A Sociedade da Informação em Portugal

A expressão Sociedade da Informação refere-se a um modo de desenvolvimento social e económico em que a aquisição, armazenamento, processamento, valorização, transmissão, distribuição e disseminação de informação conducente à criação de conhecimento e à satisfação das necessidades dos cidadãos e das empresas, desempenham um papel central na actividade económica, na criação de riqueza, na definição da qualidade de vida dos cidadãos e das suas práticas culturais.

Livro Verde para a Sociedade da Informação em Portugal

A sociedade da informação procura corresponder, pois, a uma sociedade cujo funcionamento recorre crescentemente a redes digitais de informação. Trata-se, por conseguinte, de um projecto de carácter transversal e abrangente, com impactos no trabalho, na educação, na ciência, na saúde, no lazer, nos transportes e no ambiente, entre outras.

O desenvolvimento desta Sociedade requer, contudo, alterações significativas capazes de ultrapassarem resistências à mudança e um certo grau de inércia organizativa, ainda visíveis na Administração Pública e nas empresas. Procura-se, assim, criar condições de aumento da eficiência na oferta de serviços ao cidadão, de melhoria da qualidade do ensino e da prestação dos serviços de saúde, de acesso à cultura e ao conhecimento, e contribui-se para o crescimento da produtividade e da competitividade das empresas nacionais e para a melhoria geral da qualidade de vida dos cidadãos.

Em Portugal a implementação de uma política explícita de desenvolvimento no campo da Sociedade da Informação teve início em 1995. Em 1996 é criada uma equipa de Missão para a Sociedade da Informação que lança um amplo debate público em torno das questões relacionadas com o desenvolvimento da sociedade portuguesa.

A Resolução do Conselho de Ministros n.º 16/96, de 21/3/96, cria a Missão para a Sociedade da Informação e estabelece um mandato para “promover um amplo debate nacional sobre o tema sociedade da informação, tendo em vista a elaboração de um Livro Verde que, nomeadamente, contenha propostas de medidas a curto, médio e longo prazos, a ser presente à Assembleia da República”.

Como resultado do seu trabalho foi publicado em 1997 o Livro Verde para a Sociedade da Informação em Portugal que apresenta um conjunto de propostas a curto, médio e longo prazo que deverão conduzir à elaboração de planos de acção concretos que contribuam, em termos gerais, para a melhoria do bem-estar dos cidadãos.

No entanto, não se ignora a existência de barreiras de acesso à Sociedade da Informação, de natureza económica, educacional e cultural, assim como os riscos de que importantes camadas da população fiquem excluídas dos seus benefícios, em consequência do fenómeno da info-exclusão.

Por isso, o carácter democrático da sociedade da informação deve ser reforçado. Não é legítimo abandonar os mais desprotegidos e deixar criar uma classe de info-excluídos. É imprescindível promover o acesso universal à info-alfabetização e à info-competência.

O acesso à informação e ao conhecimento deve estar assegurado sem discriminações de origem social.

Este facto, no entanto, tem grandes implicações jurídicas que radicam na necessidade de serem acautelados, pela via legislativa, os problemas que podem decorrer do recurso às novas tecnologias de informação e das comunicações, designadamente a protecção dos dados pessoais, a segurança jurídica das bases de dados, a protecção da propriedade intelectual, o combate à violação dos direitos humanos e aos atentados contra menores.

Foi, pois, em 1997, que esta política ganhou consistência e se enraizou no nosso país através da implementação de um conjunto de programas e medidas direccionadas para a concretização das orientações adoptadas nas Grandes Opções do Plano e exercícios orçamentais.

Eis algumas dessas medidas:

