produzidos no contexto e segundo uma norma ou procedimento regulamentado;
• Actos administrativos secundários: actos de registo e com uma finalidade de ordenar ou controlar.

Na Administração estes actos constituem-se, em termos físicos, numa unidade arquivística a que designamos de PROCESSO.

De referir que um processo não implica obrigatoriamente a constituição de um conjunto mais ou menos numeroso e ordenado de documentos de diferentes tipologias mas que, com frequência, podem ser constituídos por um único tipo documental composto por uma ou por várias folhas e a que damos o nome de COLECÇÃO.

!CONCEITO
Conjunto de documentos tipologicamente idênticos. Por exemplo: uma colecção de balancetes.
Dicionário de Terminologia Arquivística


1. PARTES DE UM PROCESSO

As componentes estruturais de um processo são:

• A CAPA – Contém e agrupa os documentos. Pode, inclusive, conter informações como: nome do serviço, datas extremas, resumo do assunto, nº de documentos, código de classificação, nome da série e cota.
• OS DOCUMENTOS – Que se produzem e/ou recebem de uma forma sucessiva no decurso da tramitação e estão unidos por uma relação de causa-efeito.
• O MOVIMENTO – Tabela que regista e sintetiza a tramitação do processo pelos serviços.
• O ÍNDICE – Breve descrição de cada documento, com a respectiva data e número de ordem. Serve para localizar facilmente os documentos dentro do processo.

2. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE UM PROCESSO QUANTO À TRADIÇÃO E CONTEÚDO

A. Quanto à Tradição podemos referir que os documentos se dividem em:

• Documentos originais.
• Cópias (só quando fizerem sentido).
• Documentos marginais ou de apoio – documentos de suporte ao processo.

B. Quanto ao Conteúdo, os documentos dividem-se em:

• Documentos essenciais – correspondência recebida e expedida, documentos internos, documentos financeiros, documentos técnicos, etc.
• Documentos de ligação

3. A TRAMITAÇÃO

Cada processo possui uma tramitação própria que, regra geral, se encontra regulada por um acto legal e que lhe confere valor probatório.

Podemos, contudo, afirmar que, em termos gerais, todos os processos constam das seguintes partes:

• Iniciação – Por ofício ou por requerimento.
• Procedimento
• Conclusão – São quatro as formas de finalização de um procedimento: Resolução, Desistência, Renúncia, Caducidade.

4. A ORDENAÇÃO

Desde que se inicia um processo novo ou que se faz um averbamento a um processo já existente, os documentos vão-se acumulando num processo natural, pelo que a sua ordenação mais frequente é a ordem cronológica, de acordo com as datas de entrada e expedição dos documentos que o compõem.

Não se trata de efectuar uma ordenação cronológica simples, isto é, uma ordenação que tem em conta a data do documento mas uma ordenação cronológica que tenha em conta a data da sua inclusão no procedimento.

Dento do processo, é preferível que se ordenem os documentos do mais antigo para o mais recente – excepto os anexos – e de baixo para cima. Estes devem acompanhar o respectivo documento, excepto se razões funcionais ou materiais justifiquem a sua separação.

Na verdade, os processos podem ser subdivididos quer por razões materiais, quer por motivos funcionais.

5. A NUMERAÇÃO

Para facilitar a consulta dos processos e evitar a sua desorganização, convém que os funcionários encarregados pela sua tramitação numerem os documentos e elaborem um índice de todo os processo, actualizando-o sempre que um novo documento seja averbado ao processo.

Este procedimento, embora demorado, tem inúmeras vantagens:

• Facilita a pesquisa de um documento dentro do processo.
• Facilita o conhecimento do andamento/tramitação do processo.
• Facilita a integração de um documento mal arrumado na sua ordem original.

A Organização dos Documentos de Arquivo

1. ARQUIVOS CORRENTES

A pouca organização existente nos arquivos correntes é causa diária da lentidão nos procedimentos administrativos e dá origem a problemas de diversa ordem, quer internamente nos serviços produtores, quer externamente por parte dos clientes desses serviços.

A isto acresce a cada vez maior complexidade de muitos dos procedimentos administrativos, o excesso de burocracia e a falta de recursos humanos com conhecimentos técnicos adequados para realizar uma correcta e eficiente gestão de documentos.

E se é verdade que cada vez mais os cidadãos exigem uma maior rapidez no acesso à informação, outras razões existem para reforçar a importância que adquire a gestão documental na fase do arquivo corrente, nomeadamente razões de ordem económica:

• Os funcionários gastam cerca de 5 a 20% do seu tempo diário de trabalho a procurar e classificar informação.
• O atraso na resolução de assuntos administrativos origina uma série de prejuízos para a administração os quais se traduzem, com frequência, em termos económicos.
• Finalmente, as decisões sustentadas numa informação incompleta e defeituosa acarretam o mesmo tipo de consequências.

O estabelecimento de normas que regulem a organização dos arquivos correntes é, pois, uma prioridade a que o arquivista deverá, sempre que possível, implementar. Uma boa organização dos arquivos correntes permitirá, por um lado, tirar o máximo proveito da informação disponível e essencial a uma tomada de decisão por parte dos serviços produtores e, por outro lado, facilitará o trabalho desenvolvido pelos arquivos intermédios na altura do processo de transferência documental.

É, assim, com o intuito de utilização máxima da informação contida nos arquivos correntes que os administradores se munem de normas que regem a organização dos seus documentos. Essas normas aumentam a eficácia administrativa, facilitando a classificação dos arquivos correntes, tornando a sua recuperação mais fácil e mais rápida e racionalizando o seu armazenamento e, consequentemente, a sua conservação.

Uma boa organização dos arquivos correntes tem, pois, como vantagens:

• O aumento da eliminação dos documentos na fonte e a diminuição do volume documental total.
• A tomada de decisão esclarecida, graças à informação pertinente.
• A diminuição do impacto sempre negativo que a mobilidade de pessoal não deixa de produzir.
• A optimização da utilização do espaço, do equipamento e dos recursos humanos.

