Planos de Classificação: Metodologia

O plano de classificação é um elemento estruturante do sistema do arquivo de qualquer organismo, na medida em que se apresenta como um conjunto de regras claramente definidas que promovem a organização dos documentos de arquivo.

Como elaborar, pois, um plano de classificação? Não há nenhuma norma, quer portuguesa quer internacional, para a elaboração de planos de classificação. Neste sentido, a metodologia que apresentamos deve servir apenas de um modelo possível e não de norma obrigatória.

• Reconhecimento da necessidade.
• Definição do universo a que se destina o plano de classificação.
• Análise do contexto da produção documental.
• Levantamento e análise documental.
• Definição da grelha de classificação.
• Aprovação da grelha de classificação.
• Preparação do plano de classificação.
• Teste do plano de classificação.
• Introdução das alterações necessárias.
• Validação do plano de classificação.
• Implementação do novo sistema de classificação.

1. RECONHECIMENTO DA NECESSIDADE

A decisão de elaborar e/ou de reformular um plano de classificação de um organismo não deve ser tomada aprioristicamente, isto é, ela deverá decorrer necessariamente de um diagnóstico e análise de necessidades previamente efectuado.

2. DEFINIÇÃO DO UNIVERSO A QUE SE DESTINA

Normalmente, o processo de elaboração de um plano de classificação deverá incidir sobre a máxima unidade arquivística, ou seja, um fundo documental.

Quando a dimensão e/ou a estrutura do organismo for muito grande é possível, contudo, restringir o plano de classificação a uma ou várias sub-unidades da instituição, mantendo, no entanto, uma perspectiva de integração global.

3. ANÁLISE DO CONTEXTO

Conhecer as características da instituição sobre o qual o plano de classificação irá operar, de forma a adequá-lo aos seus imperativos e necessidades.

Esta etapa passa pelo levantamento e análise de:

• Legislação, normas e regulamentos a que a instituição está sujeita.
• Estrutura orgânica e funcional – macro e microestrutura.
• Implantação do sistema de arquivo.
• Recursos existentes para a área de gestão de documentos.
• Necessidades de informação/documentos por parte do sistema.
• Apreciações dos funcionários sobre o sistema de arquivo.

4. LEVANTAMENTO E ANÁLISE DOCUMENTAL

Objectivo

Conhecer as características da documentação que o plano de classificação irá estruturar.

Esta etapa obriga-nos a:

• Uma consulta do(s) plano(s) de classificação e/ou classificador(es) existentes.
• Consultar os instrumentos de descrição documental existentes.
• A leitura destes instrumentos dará uma ideia clara do que é uma parcela significativa da produção documental do serviço.
• Levantamento sistemático de assuntos.

Levantamento Sistemático de Assuntos

Esta fase consiste num estudo sistemático dos processos existentes no arquivo com vista ao levantamento de todos os assuntos tratados pela instituição em causa. É daqui que irão sair as classes de um futuro plano de classificação.

Dentro de cada série só se estuda e recolhe dados de entre 5% a 10% do número total de processos da série em análise.

Séries fechadas não têm interesse para o levantamento já que estas não farão parte do plano de classificação.

5. DEFINIÇÃO DA GRELHA DE CLASSIFICAÇÃO

A análise do contexto de produção e a análise documental irão evidenciar o sistema de classificação que melhor se adequa ao organismo em causa.

A. Sistema de classificação orgânico

Este sistema de classificação tem por base a estrutura orgânica da instituição, geralmente representada num organograma.

Neste sistema o plano de classificação assenta, pois, nas estruturas hierárquicas administrativas da entidade produtora, estando o documento classificado segundo os vários departamentos, direcções de serviço, repartições, secções, etc. e a respectiva ordem hierárquica dessas divisões.

No caso de um organismo com uma estrutura hierárquica complexa, cada agrupamento documental terá tantas divisões quantas as necessárias, de forma a reproduzir os níveis da estrutura hierárquica da principal unidade administrativa.

As diversas séries documentais que forem sendo identificadas representam o testemunho das actividades desenvolvidas pelo organismo. Desta forma, cada uma delas ocupará o lugar que lhe é destinado dentro, do quadro. Os critérios de ordenação dentro de cada classe ser‑lhes‑ão determinados pelo volume da documentação nela incluída ou por outros factores de que adiante se falará.

Este sistema apresenta o inconveniente de as estruturas administrativas se modificarem com o tempo e, por isso, não haver um organograma permanente, estável e único.

B. Sistema de classificação funcional

Este sistema de classificação tem por base as funções atribuídas a uma instituição para dar cumprimento aos fins para os quais foi criado, às actividades levadas a cabo no desempenho de cada função e às acções que as concretizam.

Por outras palavras, as classes e subclasses – também designadas secções e subsecções – correspondem às diversas funções da entidade produtora do arquivo.

No caso de fundos referentes a períodos cronológicos muito amplos, será mais vantajoso optar‑se pelas funções, em vez dos órgãos, porque são mais permanentes do que a estrutura orgânica.