• Apetrechar os estabelecimentos escolares para a Sociedade da Informação
• Promover Programas de Informação ao cidadão
• Fomentar iniciativas de Autarquias Locais para a democratização do acesso à Sociedade da Informação
• Dar prioridade a Programas de Integração na Sociedade da Informação dos Cidadãos com Deficiências
• O Estado Aberto ao Cidadão e à Empresa
• Promover o reaproveitamento da informação administrativa
• Classificar a informação de carácter público
• Universalizar o pagamento electrónico
• Publicação electrónica do Diário da República
• Criação de bases de dados legislativas e jurisprudenciais
• Promover a segurança na transferência electrónica de informação
• Qualificar os Recursos Humanos da Administração Pública para a Sociedade da Informação
• Digitalizar os Arquivos Históricos e o Património Cultural Português
• Promover o desenvolvimento de Bibliotecas Digitais
• Criar conteúdos e serviços de informação na Rede para Suporte à População Escolar
• Promover o tele-trabalho na Empresa e na Administração Pública
• Viabilizar e dinamizar o comércio electrónico
• Rever a legislação de Protecção de Bases de Dados Pessoais
• Defender o consumidor na Sociedade da Informação
• Fomentar a info-alfabetização
• Apoiar o combate à info-exclusão
• Actualizar a legislação respeitante aos Direitos de Autor e de Propriedade Intelectual
• Assegurar a protecção dos Dados Pessoais na Infra-estrutura Nacional de InformaçãoCriar um Programa Nacional de I&D de Suporte ao Desenvolvimento da Sociedade da Informação

O Arquivo Enquanto Sistema de Informação

CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO - CONCEITO
"Ciência que investiga as propriedades e o comportamento da informação, as forças que governam o fluxo da informação assim como os meios de processamento da informação com vista a uma maior eficácia na sua acessibilidade e uso."

Jesse H. Shera

Para isso é importante proceder-se ao estudo da origem, disseminação, recolha, organização, acondicionamento, recuperação, interpretação e uso da informação ou, por outras palavras, estudar-se os processos de produção de informação independentemente do tipo de sistema de informação em que possam ocorrer.

1. DA INFORMAÇÃO À GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Nos dias de hoje, mais do que na Era do Desenvolvimento Tecnológico, vivemos na Era da Informação.

Com o aparecimento da escrita tornou-se possível registar, copiar, autenticar, transmitir, comprar, receber, difundir, classificar, recuperar, conservar e finalmente utilizar a informação de um modo relativamente fácil, estável e exacto.

Por outro lado, o acesso à informação, de início reservada só às classes eruditas, generalizou-se e democratizou-se, ao mesmo tempo que os suportes da escrita foram evoluindo.

Por fim, nos dias de hoje, assistimos a um crescimento exponencial da informação, acompanhada por um hiper-consumo dessa mesma informação.

No actual contexto, torna-se evidente que a instituição que dispõe mais rapidamente das melhores informações, independentemente da sua proveniência, suporte ou tipo, é a que alcança maior performance e maior competitividade.

A informação constitui hoje uma mercadoria tão vital para a instituição como os recursos humanos, materiais ou financeiros. Daí que, para funcionar adequadamente e se desenvolver, ela deverá gerir com eficácia e eficiência a informação.

Os OBJECTIVOS da gestão da informação são, pois, os seguintes:

• O acesso mais rápido e eficaz à informação.
• Uma harmonização, bem como uma maior coordenação, das necessidades dos utilizadores.
• Uma maximização dos esforços investidos no tratamento da informação documental e de uma normalização das intervenções dos peritos das diversas disciplinas das ciências da informação.

2. O LUGAR DA ARQUIVÍSTICA NAS CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO

A produção de informações orgânicas registadas dá origem aos arquivos da instituição que as produziu.

Sob esta designação são agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte, tipologia e idade, produzidos e recebidos pela instituição no exercício da sua actividade.

Os arquivos e a arquivística desempenham, por isso, um papel decisivo na gestão da informação.

Este papel tem a ver com o lugar que os arquivos ocupam no contexto administrativo e organizacional de uma instituição onde a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos ou financeiros.

Nos dias de hoje, contudo, novos desafios se colocam aos profissionais dos arquivos. As tecnologias da informação desenvolvem-se para responder às novas necessidades de troca, de acesso e de difusão. Novos suportes documentais vão surgindo. Os arquivos mudam de forma.

Esta mundialização do mercado da informação torna, pois, necessária a definição e delimitação de novas fronteiras para a disciplina arquivística.

Qual será, então, o lugar dos arquivos e da arquivística nas ciências da informação?

De uma forma simplista, podemos afirmar que a arquivística se situa, ou se deve situar, no cruzamento dos novos contextos culturais, dos novos modos de gestão, assim como das novas tecnologias; ela deve estar na confluência de várias disciplinas como, por exemplo, a história, a informática, a linguística, etc. sem, contudo perder a sua merecida autonomia.

As Regras de Alfabetação

Alfabetar é dispor por ordem alfabética as fichas nos respectivos catálogos.