Por outro lado, a recente evolução tecnológica, principalmente com a globalização da Internet, permitiu o acesso a uma quantidade extraordinária de documentos nos mais diversos formatos.

Todos estes documentos entram constantemente nos fluxos do nosso trabalho, onde corremos o risco de nos deixar afogar sob o peso da informação.

Por tudo isto, torna-se clara a necessidade de organizar correctamente a documentação nos arquivos correntes. Contudo, tendo em conta que nesta fase são os serviços produtores os responsáveis pelo trabalho que aí se desenvolve, como podem os arquivistas intervir?

Antes de mais, ele deverá ter em conta os seguintes aspectos:

• Em primeiro lugar, o arquivista nunca deverá pretender substituir-se ao funcionário administrativo nem colocar-se como árbitro dentro da administração.
• Em segundo lugar, a solução encontrada para um determinado serviço deve ter sempre em vista uma solução geral em termos da administração, isto é, o arquivo de um serviço é um subsistema integrado num sistema global e mais vasto que deve corresponder ao sistema de arquivo de toda a instituição.
• Em terceiro lugar, os funcionários só aceitam as soluções apresentadas pelos arquivistas se estes lhes provarem que estas visam facilitar o seu trabalho. Regra geral, os administrativos preferem a rapidez à qualidade, pelo que o sistema de gestão documental deverá ser, para eles, um instrumento útil.

Por tudo isto, os principais passos a serem dados pelos arquivistas nos arquivos correntes, são:

• O arquivista deverá conhecer quais são as necessidades de cada serviço, o volume e o estado da sua documentação.
• Deve igualmente desenhar um sistema de organização e de tramitação que seja adequado ao serviço, procurando normalizar e simplificar procedimentos de rotina.
• Finalmente, o arquivista deve dotar os funcionários com os conhecimentos básicos que lhes permitam manter os serviços dentro do sistema arquivístico proposto.

ALGUNS PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

• O arquivista deve evitar a existência de documentos soltos que, muitas vezes, dão origem às “miscelâneas” e aos “diversos” ou aos “vários assuntos”. Todo o documento deve formar um processo.
• O arquivista deve evitar a multiplicação e dispersão dos processos. Antes de abrir um novo processo, verificar sempre se o mesmo já não existe e proceder, desta forma, ao seu averbamento.
• Não retirar documentos originais dos processos sem fazer uma fotocópia do mesmo ou elaborar uma folha que refira quando e para que serviço foi o documento original e porquê. Da mesma forma, não retirar documentos originais de processos concluídos para constituir um novo processo.
• Se o processo constar de sub-processos, o arquivista deve mantê-los juntos.
• Todos os processos devem constar de um despacho de “Arquive-se” quando concluídos.
• Dentro de um critério de ordenação cronológica pode o arquivista propor o uso de outros critérios de ordenação – por exemplo, alfabético, numérico e/ou topográfico.
• Em cada serviço produtor devem estar presentes só os processos que se encontram em tramitação, isto é, em fase activa.
• Deverá ser constituído um arquivo corrente central, a nível de cada Departamento, que reúna e conserve toda a documentação em fase semi-activa até 5 anos após a data da conclusão dos procedimentos administrativos.
• A organização física dos processos deve basear-se num esquema lógico que reproduza, por um lado, a divisão interna do organismo e, por outro lado, as funções e tarefas desempenhadas pelo mesmo. Trata-se, no fundo, de criar um plano de classificação.
• Sempre que o volume de processos seja tão grande que torne difícil aos funcionários encontrar um determinado processo, deve o arquivista propor a elaboração de verbetes dos mesmos com o objectivo de conhecer os seus assuntos e a sua localização física.
• Outra forma que o arquivista pode propor no sentido de melhor controlar e gerir um elevado número de processos é proceder ao seu registo em livros apropriados.

2. ARQUIVOS INTERMÉDIOS

Uma parte relativamente importante dos documentos deve ser conservada durante um certo tempo para fins administrativos, legais ou financeiros. Constituem-se, então, os arquivos intermédios. Dada a falta de espaço nos serviços produtores e dado, também, o crescimento, cada vez maior, da produção documental, estes arquivos surgem em locais mais apropriados e com uma densidade de armazenamento mais elevada.

O objectivo último dos arquivos intermédios deve ser, pois, a rendibilidade da conservação dos documentos semiactivos, através da racionalização dos custos, dos espaços, do equipamento, da recuperação da informação e dos sistemas.

A organização dos arquivos intermédios consiste, assim, no estabelecimento de normas precisas que rejam a transferência, a arrumação, a recuperação e a conservação dos documentos que os compõem.


ALGUNS PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

Há, contudo, um certo número de preceitos que o arquivista deve respeitar.

• Em primeiro lugar, os documentos semiactivos, conservados nos arquivos intermédios, continuam a ser propriedade exclusiva do serviço produtor. Este serviço administrativo, muito embora delegue uma parte das suas responsabilidades no arquivo intermédio, conserva, no entanto, o direito de reactivar ou de requisitar um ou mais documentos. Em virtude do seu direito de propriedade, ele deverá ser o único a poder consultar os seus documentos e nenhuma outra entidade o poderá fazer sem a sua autorização expressa.
• Em segundo lugar, não deverá ser feita nenhuma alteração ao modo como estão dispostos ou organizados os documentos semiactivos de um serviço sem o consentimento formal deste.
• Em terceiro lugar, qualquer pedido de consulta de documentos semiactivos por parte dos serviços produtores aos arquivos intermédios, deverá ser respondido no menor espaço de tempo. Estes pedidos deverão ser formalizados através de uma requisição, correctamente preenchida e “visada”.
• Em último lugar, nenhum documento deve ser aceite sem que se conheça de modo preciso o momento em que sairá do arquivo intermédio para ser eliminado ou transferido para os arquivos definitivos. Para isso é necessário que exista uma Tabela de Avaliação e Selecção.
• A fim de acelerar o tratamento dos documentos inactivos, os serviços produtores deverão, eles próprios, eliminar todos aqueles documentos que não adquiriram valor secundário, desde que apliquem as normas previstas na tabela de selecção e que não transgridam as leis vigentes para o efeito.