Para se elaborar um plano de classificação seguindo um sistema de classificação funcional, começamos, em primeiro lugar, por proceder à criação das classes de acordo com as funções-meio da entidade produtora do fundo.

!FUNÇÕES-MEIO
As Funções-Meio estão directamente relacionadas com todas as atribuições que são comuns aos organismos e que permitem o seu funcionamento para cumprimento das funções-fim. As funções-meio mais frequentes e comuns são:

• Contabilidade
• Tesouraria
• Pessoal
• Património
• Economato
• Constituição, Organização e Regulamentação
• Planeamento e Controlo de Actividades

Hoje em dia, contudo, assiste-se cada vez mais à emergência de novas funções-meio, nomeadamente:

• Gestão de Informação
• Relações Públicas e Imagem
• Apoio Jurídico

Em seguida procede-se à criação de classes de acordo com as funções-fim da instituição.

!FUNÇÕES-FIM
As Funções-Fim são as funções directamente ligadas às actividades que cada instituição desenvolve no sentido que atingir aos objectivos que decorrentes da sua missão. Por outras palavras, são as atribuições específicas de um organismo.

Nesta fase revelam-se muito úteis os relatórios e planos de actividade. Por outras palavras, a partir do estudo da legislação e pesquisa de campo, isto é, da documentação, procede-se ao levantamento de:

• Atribuições legais
• Actividades executadas por cada um dos serviços do organismo

Com base nesse estudo procedemos à identificação de:

• FUNÇÕES desempenhadas pela Administração;
• SUBFUNÇÕES decorrentes das FUNÇÕES;
• ACTIVIDADES realizadas;
• DOCUMENTOS gerados no exercício dessas actividades.

De seguida procede-se à identificação das FUNÇÕES-MEIO:

01 Organização Administrativa
02 Comunicação Institucional
03 Gestão de Recursos Humanos
04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais
05 Gestão Orçamentária e Financeira
06 Gestão de Documentos e Informações
07 Gestão de Actividades Complementares

Depois são criadas tantas sub-classes quantas as sub-funções identificadas:

Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Sub-função: 01.01 Ordenamento jurídico
Sub-função: 01.02 Planeamento das acções de governo e controlo dos serviços
Sub-função: 01.03 Apoio à administração pública

Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Sub-função: 02.01 Assessoria de Imprensa
Sub-função: 02.02 Cerimonial
Sub-função: 02.03 Promoção de eventos ou cerimónias oficiais
Sub-função: 02.04 Propaganda e marketing
Sub-função: 02.05 Produção editorial

Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Sub-função: 03.01 Planeamento e formulação de políticas de recursos humanos
Sub-função: 03.02 Selecção e desenvolvimento de recursos humanos
Sub-função: 03.03 Expediente de pessoal
Sub-função: 03.04 Controle da frequência
Sub-função: 03.05 Pagamento de pessoal
Sub-função: 03.06 Segurança e medicina do trabalho
Sub-função: 03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores
Sub-função: 03.08 Coordenação das actividades de convivência infantil

Finalmente, são criadas as classes relativas às actividades e às séries resultantes dessas actividades.

Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Sub-função: 04.01 Controle de compras, serviços e obras
Actividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos
Série: 04.01.01.01 Contratos
Série: 04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos
Série: 04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos
Série: 04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação
Série: 04.01.01.05 Relação de contratos e actos jurídicos análogos e seus aditamentos
Série: 04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação
Série: 04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade

C. Sistema de Classificação Misto ou Orgânico-Funcional

Este sistema de classificação resulta da combinação de dois ou mais tipos de classificação.

6. APROVAÇÃO DA GRELHA DE CLASSIFICAÇÃO

Uma vez fixada a grelha de classificação, e antes de efectuar os restantes trabalhos para a conclusão do plano de classificação, a mesma deve ser sujeita à apreciação da direcção.

7. PREPARAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O plano de classificação, enquanto instrumento de gestão onde se fixam por escrito todos os procedimentos e práticas arquivísticas associados à classificação, deve considerar os seguintes elementos:

• Apresentação geral
• Grelha de classificação
• Descrição de séries
• Instrumentos de pesquisa
• Índice

Apresentação Geral

Na apresentação geral devemos incluir:

• Âmbito do Plano
• Objectivos
• Princípios que presidiram à sua elaboração
• Justificação das opções tomadas
• Sistema de codificação escolhido
• Exercício de identificação de um adequado código de classificação

Grelha de Classificação

Realizadas as fases de recolha sistemática dos assuntos, identificação dos processos e identificação das séries, cabe-nos agora a tarefa de classificar por grupos as séries, isto é, criar a estrutura da classificação, e conceber uma codificação adequada.

Começamos por agrupar em conjuntos próprios as séries relacionadas entre si, quer relativamente à área temática, quer ao tipo de acção ou tramitação.

Atribuímos depois uma designação própria para cada um destes conjuntos de séries suficientemente abrangentes da área em que incide. Estes conjuntos são designados por «CLASSES».

Por sua vez, podemos agrupar um grupo de classes semelhantes numa classe mais vasta.