Existem dois métodos de alfabetação:

• Letra por letra (método utilizado nos dicionários);
• Palavra por palavra

1. REGRAS GERAIS

O método que é proposto para alfabetação em arquivos é o método “palavra por palavra”. Neste método todas as palavras contam para a alfabetação excepto:

• Artigos definidos e indefinidos;
• Preposição “de” e suas contracções com artigos quando não iniciais;
• A conjugação “e” quando não inicial.

A. FORMAS ABREVIADAS

1. Iniciais, letra ou letras maiúsculas seguidas de ponto, ordenam-se alfabeticamente como palavras de uma só letra. Por outro lado, as iniciais simples ou combinadas precedem sempre palavras desdobradas que comecem pela mesma letra.
2. Grupos de letras soletradas ou articuladas ordenam-se alfabeticamente como palavras.
   Exemplo:
   FRANÇA
   FRELIMO
   UNESCO
   UNIÃO SOVIÉTICA
3. Fracções de palavras alfabetam-se como se estivessem desdobradas.
   Exemplo:
   ACAD. DAS CIÊNCIAS
   DR. JIVAGO
   P.e AMÉRICO
   PROF. CARLOS ALBERTO
4. Elisões, contracções e caso possessivo ordenam-se como se escrevem. Não se atende à apóstrofe e considera-se uma só palavra.
   Exemplo:
   D’ENFANCE ET DE VACANCES
   GIRL’S BOOK
   WHO’S WHO
   WHO IS WHO IN MUSIC

B. RUBRICAS COMPOSTAS

• Palavras formadas por hífen com prefixo – as palavras formadas por um prefixo como “contra, extra, infra, sobre, supra”, etc., independentemente de estarem ligadas ou não com um hífen, alfabetam-se como se o prefixo viesse sempre ligado e não pelo critério de palavra a palavra.
  Exemplo:
  CONTRA-ALMIRANTE
  CONTRADECLARAÇÃO
  CONTRAMESTRE
  CONTRA-REFORMA
• Palavras ligadas por hífen sem prefixo – as palavras compostas formadas por dois ou mais elementos, tendo cada um deles vida à parte, deverão alfabetar-se “palavra a palavra”, como se o hífen não existisse.
  Exemplo:
  ÁGUA DOCE
  ÁGUA-FURTADA
  ÁGUA MINERAL
  ÁGUA PÉ
• No entanto, se as palavras compostas por dois ou mais elementos formam uma unidade mas não tendo um dos elementos vida à parte, alfabetam-se como se formassem uma só palavra.
  Exemplo:
  AGRO-DOCE
  AGRO-INDUSTRIAL
  AGRONOMIA
  AGRO-PECUÁRIA

C. ELEMENTOS ALFA-NUMÉRICOS

• Números que se apresentam sem continuidade consideram-se escritos por extenso e seguem a ordem alfabética.
  Exemplo:
  800 (OITOCENTOS)
  40 (QUARENTA)
  300 (TREZENTOS)
• Números que se apresentam com continuidade seguem a ordem numérica crescente.
  Exemplo:
  CONGRESSO LUSO-BRASILEIRO, 4, PORTO
  CONGRESSO LUSO-BRASILEIRO, 13, LISBOA
• Nomes próprios com epítetos seguem a ordem alfabética destes e depois a ordem numérica crescente.
  Exemplo:
  JOÃO VI
  JOÃO VII
  JOÃO XXI

D. NOMES DE AUTORES PESSOAS FÍSICAS

• Apelidos diferentes e apelidos compostos diferentes ordenam-se segundo as regras gerais.
  Exemplo:
  ALARCÃO, ANTÓNIO
  ALMEIDA, ANTÓNIO
  CASTELO BRANCO, CAMILO
• Apelidos iguais e apelidos compostos iguais ordenam-se entre si de acordo com a ordem alfabética do primeiro nome próprio.
  Exemplo:
  ALMEIDA, ANTÓNIO
  ALMEIDA, JOSÉ
  ALMEIDA, JOSÉ ANTÓNIO
  CASTELO BRANCO, CAMILO
  CASTELO BRANCO, PEDRO
• Os títulos nobiliárquicos e os títulos e epítetos apostos a um único nome próprio ou apelido são considerados como nomes próprios ordenando-se, portanto, alfabeticamente com os outros nomes começados pela mesma letra.
  Exemplo:
  SEGUR, ANTOINE
  SEGUR, CONDESSA
  SEGUR, GENEALOGIA
  SEGUR, MÁRIO