3. ARQUIVOS DEFINITIVOS

A organização e o tratamento dos arquivos definitivos não podem ser justificados recorrendo-se exclusivamente ao valor secundário dos documentos que estes conservam. Mesmo quando, à primeira vista, os arquivos (= documentos) definitivos deixaram de ser úteis à administração que os produziu, estes revelam-se um trunfo essencial quando for necessário reconstituir a sua evolução e realizar estudos retrospectivos.

O valor primário mantém-se, pois, inerente ao documento de arquivo, mesmo quando este é usado pela administração para fins culturais, patrimoniais ou de investigação.

Por tudo o que acabámos de expor, podemos concluir que a organização dos arquivos, independentemente da fase do ciclo vital dos documentos que conserva, deve basear-se sempre nos princípios da arquivística em geral e, em concreto, no princípio da proveniência.

Por outro lado, qualquer organização deverá ter por suporte um plano de classificação, seja ele orgânico, funcional ou misto.

Planos de Classificação: Metodologia

O plano de classificação é um elemento estruturante do sistema do arquivo de qualquer organismo, na medida em que se apresenta como um conjunto de regras claramente definidas que promovem a organização dos documentos de arquivo.

Como elaborar, pois, um plano de classificação? Não há nenhuma norma, quer portuguesa quer internacional, para a elaboração de planos de classificação. Neste sentido, a metodologia que apresentamos deve servir apenas de um modelo possível e não de norma obrigatória.

• Reconhecimento da necessidade.
• Definição do universo a que se destina o plano de classificação.
• Análise do contexto da produção documental.
• Levantamento e análise documental.
• Definição da grelha de classificação.
• Aprovação da grelha de classificação.
• Preparação do plano de classificação.
• Teste do plano de classificação.
• Introdução das alterações necessárias.
• Validação do plano de classificação.
• Implementação do novo sistema de classificação.

1. RECONHECIMENTO DA NECESSIDADE

A decisão de elaborar e/ou de reformular um plano de classificação de um organismo não deve ser tomada aprioristicamente, isto é, ela deverá decorrer necessariamente de um diagnóstico e análise de necessidades previamente efectuado.

2. DEFINIÇÃO DO UNIVERSO A QUE SE DESTINA

Normalmente, o processo de elaboração de um plano de classificação deverá incidir sobre a máxima unidade arquivística, ou seja, um fundo documental.

Quando a dimensão e/ou a estrutura do organismo for muito grande é possível, contudo, restringir o plano de classificação a uma ou várias sub-unidades da instituição, mantendo, no entanto, uma perspectiva de integração global.

3. ANÁLISE DO CONTEXTO

Conhecer as características da instituição sobre o qual o plano de classificação irá operar, de forma a adequá-lo aos seus imperativos e necessidades.

Esta etapa passa pelo levantamento e análise de:

• Legislação, normas e regulamentos a que a instituição está sujeita.
• Estrutura orgânica e funcional – macro e microestrutura.
• Implantação do sistema de arquivo.
• Recursos existentes para a área de gestão de documentos.
• Necessidades de informação/documentos por parte do sistema.
• Apreciações dos funcionários sobre o sistema de arquivo.

4. LEVANTAMENTO E ANÁLISE DOCUMENTAL

Objectivo

Conhecer as características da documentação que o plano de classificação irá estruturar.

Esta etapa obriga-nos a:

• Uma consulta do(s) plano(s) de classificação e/ou classificador(es) existentes.
• Consultar os instrumentos de descrição documental existentes.
• A leitura destes instrumentos dará uma ideia clara do que é uma parcela significativa da produção documental do serviço.
• Levantamento sistemático de assuntos.

Levantamento Sistemático de Assuntos

Esta fase consiste num estudo sistemático dos processos existentes no arquivo com vista ao levantamento de todos os assuntos tratados pela instituição em causa. É daqui que irão sair as classes de um futuro plano de classificação.

Dentro de cada série só se estuda e recolhe dados de entre 5% a 10% do número total de processos da série em análise.

Séries fechadas não têm interesse para o levantamento já que estas não farão parte do plano de classificação.

5. DEFINIÇÃO DA GRELHA DE CLASSIFICAÇÃO

A análise do contexto de produção e a análise documental irão evidenciar o sistema de classificação que melhor se adequa ao organismo em causa.

A. Sistema de classificação orgânico

Este sistema de classificação tem por base a estrutura orgânica da instituição, geralmente representada num organograma.

Neste sistema o plano de classificação assenta, pois, nas estruturas hierárquicas administrativas da entidade produtora, estando o documento classificado segundo os vários departamentos, direcções de serviço, repartições, secções, etc. e a respectiva ordem hierárquica dessas divisões.

No caso de um organismo com uma estrutura hierárquica complexa, cada agrupamento documental terá tantas divisões quantas as necessárias, de forma a reproduzir os níveis da estrutura hierárquica da principal unidade administrativa.

As diversas séries documentais que forem sendo identificadas representam o testemunho das actividades desenvolvidas pelo organismo. Desta forma, cada uma delas ocupará o lugar que lhe é destinado dentro, do quadro. Os critérios de ordenação dentro de cada classe ser‑lhes‑ão determinados pelo volume da documentação nela incluída ou por outros factores de que adiante se falará.

Este sistema apresenta o inconveniente de as estruturas administrativas se modificarem com o tempo e, por isso, não haver um organograma permanente, estável e único.