A apresentação das classes principais e secundárias (correspondentes às sub-divisões de cada classe principal, até ao nível da série) deve traduzir-se numa estrutura que denuncie as relações hierárquicas presentes.

Esta estrutura hierarquizada deve ser simples mas suficientemente abrangente. É de evitar uma classificação com mais de três níveis.

• O 1º nível corresponderá ao órgão que utiliza preferencialmente aquelas séries de processos ou então uma função de carácter geral da instituição. Da escolha obtemos um plano de classificação orgânico, funcional ou orgânico-funcional.
• O 2º nível será um agrupamento de séries idênticas entre si relativamente à área temática, tramitação ou tipos de acção.
• O 3º nível é o nível das séries.

Após a estruturação de uma hierarquia de classes e séries procedemos à sua CODIFICAÇÃO.

A cada classe/sub-classe do plano de classificação é atribuído um código. Através deste código pode reconstituir-se a unidade de um processo, quer em termos físicos, quer em termos intelectuais, nomeadamente quando um mesmo processo inclui informações fixadas em diferentes suportes – papel, microforma, suporte magnético, etc.

TIPOS DE CÓDIGOS

• Numéricos
• Alfanuméricos

A seguir a cada código coloca-se um ponto final de modo a representar a hierarquia existente.

A codificação escolhida deve ser:

• Simples, ou seja, de fácil atribuição e de fácil leitura.
• Aberta, ou seja, deve admitir a criação de novas classes, em todo e qualquer nível.
• Constituída por um número suficiente de caracteres, capaz de responder às exigências hierárquicas da grelha de classificação.
• Constituída por um número de caracteres não demasiado grande, sob pena de difícil entendimento.

Descrição de Séries

Enumeração classificada de todas as séries, com respectiva descrição de conteúdo, considerando, para cada uma:

• Critério de abertura
• Critério de ordenação
• Procedimento administrativo
• Tipologias documentais
• Tramitação

Instrumentos de Pesquisa

Índice

Lista de termos ordenada alfabeticamente, incluindo:

• Títulos das séries, seguidos dos respectivos códigos.
• Termos significativos retirados das descrições de conteúdo das séries, com remissiva para o respectivo título.
• Títulos de séries cuja designação foi abandonada, com remissiva para a série actual, quando entre ambas haja correspondência.

Na elaboração deste índice é de extrema importância procedermos à normalização do vocabulário empregue, pois:

• Garante precisão e agilidade em situações de pesquisa e
• Atribui uma maior confiança ao Sistema.

Atenção!
Nunca utilize abreviaturas e evite o uso de siglas.

8. TESTE DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O novo plano de classificação deve ser aplicado em fase experimental durante um período de tempo julgado conveniente (6 meses a 1 ano).

Previamente, deverá ser dada formação específica aos funcionários envolvidos nos procedimentos documentais, mais intensa aos que directamente procedem às tarefas de classificação.

O acompanhamento assíduo de quem elaborou o plano é condição de sucesso. Durante a fase experimental deverão ser anotadas todas as dúvidas suscitadas na aplicação do plano de classificação.

9. INTRODUÇÃO DE ALTERAÇÕES

Findo o período experimental, deverá ser avaliada a eficiência do plano e, eventualmente, introduzidas alterações julgadas convenientes:

• Na estrutura da grelha de classificação.
• Na designação das classes.
• No sistema de codificação.
• Nos campos de informação dos instrumentos de pesquisa.
• Nos termos do índice, etc.

São parâmetros de avaliação:

• Taxas de recuperação.
• Tempo despendido em cada pesquisa.
• Tempo despendido em cada acto de classificação.
• Volume de documentos inscrito em cada classe, etc.

10. VALIDAÇÃO

O plano de classificação (e agora já não apenas a grelha de classificação) deverá ser aprovado pela entidade competente, na instituição.

11. IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA

• Escolha da data para se iniciar a aplicação do novo plano.
• Libertação de espaços.
• Fixação de modelos de instrumentos de pesquisa.
• Formação aos funcionários envolvidos nos procedimentos documentais.

RECLASSIFICAÇÃO

Por vezes, quando se procede à implementação de um plano de classificação, deparamo-nos com planos já existentes.

Nestes casos, proceder à conversão retrospectiva dos processos é uma tarefa impraticável e muitas vezes inútil.

Impraticável porque implicaria o desmembramento de processos e reagrupamento de documentos à luz da nova estrutura, o que contraria o princípio arquivístico do respeito pela ordem original.

Inútil porque a maior parte das acções de um organismo se desenrola ao longo de um período curto e não se justifica reclassificar processos findos.

Esta opção só deverá ser tomada em consideração nos seguintes casos:

• Quando há necessidade de integrar antecedentes em novos processos muito embora, mesmo nestes casos é costume fotocopiar-se os documentos em causa, sem reclassificar os originais.
• Quando se tratar de processos cuja utilização seja frequente e/ou de conservação permanente.
• Para processos que estão prestes a findar quando se inicia a implantação do novo sistema de classificação, é preferível concluí-los de acordo com o sistema antigo.

REVISÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Na medida em que as instituições/serviços não são estáticas, os planos de classificação, uma vez definidos, são imutáveis. Isto, contudo, não significa que o mesmo não possa ser revisto.

Importa rever o plano de classificação sempre que:

• Ao mesmo sejam imputadas quebras de eficiência ou eficácia do sistema de arquivo;
• A instituição sofra alterações orgânicas e/ou funcionais significativas;
• Na instituição se operem alterações profundas na sua cultura organizacional;
• Se verifique que nem todas as classes criadas estão a ser usadas;
• Se verifique a necessidade de se criar novas classes;
• Se verifique a necessidade de adequar os procedimentos documentais a novas determinações legais ou normativas.

Tratamento Arquivístico: A Classificação

1. INTRODUÇÃO

Uma vez efectuada a identificação dos documentos de acordo com os órgãos produtores, no exercício das suas competências e funções e de acordo com as tipologias documentais determinadas pelo exercício de uma actividade derivada destas, pode o arquivista proceder à segunda fase/operação do tratamento arquivístico: a Classificação.

A classificação é uma operação fundamental no tratamento dos documentos de arquivo ao permitir agrupar os documentos afins e localizar os respectivos processos como também organizar o arquivo, garantindo, deste modo, o cumprimento das regras do tratamento arquivístico.

CONCEITO
“Componente intelectual da organização de um arquivo, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um plano de classificação aos documentos de arquivo.”

Classificar significa, pois, identificar, agrupar e englobar nas respectivas classes segundo um dado sistema ou método de classificação, os documentos de um mesmo arquivo, visando a constituição de blocos homogéneos de informação, de fácil reconhecimento e utilização.

Classe pode ser, assim, definida como um conjunto unívoco (isto é, composto por muitos documentos distintos mas do mesmo género) e ordenado de unidades arquivísticas, que se associam de acordo com determinados critérios de classificação, para efeitos da sua posterior localização e recuperação.

A Classe é, pois, o mais amplo agrupamento sistémico de documentos de um arquivo, associados desde a sua origem em função de determinadas características comuns.

O respeito pela proveniência pressupõe tanto o respeito pela estrutura orgânica em que os documentos foram produzidos, como o respeito pela estrutura da actividade funcional do órgão, como também o respeito pela estrutura de cada procedimento que faz com que os documentos sejam criados sequencialmente de acordo com as normas que os regulam e com as incidências próprias de cada procedimento, formando, desta forma, um processo.

Por tudo isto, o arquivista deve, na altura da classificação, ter presente as seguintes questões:

• Quem é o órgão ou serviço produtor?
• Quais são as suas funções?
• Que actividades desenvolve o serviço produtor para cumprir as funções em relação às competências que lhe foram atribuídas?
• A que tipologia documental pertence?
• Que normas regulam o procedimento?

NUNCA se deverá classificar um Fundo Arquivístico por assuntos (nem por lugares, pessoas ou cronologicamente) porque:

• Se perde o valor de prova e testemunho do documento de arquivo;
• Porque um documento pode ter vários assuntos e, desta forma, estaríamos a formar uma colecção de documentos;
• Porque esta classificação estaria sempre dependente dos critérios subjectivos de quem elaborou o plano de classificação pelo que dificultaria a pesquisa de documentos por qualquer outra pessoa.

Para recuperar os assuntos deve o arquivista criar índices ou verbetes.

Uma correcta classificação na fase dos Arquivos Correntes é fundamental uma vez que é a única fase em que, na realidade, se classificam os documentos.

Nas restantes fases de Arquivo já não se classificam os documentos mas apenas os Fundos Arquivísticos.

Assim, na fase do Arquivo Intermédio o arquivista irá relacionar as distintas divisões de um Fundo (Departamentos, Divisões, Repartições, Secções, etc.) para formar o próprio Fundo de Arquivo da Instituição, isto é, vai estabelecer a hierarquia interna da totalidade do Fundo.

Finalmente, na fase de Arquivo Histórico ou Definitivo, o arquivista vai relacionar os distintos Fundos (pessoais, familiares, empresariais, etc.), isto é, vai estabelecer a hierarquia externa dos diversos Fundos.

Independentemente das fases de Arquivo, a classificação deverá ser sempre feita com base no Princípio de Proveniência e do Respeito pela Estrutura e Ordem Original.

2. OBJECTIVOS DA CLASSIFICAÇÃO

Objectivos Gerais

• Organizar o arquivo de forma útil e racional, garantindo, assim, a sua operacionalidade enquanto centro activo de documentação e informação ao serviço da entidade produtora.
• Alcançar uma maior economia dos custos de funcionamento do serviço de arquivo, através de um melhor aproveitamento do espaço disponível e da redução das despesas com a criação dos documentos, com a sua tramitação, arquivamento e comunicação.
• Melhorar a imagem da entidade produtora, desburocratizando procedimentos e circuitos, modernizando e racionalizando o sistema de gestão do arquivo de forma a torna-lo mais eficaz, tanto a nível interno, como na sua capacidade de resposta às solicitações do exterior.