E. NOMES DE COLECTIVIDADES-AUTORAS

• Os nomes de colectividades-autoras ordenam-se segundo as regras gerais.
  Exemplo:
  BIBLIOTECA MUNICIPAL DO PORTO
  BIBLIOTECA POPULAR DE LISBOA
  BIBLIOTECA PÚBLICA DE ÉVORA
• Nomes iguais seguidos de elementos distintivos ordenam-se entre si de acordo com a ordem alfabética desses elementos.
  Exemplo:
  CASA DE PORTUGAL, LONDRES
  CASA DE PORTUGAL, PARIS

F. ACENTUAÇÃO GRÁFICA

• As palavras acentuadas, com a mesma grafia, colocam-se depois das não acentuadas.
  Exemplo:
  VINHO, COLHEITA
  VINHÓ
  VINHÓ, HISTÓRIA

Tratamento Arquivístico: A Ordenação

A terceira fase do tratamento arquivístico corresponde à ordenação que não deverá ser nunca confundida com a fase anterior: a CLASSIFICAÇÃO.

Esta última é, como vimos, uma operação de tipo intelectual que consiste em separar os documentos de arquivo em classes, agrupando-os, primeiramente, em tipologias documentais de acordo com a sua função, de seguida em séries pelos serviços que as produziram e, finalmente, em divisões de fundos ou em fundos, de acordo com o organismo ou instituição a que pertencem.

!CONCEITO
A ordenação é uma tarefa que consiste em colocar os documentos dentro das suas séries e do seu fundo de acordo com uma determinada ordem e segundo um determinado critério de forma a facilitar a localização e recuperação dos mesmos.

De referir que a ordenação deve respeitar o princípio da estrutura e ordem original, isto é, o arquivista deve ordenar os documentos dentro das séries de acordo com a ordem que foi dada pelo organismo produtor. Só em caso de desordem absoluta se procederá a uma reordenação segundo o sistema mais conveniente.

1. SISTEMAS DE ORDENAÇÃO

Existem vários sistemas de ordenação:

• Cronológico;
• Alfabético;
• Numérico
• Topográfico

A. SISTEMA CRONOLÓGICO

Sistema que adopta como elemento ordenador a data dos documentos. Estes são ordenados por ano e dentro deste por mês e dia.

ATENÇÃO!
Quando um documento não está datado, deve atribuir‑se‑lhe a data arquivística, que será sempre indicada dentro de parênteses rectos.

A data arquivística pode ser:

• Certa
  Exemplo:
  [1750]
• Provável
  Exemplo:
  [1750?]
  [175‑?]
  Cerca de [c. 1750]
  Antes de [a. 1750]
  Posterior a [p. 1750]
  Século [17‑‑‑]

ATENÇÃO!
Na ordenação, os documentos dos quais só temos o ano colocam‑se antes dos que têm ano, mês e dia.
Exemplo:
1750
1750, Maio
1750, Maio 11

Os documentos não datados e que se mostre impossível atribuir uma data arquivística, devem sempre preceder os documentos datados.

B. SISTEMA ALFABÉTICO

Sistema que adopta como elemento ordenador uma palavra ou frase que se colocará no lugar correspondente de acordo com as regras de alfabetação.

A ordenação alfabética pode ser:

• ONOMÁSTICA– quando o elemento ordenador é o nome de pessoas (apelido ou nome próprio) ou de um organismo.
• GEOGRÁFICA– quando o elemento ordenador é o nome de localidades (regiões, estados, províncias, cidades, ruas, etc.). Também denominado toponímico.
• IDEOGRÁFICA(temática ou por assuntos) – quando o elemento ordenador é a matéria de que trata a documentação.

C. SISTEMA NUMÉRICO

Sistema de ordenação sequencial que estabelece a ordem de cada documento dentro de um processo ou a ordem de cada processo dentro da série respectiva, atribuindo-lhe um número. Utiliza‑se este sistema para ordenar as várias unidades de instalação – livros, pastas, caixas, etc.

D. SISTEMA TOPOGRÁFICO

Sistema de ordenação que tem a ver com o local onde se encontra o documento. Por outras palavras, diz respeito à localização física das unidades de instalação, podendo corresponder ao número de registo de entrada ou a uma cota.

ATENÇÃO!
Na prática, existem numerosas variantes e combinações de dois ou mais métodos.