B. Sistema de classificação funcional

Este sistema de classificação tem por base as funções atribuídas a uma instituição para dar cumprimento aos fins para os quais foi criado, às actividades levadas a cabo no desempenho de cada função e às acções que as concretizam.

Por outras palavras, as classes e subclasses – também designadas secções e subsecções – correspondem às diversas funções da entidade produtora do arquivo.

No caso de fundos referentes a períodos cronológicos muito amplos, será mais vantajoso optar‑se pelas funções, em vez dos órgãos, porque são mais permanentes do que a estrutura orgânica.

Para se elaborar um plano de classificação seguindo um sistema de classificação funcional, começamos, em primeiro lugar, por proceder à criação das classes de acordo com as funções-meio da entidade produtora do fundo.

!FUNÇÕES-MEIO
As Funções-Meio estão directamente relacionadas com todas as atribuições que são comuns aos organismos e que permitem o seu funcionamento para cumprimento das funções-fim. As funções-meio mais frequentes e comuns são:

• Contabilidade
• Tesouraria
• Pessoal
• Património
• Economato
• Constituição, Organização e Regulamentação
• Planeamento e Controlo de Actividades

Hoje em dia, contudo, assiste-se cada vez mais à emergência de novas funções-meio, nomeadamente:

• Gestão de Informação
• Relações Públicas e Imagem
• Apoio Jurídico

Em seguida procede-se à criação de classes de acordo com as funções-fim da instituição.

!FUNÇÕES-FIM
As Funções-Fim são as funções directamente ligadas às actividades que cada instituição desenvolve no sentido que atingir aos objectivos que decorrentes da sua missão. Por outras palavras, são as atribuições específicas de um organismo.

Nesta fase revelam-se muito úteis os relatórios e planos de actividade. Por outras palavras, a partir do estudo da legislação e pesquisa de campo, isto é, da documentação, procede-se ao levantamento de:

• Atribuições legais
• Actividades executadas por cada um dos serviços do organismo

Com base nesse estudo procedemos à identificação de:

• FUNÇÕES desempenhadas pela Administração;
• SUBFUNÇÕES decorrentes das FUNÇÕES;
• ACTIVIDADES realizadas;
• DOCUMENTOS gerados no exercício dessas actividades.

De seguida procede-se à identificação das FUNÇÕES-MEIO:

01 Organização Administrativa
02 Comunicação Institucional
03 Gestão de Recursos Humanos
04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais
05 Gestão Orçamentária e Financeira
06 Gestão de Documentos e Informações
07 Gestão de Actividades Complementares

Depois são criadas tantas sub-classes quantas as sub-funções identificadas:

Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Sub-função: 01.01 Ordenamento jurídico
Sub-função: 01.02 Planeamento das acções de governo e controlo dos serviços
Sub-função: 01.03 Apoio à administração pública

Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Sub-função: 02.01 Assessoria de Imprensa
Sub-função: 02.02 Cerimonial
Sub-função: 02.03 Promoção de eventos ou cerimónias oficiais
Sub-função: 02.04 Propaganda e marketing
Sub-função: 02.05 Produção editorial

Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Sub-função: 03.01 Planeamento e formulação de políticas de recursos humanos
Sub-função: 03.02 Selecção e desenvolvimento de recursos humanos
Sub-função: 03.03 Expediente de pessoal
Sub-função: 03.04 Controle da frequência
Sub-função: 03.05 Pagamento de pessoal
Sub-função: 03.06 Segurança e medicina do trabalho
Sub-função: 03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores
Sub-função: 03.08 Coordenação das actividades de convivência infantil

Finalmente, são criadas as classes relativas às actividades e às séries resultantes dessas actividades.

Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Sub-função: 04.01 Controle de compras, serviços e obras
Actividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos
Série: 04.01.01.01 Contratos
Série: 04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos
Série: 04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos
Série: 04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação
Série: 04.01.01.05 Relação de contratos e actos jurídicos análogos e seus aditamentos
Série: 04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação
Série: 04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade

C. Sistema de Classificação Misto ou Orgânico-Funcional

Este sistema de classificação resulta da combinação de dois ou mais tipos de classificação.

6. APROVAÇÃO DA GRELHA DE CLASSIFICAÇÃO

Uma vez fixada a grelha de classificação, e antes de efectuar os restantes trabalhos para a conclusão do plano de classificação, a mesma deve ser sujeita à apreciação da direcção.

7. PREPARAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O plano de classificação, enquanto instrumento de gestão onde se fixam por escrito todos os procedimentos e práticas arquivísticas associados à classificação, deve considerar os seguintes elementos:

• Apresentação geral
• Grelha de classificação
• Descrição de séries
• Instrumentos de pesquisa
• Índice

Apresentação Geral

Na apresentação geral devemos incluir:

• Âmbito do Plano
• Objectivos
• Princípios que presidiram à sua elaboração
• Justificação das opções tomadas
• Sistema de codificação escolhido
• Exercício de identificação de um adequado código de classificação

Grelha de Classificação

Realizadas as fases de recolha sistemática dos assuntos, identificação dos processos e identificação das séries, cabe-nos agora a tarefa de classificar por grupos as séries, isto é, criar a estrutura da classificação, e conceber uma codificação adequada.

Começamos por agrupar em conjuntos próprios as séries relacionadas entre si, quer relativamente à área temática, quer ao tipo de acção ou tramitação.

Atribuímos depois uma designação própria para cada um destes conjuntos de séries suficientemente abrangentes da área em que incide. Estes conjuntos são designados por «CLASSES».

Por sua vez, podemos agrupar um grupo de classes semelhantes numa classe mais vasta.

A apresentação das classes principais e secundárias (correspondentes às sub-divisões de cada classe principal, até ao nível da série) deve traduzir-se numa estrutura que denuncie as relações hierárquicas presentes.