Objectivos Específicos

• Simplificar a busca, localização e recuperação dos documentos, de modo a responder rápida e eficazmente às necessidades de informação e de consulta.
• Fomentar a normalização e a avaliação continua dos documentos de forma a controlar o crescimento da produção documental, bem como a ordem e disciplina das operações de arquivo.
• Contribuir para a definição mais adequada dos prazos de retenção dos documentos, visando melhorar o funcionamento e gestão do serviço de arquivo corrente e a sua articulação com o intermédio.
• Poupar aos seus utilizadores demoras ou perdas de tempo inúteis, encurtando os tempos médios de resposta.
• Favorecer a manutenção dos arquivos através, por um lado, da selecção e protecção dos documentos de conservação permanente desde a sua criação e, por outro, da eliminação selectiva e metódica dos documentos desprovidos de interesse informativo e arquivístico.
• Alcançar um nível de qualidade mais elevado dos serviços prestados.

Tratamento Arquivístico: A Identificação

A identificação do produtor é uma operação prévia à classificação e que conduz ao conhecimento da instituição e das unidades administrativas que produzem os documentos assim como as suas funções.

Este conhecimento é feito com base, por um lado, nos instrumentos normativos e legais que possam estar na origem da instituição produtora e, por outro lado, recorrendo a bibliografia relacionada com o organismo em questão.

Também o estudo das tipologias documentais produzidas é uma fonte importante de recolha de informação, uma vez que são a consequência e a expressão das actividades da entidade produtora no exercício das suas funções.

Dentro desta fase existem, pois, quatro etapas fundamentais:

1. Estudo da instituição (estrutura orgânica)
2. Estudo das suas competências e das suas funções.
3. Estudo das tipologias documentais produzidas.

1. A Administração Pública portuguesa é composta por um conjunto vasto de instituições e organismos que a compõem. A todos estes órgãos são atribuídas determinadas competências e funções através de uma norma jurídica ou regulamentar que determina não só a sua forma de integração e dependência hierárquica mas também os meios necessários para funcionar e atingir os seus objectivos.

2. As instituições, e os seus respectivos serviços, são consideradas entidades produtoras de documentos quando, para além de terem a competência para emitir documentos que seguem uma determinada tramitação administrativa, são também responsáveis pela gestão e tramitação dos documentos que originam.

! COMPETÊNCIA
“É a medida de poder que corresponde a cada órgão, sendo sempre uma determinação normativa ou legal.”

A importância do estudo das competências de uma determinada instituição deve-se a dois factores:

• Porque é um elemento essencial da organização administrativa e da configuração dos órgãos e respectivos serviços;
• Porque é um elemento que introduz nos documentos os assuntos, os lugares, as pessoas e a cronologia.
  

! FUNÇÕES
“É a capacidade de actuação, própria dos órgãos da Administração, através de actividades e tarefas.”

Por outras palavras, é o conjunto de actividades e tarefas específicas necessárias para cumprir uma função.

! TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
“É a expressão tipificada de uma unidade documental com características estruturais homogéneas, normalmente regulada por uma norma de procedimento administrativo, derivada do exercício de uma mesma função e realizada por um determinado órgão, serviço ou pessoa com competência para o fazer.”

3. É, pois, a função da entidade produtora que dá lugar ao estabelecimento das tipologias documentais uma vez que é ela que determina os seus procedimentos administrativos.

Exemplo
Instituição: Câmara Municipal
Função: Protecção do património cultural concelhio
Tipologia Documental: Processo de classificação de bens móveis e imóveis

A tipologia documental, juntamente com o órgão produtor de documentos, é o elemento essencial para a formação das séries documentais.

De facto, se relacionarmos as unidades documentais pertencentes a uma mesma tipologia documental com o órgão que a produziu e com a função que lhe determinou os procedimentos administrativos, teremos a série documental.

A série documental deve, pois, ser entendida como o conjunto de documentos correspondentes a uma mesma tipologia documental, produzida por um mesmo órgão no exercício de uma função determinada dentro da mesma instituição.

Assim, nas séries documentais encontramos os seguintes elementos:

• Serviço produtor
• Funções do mesmo
• Tipologia(s) documental

Um serviço produtor, em virtude das suas competências e funções, pode gerar uma ou várias tipologias documentais pertencentes, por sua vez, a uma ou várias séries documentais.

As séries documentais, mais do que as funções, são o elemento chave para a classificação uma vez que a mesma função é ou pode ser exercida por diferentes serviços.

Fases do Tratamento Arquivístico

O tratamento arquivístico define-se como um conjunto de procedimentos técnicos que se aplicam aos documentos em cada uma das suas idades e que têm como finalidade a conservação física, organização, descrição e comunicação dos arquivos.

Os procedimentos técnicos desenrolam-se em várias FASES/OPERAÇÕES que se englobam dentro da organização dos fundos de arquivo e que são as seguintes:

• IDENTIFICAÇÃO
• CLASSIFICAÇÃO
• ORDENAÇÃO
• DESCRIÇÃO
• INSTALAÇÃO

Só depois de concluídas estas operações se tornará possível recuperar a informação e comunicar os documentos aos utilizadores do serviço de arquivo.