Em suma: o sistema de ordenação a eleger deverá ter em conta a natureza dos documentos e ser o mais simples possível, de modo a facilitar a organização e recuperação dos documentos.
A ordenação é uma tarefa que se efectua em dois momentos:

• Ordenação das unidades documentais dentro de cada série;
• Ordenação das séries uma vez classificadas.

Circuito Documental

Cada processo, cada procedimento administrativo possui a sua tramitação própria, um circuito documental específico, próprio da sua tipologia. Contudo, em termos gerais, podemos definir a existência de um circuito documental comum a toda a Administração Pública, nomeadamente no que diz respeito à entrada e saída de correspondência.

CIRCUITO DOCUMENTAL TIPO

• Recepção
• Registo
• Classificação
• Despacho
• Distribuição
  - Envio para os Serviços respectivos
  - Registo de livros de Protocolos
• Verificação de antecedentes
  - Sim? Averbamento
  - Não? Novo Processo
• Formação de Processos
  - Elaboração de Documentos
  - Numeração
• Arquivo

A. RECEPÇÃO

• Abertura da correspondência
  Qualquer correspondência recebida em nome individual só é aberta pelo próprio.
• Verificação
  - Está assinada? Se o documento não estiver assinado, é considerado como documento anónimo e não deve ser registado.
  - Vem acompanhada dos anexos a que faz referência? Se tal não acontecer registe-se o facto em Observações.
  - Vem registada? Se sim, deve juntar-se o envelope ao documento.
  - A data de chegada é muito distante da data da sua elaboração? Se tal acontecer, juntar o envelope.

B. REGISTO

!CONCEITO
"Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo."
DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

• Leitura
  Verificar o assunto do documento.
• Carimbagem
  O carimbo deve ser aposto no canto superior direito. O carimbo de registo deve apresentar os seguintes elementos:
  
  - Número de entrada
  - Data
  - Classificação
  - Unidade orgânica de destino
  
  Se existir um carimbo de despacho, este deve ser aposto na parte interior do documento.
  O carimbo de despacho pode ser também substituído por uma folha de despacho.

1. Fins e Vantagens

• Documento síntese.
• Facilidade de recuperação da informação.
• Maior controlo dos documentos.
• Maior controlo das responsabilidades.
• Dá a conhecer a fase de tramitação do processo.

2. Modelos de Registo

• Registo de Documentos Entrados
• Registo de Documentos Saídos ou Copiador
• Registo de Documentos Internos
• Registo de Protocolos

3. Formas Utilizadas Para Registo

• Livros – Documentos recebidos
• Ficheiro – Documentos internos
• Fotocópias – documentos expedidos
• Microfilme – Todos os documentos
• Digitalização + base de dados

4. Factores a Considerar na Escolha

• Rapidez de elaboração
• Rapidez de consulta
• Custos financeiros
• Quantidade de informação que pode fornecer
• Possibilidade de cruzamento de toda a informação

5. Campos Principais

• Número de entrada – Sequencial dentro de toda a instituição ou dentro de cada Serviço.
• Data de entrada – Ano, Mês e Dia.
• Data de saída original – Data do carimbo ou, quando não existir, a data da elaboração do documento.
• Situação – Resolvido, Pendente, A Despacho...
• Remetente / Autor
• Classificação / Referência Original – Código do tipo “N/ Ref.”
• Assunto – Síntese ou Resumo do documento.
• Anexos – O número de registo é igual à da correspondência que acompanham.
• Despacho – Conhecimento, Resolução, Informação, Divulgação, Parecer, Arquivo.
• Classificação – Código identificativo da Unidade Orgânica respectiva.

Os Processos Administrativos

!CONCEITO
Conjunto ordenado de documentos e actos que servem de antecedente e fundamento a uma resolução administrativa, assim como as diligências tomadas para executá-la.
Unidades arquivísticas constituídas por uma acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada.
Dicionário de Terminologia Arquivística

Os órgãos e serviços da Administração desenvolvem determinadas acções em virtude das atribuições que lhes estão adstritas.

Estas acções estão sujeitas a um procedimento geralmente regulado por uma norma, provando, desta forma, que os documentos administrativos não surgem de maneira arbitrária, reflectindo, pelo contrário, a concretização das suas competências.

Para alguns autores, os actos administrativos podem classificar-se, desde o ponto de vista do serviço produtor, em:

• Actos administrativos principais: actos produzidos no contexto e segundo uma norma ou procedimento regulamentado;
• Actos administrativos secundários: actos de registo e com uma finalidade de ordenar ou controlar.