Esta estrutura hierarquizada deve ser simples mas suficientemente abrangente. É de evitar uma classificação com mais de três níveis.

• O 1º nível corresponderá ao órgão que utiliza preferencialmente aquelas séries de processos ou então uma função de carácter geral da instituição. Da escolha obtemos um plano de classificação orgânico, funcional ou orgânico-funcional.
• O 2º nível será um agrupamento de séries idênticas entre si relativamente à área temática, tramitação ou tipos de acção.
• O 3º nível é o nível das séries.

Após a estruturação de uma hierarquia de classes e séries procedemos à sua CODIFICAÇÃO.

A cada classe/sub-classe do plano de classificação é atribuído um código. Através deste código pode reconstituir-se a unidade de um processo, quer em termos físicos, quer em termos intelectuais, nomeadamente quando um mesmo processo inclui informações fixadas em diferentes suportes – papel, microforma, suporte magnético, etc.

TIPOS DE CÓDIGOS

• Numéricos
• Alfanuméricos

A seguir a cada código coloca-se um ponto final de modo a representar a hierarquia existente.

A codificação escolhida deve ser:

• Simples, ou seja, de fácil atribuição e de fácil leitura.
• Aberta, ou seja, deve admitir a criação de novas classes, em todo e qualquer nível.
• Constituída por um número suficiente de caracteres, capaz de responder às exigências hierárquicas da grelha de classificação.
• Constituída por um número de caracteres não demasiado grande, sob pena de difícil entendimento.

Descrição de Séries

Enumeração classificada de todas as séries, com respectiva descrição de conteúdo, considerando, para cada uma:

• Critério de abertura
• Critério de ordenação
• Procedimento administrativo
• Tipologias documentais
• Tramitação

Instrumentos de Pesquisa

Índice

Lista de termos ordenada alfabeticamente, incluindo:

• Títulos das séries, seguidos dos respectivos códigos.
• Termos significativos retirados das descrições de conteúdo das séries, com remissiva para o respectivo título.
• Títulos de séries cuja designação foi abandonada, com remissiva para a série actual, quando entre ambas haja correspondência.

Na elaboração deste índice é de extrema importância procedermos à normalização do vocabulário empregue, pois:

• Garante precisão e agilidade em situações de pesquisa e
• Atribui uma maior confiança ao Sistema.

Atenção!
Nunca utilize abreviaturas e evite o uso de siglas.

8. TESTE DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O novo plano de classificação deve ser aplicado em fase experimental durante um período de tempo julgado conveniente (6 meses a 1 ano).

Previamente, deverá ser dada formação específica aos funcionários envolvidos nos procedimentos documentais, mais intensa aos que directamente procedem às tarefas de classificação.

O acompanhamento assíduo de quem elaborou o plano é condição de sucesso. Durante a fase experimental deverão ser anotadas todas as dúvidas suscitadas na aplicação do plano de classificação.

9. INTRODUÇÃO DE ALTERAÇÕES

Findo o período experimental, deverá ser avaliada a eficiência do plano e, eventualmente, introduzidas alterações julgadas convenientes:

• Na estrutura da grelha de classificação.
• Na designação das classes.
• No sistema de codificação.
• Nos campos de informação dos instrumentos de pesquisa.
• Nos termos do índice, etc.

São parâmetros de avaliação:

• Taxas de recuperação.
• Tempo despendido em cada pesquisa.
• Tempo despendido em cada acto de classificação.
• Volume de documentos inscrito em cada classe, etc.

10. VALIDAÇÃO

O plano de classificação (e agora já não apenas a grelha de classificação) deverá ser aprovado pela entidade competente, na instituição.

11. IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA

• Escolha da data para se iniciar a aplicação do novo plano.
• Libertação de espaços.
• Fixação de modelos de instrumentos de pesquisa.
• Formação aos funcionários envolvidos nos procedimentos documentais.

RECLASSIFICAÇÃO

Por vezes, quando se procede à implementação de um plano de classificação, deparamo-nos com planos já existentes.

Nestes casos, proceder à conversão retrospectiva dos processos é uma tarefa impraticável e muitas vezes inútil.

Impraticável porque implicaria o desmembramento de processos e reagrupamento de documentos à luz da nova estrutura, o que contraria o princípio arquivístico do respeito pela ordem original.

Inútil porque a maior parte das acções de um organismo se desenrola ao longo de um período curto e não se justifica reclassificar processos findos.

Esta opção só deverá ser tomada em consideração nos seguintes casos:

• Quando há necessidade de integrar antecedentes em novos processos muito embora, mesmo nestes casos é costume fotocopiar-se os documentos em causa, sem reclassificar os originais.
• Quando se tratar de processos cuja utilização seja frequente e/ou de conservação permanente.
• Para processos que estão prestes a findar quando se inicia a implantação do novo sistema de classificação, é preferível concluí-los de acordo com o sistema antigo.

REVISÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Na medida em que as instituições/serviços não são estáticas, os planos de classificação, uma vez definidos, são imutáveis. Isto, contudo, não significa que o mesmo não possa ser revisto.

Importa rever o plano de classificação sempre que:

• Ao mesmo sejam imputadas quebras de eficiência ou eficácia do sistema de arquivo;
• A instituição sofra alterações orgânicas e/ou funcionais significativas;
• Na instituição se operem alterações profundas na sua cultura organizacional;
• Se verifique que nem todas as classes criadas estão a ser usadas;
• Se verifique a necessidade de se criar novas classes;
• Se verifique a necessidade de adequar os procedimentos documentais a novas determinações legais ou normativas.

Tratamento Arquivístico: A Classificação

1. INTRODUÇÃO

Uma vez efectuada a identificação dos documentos de acordo com os órgãos produtores, no exercício das suas competências e funções e de acordo com as tipologias documentais determinadas pelo exercício de uma actividade derivada destas, pode o arquivista proceder à segunda fase/operação do tratamento arquivístico: a Classificação.

