Fundo de Arquivo: Noção e Aplicação

FUNDO DE ARQUIVO

O princípio de proveniência remete-nos para um conceito de extrema importância para os arquivistas: a noção de Fundo de Arquivo. O fundo de arquivo corresponde à seguinte definição:

CONCEITO
«Conjunto de documentos de qualquer natureza –isto é, independentemente da sua idade, suporte, modo de produção, utilização e conteúdo– reunidos automática e organicamente –ou seja, acumulados por um processo natural que decorre da própria actividade da instituição–, criados e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa física ou moral ou por uma família no exercício das suas actividades ou das suas funções».

Se a instituição foi extinta e já não produz documentos estamos, neste caso, perante um fundo fechado. Em contrapartida, o fundo é aberto quando o organismo continua a produzir documentos que se vão reunindo no seu arquivo.
O fundo de arquivo representa, em última análise, a unidade fundamental de organização arquivística a partir da qual se vão fixar todas as unidades de trabalho utilizadas pelos arquivistas.

A aplicação prática deste princípio coloca, por vezes, diversos problemas, sobretudo quando estamos perante organismos que apresentam uma estrutura muito complexa, composta por unidades que se cruzam e cuja importância varia.

Um destes problemas prende-se com uma visão maximalista ou minimalista do fundo. Aqueles para quem o fundo cobre a realidade mais vasta são chamados de maximalistas. Por outro lado, os arquivistas para quem o fundo cobre a mais pequena unidade indivisível, são os minimalistas.

Há, no entanto, como refere Michel Duchein, cinco critérios a reter para identificarmos um fundo de arquivo:

• Para produzir um fundo de arquivo um organismo deve possuir um nome e uma existência jurídica próprias, resultantes de um acto (lei, decreto, portaria, etc.) preciso e datado.
• O organismo deve possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar.
• A sua posição no seio da hierarquia deve ser definida com exactidão através do acto que lhe deu origem (em particular, a sua subordinação a outro organismo de nível mais elevado deve ser claramente conhecida).
• O organismo deve ter algum poder de decisão.
• A sua organização interna deve, tanto quanto possível, ser conhecida e fixada num organograma.

A aplicação destes cinco critérios leva às seguintes consequências:

• As divisões ou secções internas de um organismo não respondem aos requisitos para originar um fundo de arquivo.
• Por outro lado, qualquer organismo que possua uma existência jurídica e um nível de competência próprio, dá origem a um fundo de arquivo, mesmo estando subordinado a um organismo de nível hierárquico mais elevado.
• Os organismos locais dependentes de um organismo central produzem fundos de arquivos que lhes são próprios.
• Por tudo isto, torna-se imprescindível que se introduza em arquivística uma nova noção que se prenda com a existência de uma hierarquia de fundos correspondente à hierarquia de organismos produtores, acarretando a subordinação de certos fundos em relação a outros, isto é, torna-se imprescindível a introdução da noção de subfundo.

Em caso de mudança e, sobretudo, de transferência de competências devem ser seguidas as seguintes regras para delimitar os fundos de arquivos:

A) Regra geral, os documentos que são transferidos de uma instituição activa para uma outra instituição também activa e que foram integrados por esta última, deverão ser considerados como pertencentes ao fundo da instituição que os recolhe.

B) Pelo contrário, o fundo de uma instituição extinta deve ser sempre considerado como autónomo do fundo de arquivo da instituição que o recebe, a não ser que a junção dos dois fundos seja de tal forma coesa que a sua separação e identificação seja impossível.