Na Administração estes actos constituem-se, em termos físicos, numa unidade arquivística a que designamos de PROCESSO.

De referir que um processo não implica obrigatoriamente a constituição de um conjunto mais ou menos numeroso e ordenado de documentos de diferentes tipologias mas que, com frequência, podem ser constituídos por um único tipo documental composto por uma ou por várias folhas e a que damos o nome de COLECÇÃO.

!CONCEITO
Conjunto de documentos tipologicamente idênticos. Por exemplo: uma colecção de balancetes.
Dicionário de Terminologia Arquivística


1. PARTES DE UM PROCESSO

As componentes estruturais de um processo são:

• A CAPA – Contém e agrupa os documentos. Pode, inclusive, conter informações como: nome do serviço, datas extremas, resumo do assunto, nº de documentos, código de classificação, nome da série e cota.
• OS DOCUMENTOS – Que se produzem e/ou recebem de uma forma sucessiva no decurso da tramitação e estão unidos por uma relação de causa-efeito.
• O MOVIMENTO – Tabela que regista e sintetiza a tramitação do processo pelos serviços.
• O ÍNDICE – Breve descrição de cada documento, com a respectiva data e número de ordem. Serve para localizar facilmente os documentos dentro do processo.

2. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE UM PROCESSO QUANTO À TRADIÇÃO E CONTEÚDO

A. Quanto à Tradição podemos referir que os documentos se dividem em:

• Documentos originais.
• Cópias (só quando fizerem sentido).
• Documentos marginais ou de apoio – documentos de suporte ao processo.

B. Quanto ao Conteúdo, os documentos dividem-se em:

• Documentos essenciais – correspondência recebida e expedida, documentos internos, documentos financeiros, documentos técnicos, etc.
• Documentos de ligação

3. A TRAMITAÇÃO

Cada processo possui uma tramitação própria que, regra geral, se encontra regulada por um acto legal e que lhe confere valor probatório.

Podemos, contudo, afirmar que, em termos gerais, todos os processos constam das seguintes partes:

• Iniciação – Por ofício ou por requerimento.
• Procedimento
• Conclusão – São quatro as formas de finalização de um procedimento: Resolução, Desistência, Renúncia, Caducidade.

4. A ORDENAÇÃO

Desde que se inicia um processo novo ou que se faz um averbamento a um processo já existente, os documentos vão-se acumulando num processo natural, pelo que a sua ordenação mais frequente é a ordem cronológica, de acordo com as datas de entrada e expedição dos documentos que o compõem.

Não se trata de efectuar uma ordenação cronológica simples, isto é, uma ordenação que tem em conta a data do documento mas uma ordenação cronológica que tenha em conta a data da sua inclusão no procedimento.

Dento do processo, é preferível que se ordenem os documentos do mais antigo para o mais recente – excepto os anexos – e de baixo para cima. Estes devem acompanhar o respectivo documento, excepto se razões funcionais ou materiais justifiquem a sua separação.

Na verdade, os processos podem ser subdivididos quer por razões materiais, quer por motivos funcionais.

5. A NUMERAÇÃO

Para facilitar a consulta dos processos e evitar a sua desorganização, convém que os funcionários encarregados pela sua tramitação numerem os documentos e elaborem um índice de todo os processo, actualizando-o sempre que um novo documento seja averbado ao processo.

Este procedimento, embora demorado, tem inúmeras vantagens:

• Facilita a pesquisa de um documento dentro do processo.
• Facilita o conhecimento do andamento/tramitação do processo.
• Facilita a integração de um documento mal arrumado na sua ordem original.

A Organização dos Documentos de Arquivo

1. ARQUIVOS CORRENTES

A pouca organização existente nos arquivos correntes é causa diária da lentidão nos procedimentos administrativos e dá origem a problemas de diversa ordem, quer internamente nos serviços produtores, quer externamente por parte dos clientes desses serviços.

A isto acresce a cada vez maior complexidade de muitos dos procedimentos administrativos, o excesso de burocracia e a falta de recursos humanos com conhecimentos técnicos adequados para realizar uma correcta e eficiente gestão de documentos.