A classificação é uma operação fundamental no tratamento dos documentos de arquivo ao permitir agrupar os documentos afins e localizar os respectivos processos como também organizar o arquivo, garantindo, deste modo, o cumprimento das regras do tratamento arquivístico.

CONCEITO
“Componente intelectual da organização de um arquivo, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um plano de classificação aos documentos de arquivo.”

Classificar significa, pois, identificar, agrupar e englobar nas respectivas classes segundo um dado sistema ou método de classificação, os documentos de um mesmo arquivo, visando a constituição de blocos homogéneos de informação, de fácil reconhecimento e utilização.

Classe pode ser, assim, definida como um conjunto unívoco (isto é, composto por muitos documentos distintos mas do mesmo género) e ordenado de unidades arquivísticas, que se associam de acordo com determinados critérios de classificação, para efeitos da sua posterior localização e recuperação.

A Classe é, pois, o mais amplo agrupamento sistémico de documentos de um arquivo, associados desde a sua origem em função de determinadas características comuns.

O respeito pela proveniência pressupõe tanto o respeito pela estrutura orgânica em que os documentos foram produzidos, como o respeito pela estrutura da actividade funcional do órgão, como também o respeito pela estrutura de cada procedimento que faz com que os documentos sejam criados sequencialmente de acordo com as normas que os regulam e com as incidências próprias de cada procedimento, formando, desta forma, um processo.

Por tudo isto, o arquivista deve, na altura da classificação, ter presente as seguintes questões:

• Quem é o órgão ou serviço produtor?
• Quais são as suas funções?
• Que actividades desenvolve o serviço produtor para cumprir as funções em relação às competências que lhe foram atribuídas?
• A que tipologia documental pertence?
• Que normas regulam o procedimento?

NUNCA se deverá classificar um Fundo Arquivístico por assuntos (nem por lugares, pessoas ou cronologicamente) porque:

• Se perde o valor de prova e testemunho do documento de arquivo;
• Porque um documento pode ter vários assuntos e, desta forma, estaríamos a formar uma colecção de documentos;
• Porque esta classificação estaria sempre dependente dos critérios subjectivos de quem elaborou o plano de classificação pelo que dificultaria a pesquisa de documentos por qualquer outra pessoa.

Para recuperar os assuntos deve o arquivista criar índices ou verbetes.

Uma correcta classificação na fase dos Arquivos Correntes é fundamental uma vez que é a única fase em que, na realidade, se classificam os documentos.

Nas restantes fases de Arquivo já não se classificam os documentos mas apenas os Fundos Arquivísticos.

Assim, na fase do Arquivo Intermédio o arquivista irá relacionar as distintas divisões de um Fundo (Departamentos, Divisões, Repartições, Secções, etc.) para formar o próprio Fundo de Arquivo da Instituição, isto é, vai estabelecer a hierarquia interna da totalidade do Fundo.

Finalmente, na fase de Arquivo Histórico ou Definitivo, o arquivista vai relacionar os distintos Fundos (pessoais, familiares, empresariais, etc.), isto é, vai estabelecer a hierarquia externa dos diversos Fundos.

Independentemente das fases de Arquivo, a classificação deverá ser sempre feita com base no Princípio de Proveniência e do Respeito pela Estrutura e Ordem Original.

2. OBJECTIVOS DA CLASSIFICAÇÃO

Objectivos Gerais

• Organizar o arquivo de forma útil e racional, garantindo, assim, a sua operacionalidade enquanto centro activo de documentação e informação ao serviço da entidade produtora.
• Alcançar uma maior economia dos custos de funcionamento do serviço de arquivo, através de um melhor aproveitamento do espaço disponível e da redução das despesas com a criação dos documentos, com a sua tramitação, arquivamento e comunicação.
• Melhorar a imagem da entidade produtora, desburocratizando procedimentos e circuitos, modernizando e racionalizando o sistema de gestão do arquivo de forma a torna-lo mais eficaz, tanto a nível interno, como na sua capacidade de resposta às solicitações do exterior.

Objectivos Específicos

• Simplificar a busca, localização e recuperação dos documentos, de modo a responder rápida e eficazmente às necessidades de informação e de consulta.
• Fomentar a normalização e a avaliação continua dos documentos de forma a controlar o crescimento da produção documental, bem como a ordem e disciplina das operações de arquivo.
• Contribuir para a definição mais adequada dos prazos de retenção dos documentos, visando melhorar o funcionamento e gestão do serviço de arquivo corrente e a sua articulação com o intermédio.
• Poupar aos seus utilizadores demoras ou perdas de tempo inúteis, encurtando os tempos médios de resposta.
• Favorecer a manutenção dos arquivos através, por um lado, da selecção e protecção dos documentos de conservação permanente desde a sua criação e, por outro, da eliminação selectiva e metódica dos documentos desprovidos de interesse informativo e arquivístico.
• Alcançar um nível de qualidade mais elevado dos serviços prestados.

Tratamento Arquivístico: A Identificação

A identificação do produtor é uma operação prévia à classificação e que conduz ao conhecimento da instituição e das unidades administrativas que produzem os documentos assim como as suas funções.

Este conhecimento é feito com base, por um lado, nos instrumentos normativos e legais que possam estar na origem da instituição produtora e, por outro lado, recorrendo a bibliografia relacionada com o organismo em questão.

Também o estudo das tipologias documentais produzidas é uma fonte importante de recolha de informação, uma vez que são a consequência e a expressão das actividades da entidade produtora no exercício das suas funções.

Dentro desta fase existem, pois, quatro etapas fundamentais:

1. Estudo da instituição (estrutura orgânica)
2. Estudo das suas competências e das suas funções.
3. Estudo das tipologias documentais produzidas.