Este aspecto torna-se, nos dias de hoje, tão mais importante quanto é sabido que vivemos numa era em que o acesso pronto à informação é sentido não só como uma necessidade mas também como um direito.

O Objecto da Arquivística

1. O CONCEITO DE ARQUIVÍSTICA

Ciência que tem por objecto os arquivos, os princípios e os métodos da sua constituição, conservação, organização e comunicação.

2. O CONCEITO DE ARQUIVO – ELEMENTOS DA DEFINIÇÃO

• INSTITUIÇÃO
  Instituição responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo.
  
• EDIFÍCIO
  Edifício, ou parte de um edifício, onde são recebidos, conservados os documentos de arquivo.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, qualquer que seja a sua data e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa, instituição pública ou privada no decurso da sua gestão, conservados respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho e informação, para a pessoa ou instituição que os produz, para os cidadãos ou para servir como fonte para a História.

2.1. O CONCEITO DE BIBLIOTECA

• INSTITUIÇÃO
  Organismo ou parte de uma organização cujo objectivo principal é organizar colecções, actualizá-las e facilitar o acesso a documentos que respondam às necessidades dos utilizadores nos aspectos de informação, educação ou lazer.
• EDIFÍCIO
  Edifício destinado a abrigar colecções de livros e documentos, devidamente ordenados, para consulta pública ou particular.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Qualquer colecção organizada de livros e de publicações em série e impressos ou de quaisquer documentos gráficos ou audiovisuais, disponíveis para empréstimo ou consulta.
  

2.2. O CONCEITO DE MUSEU

• INSTITUIÇÃO
  Organismo encarregado de reunir, conservar e expor documentos de valor.
• EDIFÍCIO
  Edifício destinado a abrigar colecções de documentos de interesse científico ou cultural conservados de forma permanente e que podem estar patentes ao público.
• CONJUNTO DOCUMENTAL
  Colecção de documentos de interesse científico ou cultural conservados de forma permanente e que podem estar patentes ao público.
  

! COLECÇÃO
Reagrupamento voluntário de objectos, informações de diversas proveniências, reunido em função da semelhança de uma ou várias das suas características.

3. DOCUMENTO DE ARQUIVO E DOCUMENTO DE BIBLIOTECA: DIFERENÇAS

• Quanto ao Tipo
  O documento de arquivo é, na sua maior parte, manuscrito, mas também iconográfico e de suporte informático.
  O documento de biblioteca é, na sua maior parte, impresso.
• Quanto à Quantidade
  O documento de arquivo resulta da maior ou menor actividade da instituição.
  O documento de biblioteca depende da maior ou menor verba orçamental da instituição.
• Quanto à Origem
  O documento de arquivo resulta da actividade da entidade produtora.
  O documento de biblioteca tem origem na compra, doação e/ou permuta.
• Quanto ao Número
  O documento de arquivo é único.
  O documento de biblioteca existe em vários exemplares, consoante a tiragem de uma edição.
• Quanto ao Valor Cultural
  O documento de arquivo tem um valor cultural a posteriori.
  O documento de biblioteca tem um valor cultural a priori.
• Quanto à Classificação
  A classificação de um documento de arquivo resulta de um plano orgânico e funcional.
  A classificação de um documento de biblioteca resulta de um esquema temático como, por exemplo, a CDU.
• Quanto à Descrição
  A descrição de um documento de arquivo é multinível.
  A descrição de um documento de biblioteca é feita peça a peça.
• Quanto aos Instrumentos de Pesquisa
  Os principais instrumentos de pesquisa arquivísticos são os Guias, Inventários, Catálogos, etc.
  Os instrumentos de descrição biblioteconómicos são os Catálogos – onomásticos, de títulos, ideográficos, topográficos, sistemáticos, etc. – e Bibliografias.

3.1. CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

• Considera-se como Documento qualquer testemunho da actividade humana, fixado num suporte perdurável.
• A formação dos documentos de arquivo é resultante de um processo natural, isto é, são produto da actividade de uma pessoa ou instituição.
• Como as pessoas e as instituições estão sujeitas a leis e regulamentos, os documentos de arquivo são produzidos de acordo com procedimentos normativos, resultando daí uma organização própria. A noção de arquivo é, por este motivo, oposta à de colecção, cuja formação e crescimento deriva de critérios subjectivos.
• O arquivo é produzido com documentos de todo o tempo, isto é, independentemente da data da sua criação e como são produzidos num processo contínuo, organizam-se por séries documentais.
• Os documentos de arquivo são conservados para prestar um serviço, sendo usados ou como prova de direitos ou como informação de antecedentes.