E se é verdade que cada vez mais os cidadãos exigem uma maior rapidez no acesso à informação, outras razões existem para reforçar a importância que adquire a gestão documental na fase do arquivo corrente, nomeadamente razões de ordem económica:

• Os funcionários gastam cerca de 5 a 20% do seu tempo diário de trabalho a procurar e classificar informação.
• O atraso na resolução de assuntos administrativos origina uma série de prejuízos para a administração os quais se traduzem, com frequência, em termos económicos.
• Finalmente, as decisões sustentadas numa informação incompleta e defeituosa acarretam o mesmo tipo de consequências.

O estabelecimento de normas que regulem a organização dos arquivos correntes é, pois, uma prioridade a que o arquivista deverá, sempre que possível, implementar. Uma boa organização dos arquivos correntes permitirá, por um lado, tirar o máximo proveito da informação disponível e essencial a uma tomada de decisão por parte dos serviços produtores e, por outro lado, facilitará o trabalho desenvolvido pelos arquivos intermédios na altura do processo de transferência documental.

É, assim, com o intuito de utilização máxima da informação contida nos arquivos correntes que os administradores se munem de normas que regem a organização dos seus documentos. Essas normas aumentam a eficácia administrativa, facilitando a classificação dos arquivos correntes, tornando a sua recuperação mais fácil e mais rápida e racionalizando o seu armazenamento e, consequentemente, a sua conservação.

Uma boa organização dos arquivos correntes tem, pois, como vantagens:

• O aumento da eliminação dos documentos na fonte e a diminuição do volume documental total.
• A tomada de decisão esclarecida, graças à informação pertinente.
• A diminuição do impacto sempre negativo que a mobilidade de pessoal não deixa de produzir.
• A optimização da utilização do espaço, do equipamento e dos recursos humanos.

Por outro lado, a recente evolução tecnológica, principalmente com a globalização da Internet, permitiu o acesso a uma quantidade extraordinária de documentos nos mais diversos formatos.

Todos estes documentos entram constantemente nos fluxos do nosso trabalho, onde corremos o risco de nos deixar afogar sob o peso da informação.

Por tudo isto, torna-se clara a necessidade de organizar correctamente a documentação nos arquivos correntes. Contudo, tendo em conta que nesta fase são os serviços produtores os responsáveis pelo trabalho que aí se desenvolve, como podem os arquivistas intervir?

Antes de mais, ele deverá ter em conta os seguintes aspectos:

• Em primeiro lugar, o arquivista nunca deverá pretender substituir-se ao funcionário administrativo nem colocar-se como árbitro dentro da administração.
• Em segundo lugar, a solução encontrada para um determinado serviço deve ter sempre em vista uma solução geral em termos da administração, isto é, o arquivo de um serviço é um subsistema integrado num sistema global e mais vasto que deve corresponder ao sistema de arquivo de toda a instituição.
• Em terceiro lugar, os funcionários só aceitam as soluções apresentadas pelos arquivistas se estes lhes provarem que estas visam facilitar o seu trabalho. Regra geral, os administrativos preferem a rapidez à qualidade, pelo que o sistema de gestão documental deverá ser, para eles, um instrumento útil.

Por tudo isto, os principais passos a serem dados pelos arquivistas nos arquivos correntes, são:

• O arquivista deverá conhecer quais são as necessidades de cada serviço, o volume e o estado da sua documentação.
• Deve igualmente desenhar um sistema de organização e de tramitação que seja adequado ao serviço, procurando normalizar e simplificar procedimentos de rotina.
• Finalmente, o arquivista deve dotar os funcionários com os conhecimentos básicos que lhes permitam manter os serviços dentro do sistema arquivístico proposto.