1. A Administração Pública portuguesa é composta por um conjunto vasto de instituições e organismos que a compõem. A todos estes órgãos são atribuídas determinadas competências e funções através de uma norma jurídica ou regulamentar que determina não só a sua forma de integração e dependência hierárquica mas também os meios necessários para funcionar e atingir os seus objectivos.

2. As instituições, e os seus respectivos serviços, são consideradas entidades produtoras de documentos quando, para além de terem a competência para emitir documentos que seguem uma determinada tramitação administrativa, são também responsáveis pela gestão e tramitação dos documentos que originam.

! COMPETÊNCIA
“É a medida de poder que corresponde a cada órgão, sendo sempre uma determinação normativa ou legal.”

A importância do estudo das competências de uma determinada instituição deve-se a dois factores:

• Porque é um elemento essencial da organização administrativa e da configuração dos órgãos e respectivos serviços;
• Porque é um elemento que introduz nos documentos os assuntos, os lugares, as pessoas e a cronologia.
  

! FUNÇÕES
“É a capacidade de actuação, própria dos órgãos da Administração, através de actividades e tarefas.”

Por outras palavras, é o conjunto de actividades e tarefas específicas necessárias para cumprir uma função.

! TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
“É a expressão tipificada de uma unidade documental com características estruturais homogéneas, normalmente regulada por uma norma de procedimento administrativo, derivada do exercício de uma mesma função e realizada por um determinado órgão, serviço ou pessoa com competência para o fazer.”

3. É, pois, a função da entidade produtora que dá lugar ao estabelecimento das tipologias documentais uma vez que é ela que determina os seus procedimentos administrativos.

Exemplo
Instituição: Câmara Municipal
Função: Protecção do património cultural concelhio
Tipologia Documental: Processo de classificação de bens móveis e imóveis

A tipologia documental, juntamente com o órgão produtor de documentos, é o elemento essencial para a formação das séries documentais.

De facto, se relacionarmos as unidades documentais pertencentes a uma mesma tipologia documental com o órgão que a produziu e com a função que lhe determinou os procedimentos administrativos, teremos a série documental.

A série documental deve, pois, ser entendida como o conjunto de documentos correspondentes a uma mesma tipologia documental, produzida por um mesmo órgão no exercício de uma função determinada dentro da mesma instituição.

Assim, nas séries documentais encontramos os seguintes elementos:

• Serviço produtor
• Funções do mesmo
• Tipologia(s) documental

Um serviço produtor, em virtude das suas competências e funções, pode gerar uma ou várias tipologias documentais pertencentes, por sua vez, a uma ou várias séries documentais.

As séries documentais, mais do que as funções, são o elemento chave para a classificação uma vez que a mesma função é ou pode ser exercida por diferentes serviços.

Fases do Tratamento Arquivístico

O tratamento arquivístico define-se como um conjunto de procedimentos técnicos que se aplicam aos documentos em cada uma das suas idades e que têm como finalidade a conservação física, organização, descrição e comunicação dos arquivos.

Os procedimentos técnicos desenrolam-se em várias FASES/OPERAÇÕES que se englobam dentro da organização dos fundos de arquivo e que são as seguintes:

• IDENTIFICAÇÃO
• CLASSIFICAÇÃO
• ORDENAÇÃO
• DESCRIÇÃO
• INSTALAÇÃO

Só depois de concluídas estas operações se tornará possível recuperar a informação e comunicar os documentos aos utilizadores do serviço de arquivo.

Este aspecto torna-se, nos dias de hoje, tão mais importante quanto é sabido que vivemos numa era em que o acesso pronto à informação é sentido não só como uma necessidade mas também como um direito.

O Objecto da Arquivística

1. O CONCEITO DE ARQUIVÍSTICA

Ciência que tem por objecto os arquivos, os princípios e os métodos da sua constituição, conservação, organização e comunicação.

2. O CONCEITO DE ARQUIVO – ELEMENTOS DA DEFINIÇÃO

• INSTITUIÇÃO
  Instituição responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo.
  
• EDIFÍCIO
  Edifício, ou parte de um edifício, onde são recebidos, conservados os documentos de arquivo.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, qualquer que seja a sua data e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa, instituição pública ou privada no decurso da sua gestão, conservados respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho e informação, para a pessoa ou instituição que os produz, para os cidadãos ou para servir como fonte para a História.

2.1. O CONCEITO DE BIBLIOTECA

• INSTITUIÇÃO
  Organismo ou parte de uma organização cujo objectivo principal é organizar colecções, actualizá-las e facilitar o acesso a documentos que respondam às necessidades dos utilizadores nos aspectos de informação, educação ou lazer.
• EDIFÍCIO
  Edifício destinado a abrigar colecções de livros e documentos, devidamente ordenados, para consulta pública ou particular.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Qualquer colecção organizada de livros e de publicações em série e impressos ou de quaisquer documentos gráficos ou audiovisuais, disponíveis para empréstimo ou consulta.
  

2.2. O CONCEITO DE MUSEU

• INSTITUIÇÃO
  Organismo encarregado de reunir, conservar e expor documentos de valor.
• EDIFÍCIO
  Edifício destinado a abrigar colecções de documentos de interesse científico ou cultural conservados de forma permanente e que podem estar patentes ao público.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Colecção de documentos de interesse científico ou cultural conservados de forma permanente e que podem estar patentes ao público.
  

! COLECÇÃO
Reagrupamento voluntário de objectos, informações de diversas proveniências, reunido em função da semelhança de uma ou várias das suas características.

3. DOCUMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTO DE BIBLIOTECA: DIFERENÇAS

• Quanto ao Tipo
  O documento de arquivo é, na sua maior parte, manuscrito, mas também iconográfico e de suporte informático.
  O documento de biblioteca é, na sua maior parte, impresso.
• Quanto à Quantidade
  O documento de arquivo resulta da maior ou menor actividade da instituição.
  O documento de biblioteca depende da maior ou menor verba orçamental da instituição.
• Quanto à Origem
  O documento de arquivo resulta da actividade da entidade produtora.
  O documento de biblioteca tem origem na compra, doação e/ou permuta.
• Quanto ao Número
  O documento de arquivo é único.
  O documento de biblioteca existe em vários exemplares, consoante a tiragem de uma edição.
• Quanto ao Valor Cultural
  O documento de arquivo tem um valor cultural a posteriori.
  O documento de biblioteca tem um valor cultural a priori.
• Quanto à Classificação
  A classificação de um documento de arquivo resulta de um plano orgânico e funcional.
  A classificação de um documento de biblioteca resulta de um esquema temático como, por exemplo, a CDU.
• Quanto à Descrição
  A descrição de um documento de arquivo é multinível.
  A descrição de um documento de biblioteca é feita peça a peça.
• Quanto aos Instrumentos de Pesquisa
  Os principais instrumentos de pesquisa arquivísticos são os Guias, Inventários, Catálogos, etc.
  Os instrumentos de descrição biblioteconómicos são os Catálogos – onomásticos, de títulos, ideográficos, topográficos, sistemáticos, etc. – e Bibliografias.

3.1. CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

• Considera-se como Documento qualquer testemunho da actividade humana, fixado num suporte perdurável.
• A formação dos documentos de arquivo é resultante de um processo natural, isto é, são produto da actividade de uma pessoa ou instituição.
• Como as pessoas e as instituições estão sujeitas a leis e regulamentos, os documentos de arquivo são produzidos de acordo com procedimentos normativos, resultando daí uma organização própria. A noção de arquivo é, por este motivo, oposta à de colecção, cuja formação e crescimento deriva de critérios subjectivos.
• O arquivo é produzido com documentos de todo o tempo, isto é, independentemente da data da sua criação e como são produzidos num processo contínuo, organizam-se por séries documentais.
• Os documentos de arquivo são conservados para prestar um serviço, sendo usados ou como prova de direitos ou como informação de antecedentes.

4. O DOCUMENTO DE ARQUIVO: ATRIBUTOS EXTERNOS E INTERNOS

Uma das características fundamentais dos arquivos prende-se com a unicidade dos seus documentos. Esta unicidade deriva da reunião de três características nos documentos de arquivo:

1. Integridade nos seus caracteres externos e internos;
2. Autenticidade do documento, isto é, que este não seja falso. Um documento é considerado como autentico quando a sua autoria, lugar e data correspondem à que nele são declarados.
   ATENÇÃO!
   Não confundir autenticidade com veracidade. Um documento pode ser autêntico mas não ser verídico.
3. Ingenuidade, ou seja, o grau de relação de um documento com o facto documentado (original, cópia, traslado, etc.).

4.1. ATRIBUTOS EXTERNOS

São os que se referem à materialidade do documento.

• CLASSE
  Meio pelo qual se transmite a informação.
  EXEMPLO:
  Documentos Tradicionais (textuais e gráficos) e Documentos Novos (fotografias, registos sonoros e documentos legíveis por máquinas)
• TIPO
  Número e disposição dos elementos da informação no documento.
  EXEMPLO:
  - No âmbito da actividade administrativa
  Notas de serviço, ofícios, mensagens, pareceres, informações, propostas, actas...
  - No âmbito dos documentos normativos ou programáticos
  Despachos, directivas, determinações, ordens de serviço, notas internas...
  - No âmbito disciplinar e judicial
  Participações, queixas, reclamações, processos disciplinares, notificações, autos, cartas precatórias...
  - No âmbito dos documentos apresentados ou enviados por pessoas, a título individual
  Requerimentos, exposições, declarações, correspondência...
• FORMA OU TRADIÇÃO DOCUMENTAL
  Forma como os documentos chegaram até aos nossos dias. O processo de elaboração de um documento dá origem às seguintes formas: minuta, original – autógrafos, heterógrafos, originais múltiplos –, categorias intermédias – ampliações, fac-símiles, inserções, etc. – e cópias – autografas, autenticadas, etc.
  
  Minutas
  Documentos preparatórios do documento original.
  Originais
  Documentos feitos por vontade directa dos seus autores e conservados na matéria e na forma em que foram emitidos. Os originais podem ser simples ou compostos consoante estejam constituídos por uma só unidade ou por um conjunto de documentos simples acumulados durante a resolução de um determinados assunto – processo.
  Cópias
  As cópias nascem com a finalidade de reproduzir originais existentes e substituir originais perdidos. As cópias podem ser feitas pelas instituições para efeitos de gestão interna ou a pedido de alguma parte interessada – neste caso são, normalmente, autenticadas.
  
• FORMATO
  Configuração física do documento.
  EXEMPLO:
  Fólio, bifólio, caderno, pasta, livro...
• QUANTIDADE
  Quantificação dos documentos. É, nos dias de hoje, um aspecto da maior importância pois está relacionado não só com questões de conservação, o qual impõe programas de avaliação e selecção, mas também com custos financeiros.
  EXEMPLO:
  2 fl, 1 lv, 3 cd, 5 mç...
• SUPORTE
  Matéria que serve de suporte à escrita.
  EXEMPLO:
  Papel, pergaminho, disquetes, cd-roms

4.2. ATRIBUTOS INTERNOS

• ENTIDADE PRODUTORA/AUTOR
  Pessoa ou instituição que produziu o documento.
  Também podemos falar de origem funcional. Neste caso procuramos identificar a razão pela qual se produziram os documentos, isto é, saber qual a função administrativa que lhes deu origem assim como o seu trâmite administrativo.
  
  Documentos Externos / Documentos Internos
  
• DESTINATÁRIO
• DATA OU DATAS EXTREMAS
• LUGAR OU LOCAL
• ASSUNTO OU CONTEÚDO