4. O DOCUMENTO DE ARQUIVO: ATRIBUTOS EXTERNOS E INTERNOS

Uma das características fundamentais dos arquivos prende-se com a unicidade dos seus documentos. Esta unicidade deriva da reunião de três características nos documentos de arquivo:

1. Integridade nos seus caracteres externos e internos;
2. Autenticidade do documento, isto é, que este não seja falso. Um documento é considerado como autentico quando a sua autoria, lugar e data correspondem à que nele são declarados.
   ATENÇÃO!
   Não confundir autenticidade com veracidade. Um documento pode ser autêntico mas não ser verídico.
3. Ingenuidade, ou seja, o grau de relação de um documento com o facto documentado (original, cópia, traslado, etc.).

4.1. ATRIBUTOS EXTERNOS

São os que se referem à materialidade do documento.

• CLASSE
  Meio pelo qual se transmite a informação.
  EXEMPLO:
  Documentos Tradicionais (textuais e gráficos) e Documentos Novos (fotografias, registos sonoros e documentos legíveis por máquinas)
• TIPO
  Número e disposição dos elementos da informação no documento.
  EXEMPLO:
  - No âmbito da actividade administrativa
  Notas de serviço, ofícios, mensagens, pareceres, informações, propostas, actas...
  - No âmbito dos documentos normativos ou programáticos
  Despachos, directivas, determinações, ordens de serviço, notas internas...
  - No âmbito disciplinar e judicial
  Participações, queixas, reclamações, processos disciplinares, notificações, autos, cartas precatórias...
  - No âmbito dos documentos apresentados ou enviados por pessoas, a título individual
  Requerimentos, exposições, declarações, correspondência...
• FORMA OU TRADIÇÃO DOCUMENTAL
  Forma como os documentos chegaram até aos nossos dias. O processo de elaboração de um documento dá origem às seguintes formas: minuta, original – autógrafos, heterógrafos, originais múltiplos –, categorias intermédias – ampliações, fac-símiles, inserções, etc. – e cópias – autografas, autenticadas, etc.
  
  Minutas
  Documentos preparatórios do documento original.
  Originais
  Documentos feitos por vontade directa dos seus autores e conservados na matéria e na forma em que foram emitidos. Os originais podem ser simples ou compostos consoante estejam constituídos por uma só unidade ou por um conjunto de documentos simples acumulados durante a resolução de um determinados assunto – processo.
  Cópias
  As cópias nascem com a finalidade de reproduzir originais existentes e substituir originais perdidos. As cópias podem ser feitas pelas instituições para efeitos de gestão interna ou a pedido de alguma parte interessada – neste caso são, normalmente, autenticadas.
  
• FORMATO
  Configuração física do documento.
  EXEMPLO:
  Fólio, bifólio, caderno, pasta, livro...
• QUANTIDADE
  Quantificação dos documentos. É, nos dias de hoje, um aspecto da maior importância pois está relacionado não só com questões de conservação, o qual impõe programas de avaliação e selecção, mas também com custos financeiros.
  EXEMPLO:
  2 fl, 1 lv, 3 cd, 5 mç...
• SUPORTE
  Matéria que serve de suporte à escrita.
  EXEMPLO:
  Papel, pergaminho, disquetes, cd-roms

4.2. ATRIBUTOS INTERNOS

• ENTIDADE PRODUTORA/AUTOR
  Pessoa ou instituição que produziu o documento.
  Também podemos falar de origem funcional. Neste caso procuramos identificar a razão pela qual se produziram os documentos, isto é, saber qual a função administrativa que lhes deu origem assim como o seu trâmite administrativo.
  
  Documentos Externos / Documentos Internos
  
• DESTINATÁRIO
• DATA OU DATAS EXTREMAS
• LUGAR OU LOCAL
• ASSUNTO OU CONTEÚDO

A Classificação dos Arquivos

Os arquivos podem ser classificados de acordo com as seguintes categorias:

1. QUANTO À TITULARIDADE

• Arquivos Públicos, quando reunidos por uma entidade pública.
  Exemplo:
  Arquivos Nacionais, Regionais, Distritais e Municipais
• Arquivos Privados, quando reunidos por entidade privada.
  Exemplo:
  Arquivos Pessoais, Familiares, Empresariais, Eclesiásticos

2. QUANTO AO ÂMBITO TERRITORIAL

• Arquivo Nacional, quando reúne predominantemente a documentação de órgãos da administração central ou de instituições de âmbito nacional.
  Exemplo:
  Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo
• Arquivo Regional, quando reúne predominantemente a documentação relativa a uma área superior ao âmbito municipal e inferior ao âmbito nacional.
  Exemplo:
  Arquivo Distrital de Bragança
• Arquivo Municipal, quando reúne predominantemente documentação relativa a um município ou proveniente de organismos administrativos do mesmo âmbito.
  Exemplo:
  Arquivo Municipal de Lisboa

3. QUANTO À IDADE DOS DOCUMENTOS

• Arquivo Activo ou Arquivo Corrente, em que os documentos são necessários, prioritariamente, à actividade do organismo que os produziu ou recebeu.
  Exemplo:
  Arquivo do Departamento de Urbanismo, Arquivo da Repartição de Contabilidade...
• Arquivo Semiactivo ou Arquivo Intermédio, em que os documentos, tendo deixado de ser de utilização corrente, são, todavia, utilizados, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.
  Exemplo:
  Arquivo Geral
• Arquivo Inactivo ou Arquivo Definitivo, em que os documentos, tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
  Exemplo:
  Arquivo Histórico

4. OUTRAS CLASSIFICAÇÕES

Os arquivos podem ainda ser classificados em função da origem, tema ou suporte da documentação que reúnem.
Exemplo:
Arquivo Fotográfico, arquivos sonoros, etc.