ALGUNS PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

• O arquivista deve evitar a existência de documentos soltos que, muitas vezes, dão origem às “miscelâneas” e aos “diversos” ou aos “vários assuntos”. Todo o documento deve formar um processo.
• O arquivista deve evitar a multiplicação e dispersão dos processos. Antes de abrir um novo processo, verificar sempre se o mesmo já não existe e proceder, desta forma, ao seu averbamento.
• Não retirar documentos originais dos processos sem fazer uma fotocópia do mesmo ou elaborar uma folha que refira quando e para que serviço foi o documento original e porquê. Da mesma forma, não retirar documentos originais de processos concluídos para constituir um novo processo.
• Se o processo constar de sub-processos, o arquivista deve mantê-los juntos.
• Todos os processos devem constar de um despacho de “Arquive-se” quando concluídos.
• Dentro de um critério de ordenação cronológica pode o arquivista propor o uso de outros critérios de ordenação – por exemplo, alfabético, numérico e/ou topográfico.
• Em cada serviço produtor devem estar presentes só os processos que se encontram em tramitação, isto é, em fase activa.
• Deverá ser constituído um arquivo corrente central, a nível de cada Departamento, que reúna e conserve toda a documentação em fase semi-activa até 5 anos após a data da conclusão dos procedimentos administrativos.
• A organização física dos processos deve basear-se num esquema lógico que reproduza, por um lado, a divisão interna do organismo e, por outro lado, as funções e tarefas desempenhadas pelo mesmo. Trata-se, no fundo, de criar um plano de classificação.
• Sempre que o volume de processos seja tão grande que torne difícil aos funcionários encontrar um determinado processo, deve o arquivista propor a elaboração de verbetes dos mesmos com o objectivo de conhecer os seus assuntos e a sua localização física.
• Outra forma que o arquivista pode propor no sentido de melhor controlar e gerir um elevado número de processos é proceder ao seu registo em livros apropriados.

2. ARQUIVOS INTERMÉDIOS

Uma parte relativamente importante dos documentos deve ser conservada durante um certo tempo para fins administrativos, legais ou financeiros. Constituem-se, então, os arquivos intermédios. Dada a falta de espaço nos serviços produtores e dado, também, o crescimento, cada vez maior, da produção documental, estes arquivos surgem em locais mais apropriados e com uma densidade de armazenamento mais elevada.

O objectivo último dos arquivos intermédios deve ser, pois, a rendibilidade da conservação dos documentos semiactivos, através da racionalização dos custos, dos espaços, do equipamento, da recuperação da informação e dos sistemas.

A organização dos arquivos intermédios consiste, assim, no estabelecimento de normas precisas que rejam a transferência, a arrumação, a recuperação e a conservação dos documentos que os compõem.


ALGUNS PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

Há, contudo, um certo número de preceitos que o arquivista deve respeitar.

• Em primeiro lugar, os documentos semiactivos, conservados nos arquivos intermédios, continuam a ser propriedade exclusiva do serviço produtor. Este serviço administrativo, muito embora delegue uma parte das suas responsabilidades no arquivo intermédio, conserva, no entanto, o direito de reactivar ou de requisitar um ou mais documentos. Em virtude do seu direito de propriedade, ele deverá ser o único a poder consultar os seus documentos e nenhuma outra entidade o poderá fazer sem a sua autorização expressa.
• Em segundo lugar, não deverá ser feita nenhuma alteração ao modo como estão dispostos ou organizados os documentos semiactivos de um serviço sem o consentimento formal deste.
• Em terceiro lugar, qualquer pedido de consulta de documentos semiactivos por parte dos serviços produtores aos arquivos intermédios, deverá ser respondido no menor espaço de tempo. Estes pedidos deverão ser formalizados através de uma requisição, correctamente preenchida e “visada”.
• Em último lugar, nenhum documento deve ser aceite sem que se conheça de modo preciso o momento em que sairá do arquivo intermédio para ser eliminado ou transferido para os arquivos definitivos. Para isso é necessário que exista uma Tabela de Avaliação e Selecção.
• A fim de acelerar o tratamento dos documentos inactivos, os serviços produtores deverão, eles próprios, eliminar todos aqueles documentos que não adquiriram valor secundário, desde que apliquem as normas previstas na tabela de selecção e que não transgridam as leis vigentes para o efeito.

3. ARQUIVOS DEFINITIVOS

A organização e o tratamento dos arquivos definitivos não podem ser justificados recorrendo-se exclusivamente ao valor secundário dos documentos que estes conservam. Mesmo quando, à primeira vista, os arquivos (= documentos) definitivos deixaram de ser úteis à administração que os produziu, estes revelam-se um trunfo essencial quando for necessário reconstituir a sua evolução e realizar estudos retrospectivos.

O valor primário mantém-se, pois, inerente ao documento de arquivo, mesmo quando este é usado pela administração para fins culturais, patrimoniais ou de investigação.

Por tudo o que acabámos de expor, podemos concluir que a organização dos arquivos, independentemente da fase do ciclo vital dos documentos que conserva, deve basear-se sempre nos princípios da arquivística em geral e, em concreto, no princípio da proveniência.

Por outro lado, qualquer organização deverá ter por suporte um plano de classificação, seja ele orgânico, funcional ou misto.