A Evolução da Arquivística: uma perspectiva diacrónica

Os arquivos, os arquivistas e a arquivística são de todos os tempos. Relevam de uma longa tradição da qual podemos extrair lições e encontrar a nossa razão de ser.

Os arquivos e arquivística nascem com o aparecimento da escrita. A escrita permitiu produzir obras literárias mas também serviu a administração.

Os arquivos são, pois, tão antigos quanto o é a organização social da humanidade. Desde as sociedades pré-clássicas da Ásia Menor até ao Império Romano, passando pelas civilizações egípcia e grega, se confirma a existência de arquivos, isto é, de fundos documentais organizados.

Foi, contudo, só em 1841, com Natally de Wailly que a arquivística se desenvolve, a partir da formulação do princípio do respeito pelos fundos documentais.

A história dos arquivos começa no Oriente. Foi, no entanto, nos países ocidentais que os arquivos evoluíram tal como actualmente os conhecemos.

1. O PERÍODO DAS CIVILIZAÇÕES PRÉ-CLÁSSICAS

É o período dos Arquivos de Palácio. Os documentos eram criados e conservados por necessidades de governo e de administração, servindo, por um lado, para o reconhecimento dos direitos do seu chefe máximo – o rei – e, por outro, para registo da sua memória. Os primeiros documentos administrativos datam do ano 4000 a.C.

O arquivo estava, geralmente, centralizado no próprio edifício do palácio, obedecendo já a um certo esquema de organização. Os arquivos reais de Ugarit, por exemplo, eram compostos por seis depósitos diferentes, organizados de acordo com a tipologia da documentação: diplomática, financeira, administrativa, etc.

2. O PERÍODO GREGO E ROMANO

A Antiguidade Clássica, sobretudo no período do império romano, caracterizou-se por uma administração mais “democrática” e descentralizada o que favoreceu a dispersão, cada vez maior, dos documentos de arquivo e o surgimento de fundos privados familiares muito importantes.

O termo “arquivo” vem, aliás, de uma palavra grega, “archeion” que designa, simultaneamente, “palácio do governo”, “administrador geral”, “escritório do magistrado”, “local dos documentos originais” e “autoridade”.

É com o direito romano que o valor probatório do documento escrito é estabelecido.

3. O PERÍODO MEDIEVAL E MODERNO

A queda do império romano e a hegemonia germânica determinaram a sobreposição gradual do Direito Consuetudinário, assente no procedimento oral e da prova testemunhal, com consequências inevitáveis na produção do documento escrito.

Diversos monges passaram a reunir nos seus mosteiros e conventos, longe do desprezo dos povos “bárbaros”, os importantes documentos de arquivo e as valiosas bibliotecas, tornando-se nos principais centros de cultura da época.

É o período dos códices iluminados e do rigoroso trabalho dos monges copistas e do início do poder da Igreja.

A noção de arquivos públicos dilui-se. A autenticidade dos documentos era agora dada por formalidades diplomáticas: redacção, autoridade de procedência e sinais de validação.

A Alta Idade Média traz consigo a criação dos primeiros Estados. Reis e senhores nobres voltam a socorrer-se dos arquivos para provarem o seu poder e os seus direitos. É o período dos Arquivos de Estado.

Por outro lado, com o desenvolvimento da economia e do sector terciário, surge uma nova classe de letrados que, graças aos seus conhecimentos, consegue ascender ao poder.

Outro acontecimento importante neste período é o surgimento, no século XVI, da imprensa de caracteres móveis, por Guttemberg que, deste modo, veio facilitar a troca e difusão de informação e, por consequência, o acesso aos documentos.

Com a Revolução Francesa, a ideia de Arquivos de Estado, dependentes do seu chefe máximo, é substituída pela noção de Arquivos Nacionais – instituições criadas para o serviço da nação.

Assiste-se à criação de grandes arquivos e a respectiva concentração dos fundos documentais dispersos.

Com o século XIX passou-se a atribuir ao documento um valor de testemunho, não só no sentido jurídico mas também como valor histórico. Pela primeira vez se dissociam os arquivos em Arquivos Administrativos e Arquivos Históricos. O Arquivo é visto como “o laboratório da História”.

Em 1841, Natally de Waylly formula o princípio de proveniência e a sua aplicação conduz a arquivística a entrar no período das ciências da informação.

4. O PERÍODO CONTEMPORÂNEO

No século XX assiste-se ao aumento da informação, ao problema da sua acessibilidade, à sua valorização e, também, ao movimento de racionalização da sua utilização, isto é, da gestão da informação.

É o período da informatização da informação e o consequente surgimento de novos suportes documentais que fazem supor uma grande mudança na forma dos arquivos e da disciplina arquivística.